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1、XX紙品有限公司文件與資料控制程序文件編號:P-0003版本:A制作審核核准XX紙品有限公司編號P-0003文件與資料控制程序版本A頁次版次修訂履曆表No:日期版次內容修訂者審核核准101.07.301將5.3.1修改為:文件制訂作業:視業務需要及組織任務,由適當部門指定專人,以各類文件標准格式,以業務需求擬案后,由擬案單位以《標准文件格式》（附表一）擬案,按審查權限審核后核准后發行.夏先平許為湖許為湖202.12.111將5.6.1更改為﹕各單位從客戶或國家機關要求本公司須遵循的法規等依循條款標准
2、﹐須在公司內實施者﹐經相關部門經理或以上人員批准后﹐依5.4.1作業.夏先平朱靄風吳燕子表格編號:F-0003-AXX紙品有限公司編號P-0003文件與資料控制程序版本A頁次1OF6版次目錄1.目的…………………………………………………………2/62.范圍…………………………………………………………2/63.權責…………………………………………………………2/64.定義…………………………………………………………2/65.作業內容……………………………………………………2/65.1.流程圖……………
3、………………………………………2/65.2.文件編碼系統……………………………………………2/65.3.文件制訂、修訂、廢止作業……………………………3/65.4.文件分發、回收作業……………………………………4/65.5.文件之檔案控制…………………………………………4/65.6.外部文件之控制…………………………………………5/65.7.資料的控制………………………………………………6/65.8.相關記錄之保存…………………………………………6/65.9.電子媒體資料的控制……………………………
4、………6/66.相關文件……………………………………………………6/67.附件…………………………………………………………6/6制作日期2001.05.11制作部門品管部表格編號:F-0011-AXX紙品有限公司編號P-0003文件與資料控制程序版本A頁次2OF6版次01.目的:使質量體系所用之文件迅速、正確流通,以確保各相關部門適時獲得適當且有效之最新文件.2.範圍:本公司之各階段生產或服務過程,不論是客戶、供應商之相關文件及資料均屬之.3.權責:3.1.文件審核權限.文件名稱制作審查核准質量手冊
5、品管部相關部門經理董事長程序文件相關部門相關部門經理董事長/總經理指導性文件相關部門制定部門主任部門經理表格/記錄相關部門制定部門主任部門經理(主任)3.2.文件之收發、銷毀與控制:文控中心.3.3.文件制訂、修訂及廢止:原制定部門主任.4.定義:(無).5.作業內容:5.1.文件與資料控制流程圖(附圖一).5.2.文件編碼體系:各類文件之制訂、修改均需由擬案單位依文件編碼體系編碼處理.5.2.1.文件的編碼:□－□□□□文件類別順序號5.2.2.外部文件及表格的編碼:□－□□□□－□文件類別順序號
6、版本表格編號:F-0001-AXX紙品有限公司編號P-0003文件與資料控制程序版本A頁次3OF6版次1文件類別:M:質量手冊P:程序書W:指導文件O:外部文件F:表單5.2.3.手冊、程序或指導書之制定版本為第A版,版次為0.爾后修訂一次及改變該版版次（A/0→A/1→……A/5）,并抽換變更之次.修改第5次后第6次修改即更改版本為第B版,版次為0.(A/5→B/0→B/1→……B/5→C/0→C/1→……),同一編號文件整份重新發行.5.2.4.若整份文件大幅修改時,且直接修改版本且文件整份抽換
7、,如A/X→B/0,B/X→C/0……….5.2.5.表單版本以A為制定第一版,爾后之修訂即增加一版,例如:第A版,第C版,……….5.2.6.文件控制中心對文件編碼應予以控制,文件編碼不得有重復之情形.5.3.文件制訂、修訂、廢止作業:5.3.1.將文件制訂作業:視業務需要及組織任務,由適當部門指定專人,以各類文件標准格式,以業務需求擬案后,由擬案單位以《標准文件格式》（附表一）擬案,按審查權限審核后核准后發行.5.3.2.文件之修訂作業:文件若有不合現狀需修改、增訂者,得由起議單位填寫《文件修訂
8、、廢止申請單》(附表二),提出修訂原因、修改之頁次、增加或修訂項目、修改后的版本、版次等,交原擬案單位研議修改,修改完成后文件之審查、核准、頒布發行作業內容,同文件制訂作業.表格編號:F-0001-AXX紙品有限公司編號P-0003文件與資料控制程序版本A頁次4OF6版次05.3.3.文件之廢止作業:5.3.3.1.文件廢止之申請、審查、核准、頒布作業同文件修訂作業.5.3.3.2.文件廢止后,原文件之編號要列管,不可再重復應用.5.3.4.手冊、程序或指導書之修訂或
