浅议信息化和建筑施工企业档案管理

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1、浅议信息化和建筑施工企业档案管理　　摘要：本文从建筑施工企业档案管理的重要性，结合二航局四公司档案管理的现状，指出了档案管理信息化的建设之路。关键词：建筑施工企业;信息化;档案管理;中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：筑施工企业档案管理的重要性。档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音象及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。1、工程档案管理是工程质量评定的依据。有了完整的原始工程建设资料，并加以整理归档，在整个工程竣工验收时就能准确无误的依

2、据这些原始凭证来评定该项工程产品的质量等级是合格还是不合格，这一点建筑施工单位是深有感触的。2、工程档案是处理和判决工程产品使用过程中出现质量问题的依据。3、工程竣工档案与施工单位所承建工程的经济效益有直接的关系。为什么这么说呢，是因为工程竣工档案是否齐全，与质量等级的评定有直接的关系。74、工程竣工档案也是检验和衡量施工单位资质和信誉的依据。工程竣工档案与我们施工单位是息息相关的，无论是提高承建工程的经济效益，还是企业的信誉与发展都是非常重要和有利的。二、档案管理信息化有利于建筑施工企业提升档案管理水平。作为国

3、民经济建设的支柱产业之一的建筑施工行业，近年来规模不断扩大，仅以中交二航局为例，经过多年发展，二航局现已成为以大土木为主营业务的集团公司，公司的组织构架大致可以划分成三个层级八大类：公司总部、事业部、工程公司、管理型公司、经营型公司、专业公司、项目公司、项目部，现有员工8100多名，拥有各类大型工程船舶80多艘，施工机械设备5200余台（套），是一个庞大而复杂的系统。二航局每年有超过百项工程在建或开竣工，档案资料之多可想而知，而且就二航局所属各单位而言，档案管理水平参差不齐，有部分存在数量冗多、保管条件差、查找利

4、用率低、管理人员知识单一的问题。在档案信息化系统部属前，四公司档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理的信息化。三、建筑施工企业如何实现档案管理信息化。7要实现建筑施工企业档案管理信息化，要着手增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍。（一）、更新观念，增强档案管理现代化意识。没有档案管理现代化意识，及时有一流的档案保护和管理设施，都不能称其为档案管理现代化。在实现档案人员现代化进程

5、中，档案人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的理念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变对档案管理轻利用、等客上门、封闭等观念，实现转变工作作风，实现被动服务为主动服务的转变，使档案工作更好的适应现代经济生活发展的需要。（二）、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。1、及时配备档案管理所需的计算机、扫描仪、刻录仪等，充分发挥现代技术、微缩技术在档案管理中的作用，加快档案信息数字化处理步伐。2、档案信息化系统建设。与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等

6、特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。7近年来，二航局建立了全局档案信息管理统一平台，采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全局三级单位统一业务规范。二航四公司在二航局的统一部署下上线了PDE档案系统，实现电子档案

7、网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将在建项目纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。目前中交二航四公司PDE档案系统已实现与OA办公系统的对接，对公文可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索。（三）、建立规范的档案管理制度。在档案信息化建设过程中，为明细相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理制度。71、建立和健全档

8、案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作的环节和步骤。统一档案管理标准，统一档案类型、统一报表样式；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在