文件和资料控制程序文件.doc

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1、...QB省工业设备安装公司企业标准XA-体系-02-2004文件和资料控制程序GB/T19001-2000idtISO9001:2000根据GB/T24001-1996idtISO14001:1996标准GB/T28001—2001A版2004-8-1发布2004-8-15实施省工业设备安装公司.......文件和资料控制程序1目的对文件和资料进行控制，防止误用、混用、该用未用，确保在相关场所使用的文件和资料有效、充分。2适用围公司所属单位文件和资料的管理与控制。3相关术语3.1文件资料：公司及各单位、项目部产生

2、或收到的所有文字材料或声光软件统称为文件资料。3.2文件控制：对文件的发布、签收、登记、使用、更改、传阅、归档进行分类管理的过程。4工作程序4.1文件的分类：4.1.1法律法规：标准规（指国家、行业或地方颁布的施工规、技术标准、规程、图集、定额等）、与质量、环境、职业健康安管理相关的法律法规、部门适用的本专业法律法规。4.1.2行政文件：与质量、环境、职业健康安管理相关的外来、部行政文件；其它的外来、部行政文件（部行政文件是指公司、分公司或项目部产生的行政文件）。4.1.3经营性文件：合同、协议及相关方面文件。4.

3、1.4产品与服务类文件4.1.4.1管理体系文件：手册、程序文件（含相应的管理办法和指南）。4.1.4.2表述管理体系应用于特定产品、项目、合同、场所的文件，如质量计划、管理方案、各种预案等。4.1.5技术文件4.1.5.1企业自编技术文件：指公司、分公司和项目部制定的施工组织设计、施工方案、施工工艺、施工工法、作业指导书、技术交底、专项技术措施、操作规程、技术管理文件等。4.1.5.2业主提供的技术文件或其它要求：指各类施工图纸、设计变更、设备随机技术文件、监理或国家监督部门提出的相关要求。4.1.6综合或其它管

4、理文件：包括财务管理、劳动人事管理、项目管理、阶段性管理文件和其它方面管理文件。4.2文件和资料的编制和审批4.2.1部行政文件由归口管理部门编制并填写《发文审批表》，需要时由相关部门会签，办公室审核，分管领导签发。4.2.2管理手册由企业发展部编制，管理者代表审核，最高管理者批准。4.2.3程序文件由各程序归口管理部门编制，企业发展部统一协调，管理者代表批准。4.2.4技术或管理类文件由相关人员编制，按相关文件规定的权限签发，重大和特殊工程的施工方案由公司总工程师审批。4.3文件和资料的标识4.3.1文件的编号标

5、识4.3.1.1行政文件的编号标识行政文件打印前，由办公室按公文处理的有关规定统一编号：.......例：××字（××）××号文件顺序号文件批准年号（公司或分公司）职能部门简称其中职能部门简称如下：公司行政------办工程管理部门----工管安全管理部门-----安质量管理部门------质物资管理部门-----物人力资源管理部门------劳人监察审计部门-----监或审财务管理部门----财企业管理部门——企1.1.1.1其它文件的编号标识：由编制单位在正式文件封面的右上角标识，标识方法如下：XA-*1-*2

6、-*3-*4，其中：*1-文件类别及简称手册、程序文件----体系；施工组织设计----组；施工方案----案；施工工法----法；施工工艺----艺；作业指导书----指；专项技术措施----措。其它未列出的标识全称，如质量计划、管理方案等.*2----项目或分公司简称（公司免写）。分公司简称依次用01～12或简称代替，职能部门简称同4.3.1.1，施工项目简写为两个汉字。*3----文件版次或同类文件顺序号*4----发布年份1.1.2管理体系文件的版次和更改状态标识1.1.2.1手册、程序文件的封面应有版次和

7、更改状态标识，版次用A版、B版、C版……表示。更改状态，分别用A/0、A/1、A/2、A/3……表示。1.1.2.2失效和作废文件和资料标识：失效和作废文件应在文件清单和文本上进行标识，相应的电子版本应在文件名称最前端标明“废”或删除。1.2文件和资料的更改1.2.1收到有关人员提出文件更改建议后，原起草部门或授权部门填写《文件更改审批表》，经分管领导审批后予以更改（其中手册的更改应经最高管理者批准，程序文件的更改应经管理者代表批准），并根据原文件发放围发放。1.2.2文件更改时，若与其它文件相关，则应进行会签，并

8、同时更改相关文件的容，以保证相关文件的相容性和有效性。1.2.3当文件多次更改或进行重大更改时，应进行换版，新版文件发布时，上一版文件同时作废。1.3文件和资料的控制及定期评审1.3.1文件清单的建立：各级部门或项目部（厂）将本级需要持有或应知的文件和资料按4.1的分类方式，建立动态的本级《适用有效文件清单》，要求分类清晰，充分有效，便于检索。1.3.2..