国际商务信函写作 PPT董晓波主编课件Unit15 Memorandums.ppt

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1、Unit15Memorandums（备忘录）GeneralIntroductionUsefulExpressionsSampleReadingWritingPracticeI.GeneralIntroductionWhatAreMemos?HowIsaMemoLaidOut?HowtowriteaMemo?BackI.GeneralIntroduction:WhatAreMemos?Back备忘录（memorandumormemoforshort）大致可分两类：第一类属于正式公文，常作为外交函件或商业合同的补充条款或事项，具有一定法

2、律约束性，因此文体正规，措词严谨。第二类备忘录是一种非正式的商务文件、便条，多用于公司或机关内部，是以书面形式来交流内部事务的一种简便函件。它可以用来解释政策、程序和指示；发布通知，提出信息和行动要求；答复要求。也可以用来提醒事务或对决定、电话交谈、会议提供书面记录。由于这类备忘录流通于一定单位内部，因此大多格式简明、语言通俗。本单元主要介绍的是第二类备忘录即商务备忘录（officememos）。BackI.GeneralIntroduction:HowisaMemoLaidOut?1.图示Back2.详解备忘录的格式一般较为固定，

3、通常分为开头(theheading)和正文(thebody)两部分。开头包括To:（送交目标，即接受人therecipient），From:（发出者thesender），Subject:（主题）和Date:（日期）四项。顺序通常如上所示，但date项的位置比较灵活，可以按书信格式置于正文右上方，也可以置于Subject项之前或之后。备忘录正文一般不超过一页，可以是一段或几段。正文后面往往没有签名，但个别的也有签名。Back有些大公司或机构会备有打印好的备忘录纸笺。纸笺上端通常印有公司或机构名称和Memo字样,并印有开头部分：To,F

4、rom,Date和Subject，在每次写备忘录时只需填入具体内容即可。打印或书写备忘录时，通常有两种格式：每一行顶左边齐或每段首行缩进。Back1.toclarifyyourpurposeandaudience2.tofillintheheadingpartI.GeneralIntroduction:TheProcedurestowriteaMemo3.tocomposethebodypart4.toproofreadthememoBackTomakeclearthepurposeandtheaudienceisthefirsts

5、tepofwritingofanystyle.Formemowriting,itmeansyoushouldfirstfigureoutwhyithastobewrittenandwhoisgoingtoreaditsothatyoucanemploythemostproperwaytoconveytheinformation.1.toclarifyyourpurposeandaudienceBackAfterclarifyingthepurposeandtheaudience,nowyoucaneasilyfillintheite

6、msintheheadingpart.Whenwritingthispart,pleasemakesurethatthesubjectisbriefbuttothepoint,thatistosay,itmusttellthe2.tofillintheheadingpartBackreaderclearlyandexactlywhatthememoisaboutinasfewwordsaspossible.Agoodsubjectwillhelpthereaderquicklygrasptheessenceofthememo.Bac

7、kWhetheramemoissuccessfullywrittenornotdependsmostlyonhowitsbodypartisstructured.Whencomposingthebodypart,youshouldbeginbyidentifyingthe3.tocomposethebodypartBackkeyinformationthatyouthinkyouraudienceshouldget.Statetheminthelogicalorder.Iftheinformationconcernsaboutmor

8、ethanonetheme,it’swisetogroupthembyusingsub-headingsornumbers.BackDon’tjumptosendthememoassoonasyouhavemadeitout,inst