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1、XX液压有限公司CHANGZHIHYDRAULICCO.,LTD受控状态文件名称：质量体系文件控制程序文件编号：Q/CYG082.02-2009版本/修改状态：4.0发布日期：2009年6月30日管理状态版本状态更改原因生效日期分发部门签署栏编制审核批准部门质管处质管处管理者代表姓名郝克峰闫峰张春林签名研究所档案室质量体系文件控制程序页码：6/61、目的确保与质量管理体系有关的文件得到有效控制，并正确使用。2、适用范围适用于质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录表格、图纸、标准以及与质量管理体系有关的外来文件和法律法规文件。3、职责与权限3
2、.1质管处负责组织与质量管理体系有关的文件的编写。3.2研究所负责产品文件、工艺文件、作业指导书、工艺守则、规程、规范等技术文件的编写、审核，并由总工批准。3.3研究所档案室负责与质量管理体系有关文件的发放、保存和复制，并负责作废文件的处理。3.4其他部门负责本部门有效文件的使用和日常管理。.4、术语（无）研究所档案室质量体系文件控制程序页码：6/65、控制要点：输入流程部门文件/记录输出内容说明负责参与通报质量手册；程序文件；作业指导书；图纸；质量记录表格；标准；外来文件；法律法规文件；评审、审批文件制定文件收集A文件发放/回收/借阅文件的
3、使用相关部门部门领导研究所档案室相关部门总经理管代公司领导外来资料登记本技术文件和资料发放表；发文登记簿；借阅资料登记簿；作废文件资料登记簿；质量体系文件发放登记表；收文登记簿；现行有效文件清单；经过审核的文件；使用受控的文件；文件发放、借阅、处置的记录5.1文件的编制5.1.1质量手册由质管处编写,管理者代表审核,总经理批准;5.1.2程序文件由主要相关部门编写,质管处审核,管理者代表批准;5.1.3技术性文件由研究所编写,部门领导审核,总工批准;5.1.4其它管理标准由各职能部门编写，分管公司领导批准；5.1.5外来文件和资料接收部门填写
4、“外来文件资料清单”提交总工评审,根据评审结果发放或保存。5.1.6编制文件时要按Q/CYG051.3-1998标准《企业标准编号方法》对文件编号；5.2文件的发放和借阅5.2.1经审批后的文件由研究所档案室按规定的范围和数量发放,受控文件还需加盖“受控”印章,作为受控版本标识;发放时要对所发放的文件进行登记；5.2.2经过评审外来文件,需存档时,应由文件管理员编号后存档,需要使用的人员需办理借阅手续。研究所档案室质量体系文件控制程序页码：6/6输入流程部门文件/记录输出内容说明负责参与通报AB文件更改审批原审批人研究所档案室质量体系文件更改
5、通知单；工艺文件更改通知单；更改后的文件5.2.3对于存在二次发放文件的部门，如采购部门，生产分厂等，要将文件发至文件的直接使用者，并进行登记。5.3文件的使用5.3.1文件使用部门对收到的文件必须进行登记，并对受控的文件建立有效文件清单，妥善保管；5.3.2当使用的文件破损严重影响使用时,应到发文部门办理更换手续,交旧领新,发文部门同时将破损文件销毁;5.3.3当文件丢失时,应到发文部门办理补发手续，说明丢失原因，经有关领导批准后，补发新文件。5.4文件的更改5.4.1当文件不适用时,由文件编写部门提出,并填写文件更改通知单,经审批后方可进
6、行更改，文件更改的审核、批准应由原审批人进行，原审批人不在岗时，可指定代理人或接替职务的人审批；5.4.2文件更改时,根据经批准文件更部门研究所档案室质量体系文件控制程序页码：6/6输入流程文件/记录输出内容说明负责参与通报B作废文件作标识后保存作废文件处置研究所档案室研究所档案室监督人分管领导销毁文件登记表改通知单,可采取撤换修订页的形式,也可在原文件上直接杠改,但必须由更改部门指定专人进行,并签注更改人姓名及日期，注明更改标记；5.4.3产品图纸(或标准、资料等)需要更换时，档案管理人员应根据图纸、资料发放范围收回旧的图纸，保证现场使用有
7、效版本。5.5文件的销毁5.5.1文件使用部门需保存作废文件时,必须经分管领导批准,由研究所档案室加盖“作废”章后，方可保存.5.5.2发文部门负责从所有收文部门及时撤出失效或作废文件,经登记，报请总工批准后,方可销毁5.5.3;销毁时,应有销毁人和监督人共同在场;5.6技术文件的管理具体按Q/CYG082.03-2006《技术文件控制程序执行》6绩效指标6.1文件版本受控率6.2文件发放正确率研究所档案室质量体系文件控制程序页码：6/66、文件序号记录名称保存部门最少保存期1外来资料登记本有关部门长期2外来文件资料清单研究所档案室长期3技术
8、文件和资料发放表研究所档案室五年4发文登记簿有关部门五年5收文登记簿有关部门五年6借阅资料登记簿研究所档案室三年7作废文件资料登记表研究所档案室长期8质量体系文件发
