合同档案管理工作流程及规范.doc

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1、JDB加多宝集团合同档案管理工作流程及规范文件编号M-HR-HQ-02-04制定部门集团人力资源部版本/修订：A/0生效日期：页码第13页共13页目录1适用范围32政策依据33执行原则34关键节点35操作规范35.1劳动合同签订标准35.2劳动合同签订流程45.3劳动合同存档65.4人事档案管理规范65.5人事档案管理流程75.6档案的管理75.7档案查阅流程86工作流程图96.1劳动合同签订工作流程图96.2劳动合同续签工作流程图106.3劳动合同改签工作流程图116.4劳动合同填写工作流程图127相关表单137.1《劳动合同签

2、订告知事项》137.2《劳动合同签收表》137.3《解除劳动合同协议》137.4《合同期满评估表》137.5《解除/终止劳动合同通知书》137.6《查阅登记表》13编写人/日期审核人/日期批准人/日期修改标志修改次数修改人/日期JDB加多宝集团合同档案管理工作流程及规范文件编号M-HR-HQ-02-04制定部门集团人力资源部版本/修订：A/0生效日期：页码第13页共13页7.7《员工档案明细表》137.8《员工入职承诺书》13编写人/日期审核人/日期批准人/日期修改标志修改次数修改人/日期JDB加多宝集团合同档案管理工作流程及规范

3、文件编号M-HR-HQ-02-04制定部门集团人力资源部版本/修订：A/0生效日期：页码第13页共13页1适用范围加多宝下属各人力资源工作人员。2政策依据2.1《劳动法》、《劳动合同法》。2.2《员工手册》、《合同档案管理制度》。3执行原则3.1《劳动法》、《劳动合同法》等相关法律法规。3.2严格按照公司《员工手册》、《合同档案管理制度》相关规定执行。3.3合同档案管理须符合操作规范，确保流程的规范性和资料的完整性。4关键节点4.1劳动合同填写需字迹清楚、不得涂改。4.2员工入职当天与员工签订《劳动合同》并告知劳动合同签订告知事项

4、。4.3劳动合同续签时间需提前一个月与员工确认。4.4新入职员工劳动合同签订期限为四年，第一次续签合同为六年，第二次续签为无固定期限劳动合同。4.5员工在签订劳动合同时应使用正楷字，字迹清晰。4.6劳动合同签订后的15个工作日内返还员工本人一份，员工需在《劳动合同签收表》上登记签收。4.7《合同期满评估表》应于员工合同期满前二个月下发至部门。4.8劳动合同与档案资料由专人保管，不得泄漏员工的个人信息。4.9员工档案入档时按部门、按工号存放，并检查档案资料的完整性。5操作规范5.1劳动合同签订标准5.1.1合同版本：集团及各工厂/营

5、销的劳动合同版本须参照公司所在地的劳动部门颁发的合同样本，由法务部审核通过后形成统一的劳动合同模板。5.1.2填写劳动合同信息时需字迹清楚，不得涂改。劳动合同包括员工基本信息（包括：姓名、身份证号、户籍地址）、劳动合同期限、工作内容（部门、职位及岗位说明）、编写人/日期审核人/日期批准人/日期修改标志修改次数修改人/日期JDB加多宝集团合同档案管理工作流程及规范文件编号M-HR-HQ-02-04制定部门集团人力资源部版本/修订：A/0生效日期：页码第13页共13页劳动保护和劳动条件、劳动报酬（由薪酬同事填写）、劳动纪律、劳动合同终

6、止的条件、违反劳动合同的责任等。5.1.3所有新入职员工之劳动合同签订期限均为四年，试用期均为六个月，返聘人员不再约定试用期；劳动合同第一次续签期限为六年，第二次续签为无固定期限。5.1.4所有员工均需签订劳动合同，劳动合同一式两份，双方各执一份。5.1.5集团各部门、各工厂、营销对接触到公司技术秘密、商业秘密等特殊岗位（例如：研发、监察、人事薪酬等岗位），可以视需要与员工签订保密协议，保密协议模板由用人部门起草，经所属人力资源补充，法务部审核后使用。5.2劳动合同签订流程5.2.1“新入职员工”劳动合同的签订5.2.1.1在收到

7、新员工报到基本信息后，负责劳动合同签订的人员（以下简称“工作人员”）按照“劳动合同签订标准”提前一天写好合同。新员工入职当天与其签订劳动合同。5.2.1.2劳动合同签订前，工作人员应告知员工劳动合同的内容及各条款的明确含义，在劳动合同签订后，与员工确认签署《劳动合同签订告知事项》。《劳动合同签订告知事项》“确认说明”一栏，需员工填写“本人确认已经明确被告知以上内容，并且已经详细知道以上内容及双方签订的劳动合同的明确含义”。填写完成后，员工签字确认，并将其作为该劳动合同附件一同装订。5.2.1.3以上事项完成后，将《员工入职承诺书》

8、发予员工，由员工确认并签字，并将其作为该劳动合同附件一同装订。5.2.1.4劳动合同签订后的一周内，加盖合同章、法定代表人或委托人签章。自签订之日起15个工作日内通知员工领取劳动合同并由员工签收；另一份存入员工档案（注：根据当地劳动局及相关管理部门