当代企业档案管理存在问题和对策

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当代企业档案管理存在问题和对策　　中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：当代企业档案管理工作作为企业管理的一部分,必须适应现代企业和新时期的发展需要,建立新的体制,实行新的管理制度。企业档案工作和其他方面的工作有所不同,不仅仅只局限于某一领域的,也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情,而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。管好、用好企业档案是每个企业必须履行的重要职责。然而，在现实当中多数企业特别是小型民营企业当中档案管理人员更换频繁，资料移交手续不完善，在管理上存在漏洞，等等都制约着当代企业档案发展的步伐。一、企业档案管理存在的问题1、企业领导者只追求利益最大化的，以盈利为目的。缺少对企业内部基层的管理，企业档案管理工作在相当长的一段历史阶段被视为可有可无的岗位。对企业档案的极其不重视，不配备相应的人力物力。即使配备人力物力，但对岗位的管理只是一人多职或兼任的方式管理档案。对档案的保存和保管缺乏专业的保管，导致档案的流失和损伤。企业管理者对档案管理意识严重的薄弱是企业档案管理最大的一道门禁。5 2、企业档案管理的步伐跟不上企业体制改革的步伐。现在企业为了适应市场的竞争，提高企业的社会知名度打造企业的品牌为企业的一系列改革做了很多体制的改革和变更，这一系列措施虽然大大提高了企业经济效能但是却没有认识到档案在企业的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩也不能为企业创造利益的一个清水雅门之地。3、企业档案管理人员素质、管理观念还较为薄弱。在一些基层企业中普遍出现人员队伍不稳定、人员流失较为严重的现象。在众多基层企业当中，档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任，且变动频繁，专业化程度不高，存在不懂不问、不会不学，胡乱归档和掺杂归档、应付检查的现象，导致档案整理、管理混乱。档案管理员没有经过专门的档案机构的培训，而企业也没有为档案管理员提供外培的机会。导致对档案管理人员出现不知道为什么要开展企业档案管理工作，怎样开展档案管理的困局。最后对档案的重要性认识不足，使档案的利用价值显现不出来，致使档案管理质量一直上不去。5 4、企业档案管理与服务还存在脱节现象。一是企业档案管理中归档类别不够丰富和齐全。有一些企业只注重公司内部重大文书、公司经营合同、公司财务资料的收集，而忽视公司在平时活动中产生的声像、照片、科技、实物档案以及与企业各部门产生的业务具有保存价值资料的收集，从而影响了企业档案的系统性和完整性。二是企业档案资源个别流失。由于企业较早期的对档案归档意识薄弱、人员流动或保管不善等原因，个别档案存在断代和遗失现象；企业各部门部分员工认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交档案室集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。三是重保管轻利用。一些基层企业在工作中，没有档案利用的意识，忽视了档案资料的作用，特别是企业高层不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。5、企业对档案保管出现软硬件设施配备不足的情况。在一些基层企业中，连建立档案专门的库房也没有。没有建立专门的档案室，档案资料只放在管理人员的存物柜和简易的铁皮柜中。造成档案资料集中管理的分散，档案资料没有集中存放。没有购买和使用专门的档案管理软件，所有档案资料就随便建立一个文档进行录入管理。档案管理人员对文档的录入和编目只根据个人方便需要进行录入导致档案目录的错乱查找不方便的现象。二、对企业档案管理问题提出的几点要求1、更新观念,增强企业档案管理管理意识。5 在企业当中普及每位员工对档案管理的教育和培训。使每位员工在工作过程中对档案资料归档和保管有一定的认识。从企业的自身的实际出发,制订适合本企业的档案工作目标、任务、方针、政策不提增加档案在企业的战略地位，提升档案的自身利用价值为企业的各项工作服务。2、加强档案管理员培训，提高档案管理员自身素质。企业在开展档案管理的时候就要：一、要配备一个专业的、责任心强的档案管理人员。在企业招聘和调配时应根据档案管理的岗位特殊性，在用人方面应将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来。二、在企业需要进行岗位调整时，主管部门要充分考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调离档案管理员以确保档案人员的稳定性。三、要强化档案管理员业务培训。要定时选派档案管理员参加档案部门组织的业务培训，要根据企业档案工作发展的需要，适时举办企业档案基础知识和业务技能培训，并加强档案管理人员的档案法律意识。3、大力提高档案保存质量，建立完善的档案软硬件设施。建立配套完善的档案办公设施。能做到办公与库房分开，确保档案的保密性。贯彻“以防为主、防治结合”的原则，做好库房温、湿度控制和调节，防潮、防治有害生物、防尘、防火、防盗、防光、防温、防有害气体，照明管理和档案保管状况的检查工作。5 4、提高企业档案的开发利用，提高利用效率。档案管理员应明白档案本身具体的其不容忽视的价值，即能为现实工作提供一定的参考、借鉴和依据作用，有些情况下甚至起到关键性或决定性的作用，所以档案管理员要学会并熟练运用档案特有的功能，着力做好档案的维护工作，从而更好地为企业发展服务。5