文件控制程序().docx

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1、XXX饮用水有限公司天津分公司章节号：TJRBS_CX程序文件依据ISO9001:2015&ISO14001:2015&ISO22000:2018标准）（第一版）审核：批准：分发号：受控状态：持有者：2019-7-5发布2019-7-5实施1目的对公司范围内与质量管理体系和环境、食品安全管理体系有关的文件进行有效控制，确保在各个部门、各个场所可获得相应文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。2范围本程序使用于本公司所有与质量、环境、食品安全管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。3职责3.1行政部负责本程序的组织实施。负责全公司范围内体系运行文件分类、发放、管理、归档及组织评审，负

2、责本部门范围内的文件编制。3.2品控部负责技术性文件和生产作业文件的编制以及本部门的文件控制。其他部门负责本部门范围内文件的编制及本部门文件控制。4工作程序5.1质量、环境、食品安全体系文件包括QEHMS手册一级文件；程序文件二级文件；作业文件三级文件（如作业指导书、任务书、计划书、操作规程、制度规范、标准、预备信息、前提方案、HACCP计划等）；记录（如数据报告、信息单、过程活动记录、各种记录表格等）。4.2文件的编号4.2.1文件的编号按文件层次递进，易于查阅和检索。文件编号由行政部统一规定，具有统一性标识。文件编号由公司名称代号、文件代号、章节条款号、顺序号几部分组成。顺序号从01

3、开始。A.QEHMS手册编号例：TJRBS/QEHMS表示本公司质量、环境管理、食品安全管理手册B.程序文件编号：如：TJRBS-CX-章节号-序号TJRBS一天津乐百氏缩写CX一文件种类所写CX-程序；ZD-制度；ZY-作业；SC-手册章节号如：TJRBS-CX-4.2.3-文件控制程序涉及文件排序C.各部门文件编号TJRBS-部门代号文件种类---序号部门代号：SC-生产部PK-品控部XZ一行政部PS一配送部CK—仓库文件种类：ZD-制度ZY-作业LC---流程4.2.2文件的版本号和修改状态号版本号以ABC……字母表示修改状态号以0、1、2、3、4……页码以"第X页共X页”表示

4、（如页码：第1页共3页----表示该文件共3页此为第1页）当文件更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态号，以便于识别文件的现行状态，确保在使用处可获得相应有效版本。1.3文件的批准A.质量、环境、食品安全体系手册由管理者代表（食品安全小组组长）审核，总经理批准；B.程序文件由管理者代表负责审核，总经理批准；C.技术性文件由品控部负责人审批；D.各部门相关文件由部门负责人批准；E.外来文件由管理者代表审批其适用性；F.必要时对文件进行评审与更新，需经再次批准。1.4文件的更改和作废必要时对文件进行更改。要填写《文件更改申请/审批单》，并保留更改内容的记录。1.4.1手册和程序文件由行

5、政部负责申请和组织实施更改，由管理者代表审核，总经理批准。1.4.2作业文件的更改由各相关部门负责人申请，由管理者代表批准后，再由各部门负责人进行更改。1.4.3所有被更改的文件，其原文件必须由相应部门收回，进行统一管理,以确保有效文件的唯一性。1.4.4行政部每年11月底组织相关人员对现有体系文件进行全面评审，因评审或其他原因而对文件的修改。1.4.5文件发布前应再次批准，由原审批部门进行审批。1.4.6文件更改后，与更改文件相关的其他文件应同时进行更改，以保证文件的统一性和协调性。1.4.7文件的更改，分为换页、插页和章节更改。1.4.8文件经三次以上更改,或文件需进行大幅度（超过文

6、件内容的2/3）更改时,应进行换版,原版文件即时作废,换发新版本。1.4.9文件更改应由该文件的原审批部门进行审批,做相应修改,若由其他部门进行修改时,该部门应获得审批所需依据的背景文件资料。1.4.10文件更改应在《文件更改申请/审批单》上记录文件修改内容，修改日期和更改原因、更改生效时间，同时做现行修改状态标识。1.4.11文件更改在实施前需由食品安全小组进行评审，以确保其对食品安全的效果以及对食品安全管理体系的影响。1.4.12作废文件由行政部按原《文件发放/回收登记表》中登记发放的范围收回原版并记录，并在作废文件上加盖“作废”印章，填写《文件销毁留用登记表》，经主管领导批准后，统

7、一销毁。需做资料保存的作废文件，加盖“作废保留”印章后方可留用。1.4.13作废文件要及时从发放和使用场所收回，确保文件有效。1.3文件的发放和领用1.3.1受控文件的发放要加盖“受控”印章，经批准后，按规定发放范围发放，确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。1.3.2文件领用者在《文件发放/回收登记表》签字后，领取标有分发号的受控文件，并填写《文件收文登记表》。分发号由年代号和顺序号组成。1.3.3当文件领用者的文件严重破损影响