关于加强校内公文管理的建议

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1、公文管理规定(建议稿)为进一步规范校园公文管理，提高公文处理质量，根据相关规定，结合工作实际，特提出如下管理规定。一、公文种类（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员、人事任免；变更或者撤销下级部门不适当的决定事项；（二）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（三）通知适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（四）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。（五）请示适用于向上级请求指示、批准某一事项。（六）

2、函适用于不相隶属平级部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（七）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、公文办理程序（一）收文的办理收文办理是指收到公文的办理过程，包括审核签收、登记、归类、编号、拟办、批办、承办、催办等程序。公文收文流程：外部来文—5—分管领导阅知（处）综合办人员审核签收、编号、登记综合办负责人提出拟办意见主管领导阅示（批）各部阅知部门或人员承办落实承办任务、跟踪反馈办结所形成的各类附件备份原件归档1、所有公文一律由综合办签收，收文后，应及时进行审核、编号登记、分类整理并提出拟办意见

3、，一个工作日内送主管领导阅示或者分管领导阅处。2、送各级领导处的公文，综合办要负责跟踪流转，并对公文进行适时催办。3、流转到各部门的公文传阅件可根据工作需要自行备份留底，原件由综合计存档备查；3、需要办理的来文，经办部门自行备份，办理完毕后形成的文件材料应及时退回综合办存档。—5—4、综合科每周五整理出本周的《未完结工作一览表》送办各级领导，分管领导根据该表对所分管部门的承办任务进行提醒催办。及时反馈相关情况，避免办文拖延、误时等现象。（二）发文办理发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、发文等程序。发

4、文办理流程图：经办人拟文部门负责人核稿分管领导审核综合办复核行文格式等主任阅批，签发发文备份经办人跟踪反馈归档1、草拟公文草拟公文应做到：—5—（1）要符合国家的法律、法规；上级的指示。（2）完整、准确地体现发文部门的意图。要与上级部门公文相衔接，统一口径。对同一事项，不同公文的规定要一致，不能互相矛盾。（3）全面、准确地反映客观事实，，语言表述严谨、要准确精炼，文风要端正、庄重、朴实，字词要规范准确，人名、地名和其他专有名词、时间、数字、引文必须核对准确。引用公文必须用原文，同时应当先引标题，后引发文字号，再引用需要的内容，内

5、容用引号标注。（4）公文中的数字，除行政发文的成文日期、部分结构层次序数，应当使用阿拉伯数字。（5）拟制公文，对涉及其他部门内容的事项，拟文时应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。2、公文审核（1）承办人拟稿完毕交部门负责人核稿、签名，并送分管领导审核。（2）各发文部门的文稿在送主管领导审批前，须送综合办审核。审核的重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定。审核时，如认为文稿需作较大修改，综合办应与起草部门商议修改。3、公文签发凡副校长以上签发的文稿原则上

6、不再改动，需作改动的，应与综合办协商，并报告签发领导，内容改动较大的，须将原稿清样一并送签发人审定。4、公文打印、核对（1）拟发文稿按规定程序经领导签发后，返回综合办编号确定印数并复印。（2）以校名义制发的文件，由综合办打印，承办部门负责核对、装订，综合办协助分发。5、其它发文办理要求（1）承办件的期限由主管领导或分管领导根据实际情况确定，相关承办人员必须按时完成。（2）部门会议纪要文件要求在会议结束日起一个工作日完成，综合办应进行不定期抽检；（3）发文工作原则上由综合办统一办理，以校名义的对外发文，原件由综合办存档登记；返回无

7、公章的正式文稿交承办人备份。（4）对外发文后，由承办部门对文件进行跟踪反馈，综合办协助。三、公文归档（一）公文办理完毕后，应及时整理（立卷）、归档，个人不得保存应当归档的公文。—5—（二）文件归档应按照档案管理规范和制度进行整理，确保所有档案完好无损。（三）各部门文件应明确专人负责，对与工作业务有关的政策文件、会议纪要、校内制定的各项制度应齐全、完整。（四）重要文件应注明密级，严格管理（五）工作人员调离岗位时，应将本人暂存、借用的公文予以清退。四、文件借阅（一）各部门到综合办借阅文件，须填写《借阅登记》。（二）借阅文件，不得丢失

8、、涂改、损坏，用完及时归还，原则上借阅文件不得超过两个工作日。—5—