酒店管理会所 会所内部行文管理.pdf

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1、会所内部行文管理标准作业规程1．目的规范会所内部行文工作程序，加强会所行政管理。2．适用范围适用于会所辖内各部门之间行文传递。3．职责①总经办总监负责会所内部行文管理的组织实施和质量检查。②会所各部门协助总经办执行会所内部行文管理标准作业规程。③总经办及各部门的文员负责依照本规程进行落实。4．程序要点及标准①定义会所有关领导下达的指令，各部门请示、报告及部门之间的有关信息传递的联络单属内部行文范畴。②分类A、上行文：请示、报告。B、平行文：函。C、下行文：命令、指令、指示、通知、批复。D、内部文种：计划、总结、决定、章程、规定。③行文步骤A、标明发文者B、标明致

2、达者C、标明抄报者D、标明发文时间E、标明发文编号F、标明发文事由或其它④行文认可A、上行文、平行文发文者必须是部门总监以上，标明姓名、职务，不得越级行文，行文必须由发文者签字生效。B、收文单位必须进行签收，注明收件时间。C、下行文必须是部门经理，发文要求同上。⑤呈送会所的上行文一律以打印稿形式，不许有涂改，污迹。1⑥打印稿要将发稿人的姓名打印在公文上，以明确责任。5．相关程序流程图6．相关表格与记录7．相关支持性文件《会所会务组织管理标准作业规程》《会所行政收发文件管理标准作业规程》《会所行政外部行文管理标准作业规程》《会所档案管理标准作业规程》《会所印章管理

3、标准作业规程》《会所总经办公区域管理标准作业规程》《会所总值班标准作业规程》《会所行政用车管理标准作业规程》《会所行政接待管理标准作业规程》《会所文书管理标准作业规程》《会所文件编码标准作业规程》8．备注9．附录2会所行政收发文件管理标准作业规程1．目的规范会所文件收发工作，加强会所行政管理。2．适用范围适用于管理会所辖内公文收发的范围。3．职责①总经办总监负责本规程的组织实施和质量检查。②人事部经理负责依照本规程协助总经办总监实施行政收发文件管理和检查。③人事部主管与文员负责依照本规程落实会所行政收发文件管理的具体工作。4．程序要点及标准①公文办理程序分类A、

4、登记B、分办C、批办D、拟办E、核稿F、签发G、印刷H、用印I、传递J、归档K、销毁②步骤A、会所及总经理收文a)由总经办负责签收与登记。b)属会所领导亲自收的，一律交本人亲自拆信。B、部门及个人收文c)由各部门文员负责签收与登记。d)属个人亲自收的，一律交本人亲自拆信。③公文登记转送A、公文登记后，总经办根据总经理的批示，转交有关领导和相联系相关部门传阅，3如需转交有关部门阅办的应安排登记签收。④阅读文件权限A、阅读文件按规定范围及管理级别传阅，分普通级、秘密级、机密级、绝密级：普通级——会所全体管理人员及员工秘密级——会所部门经理以上机密级——部门总监以上绝

5、密级——会所总经理及董事⑤公文催办A、会所及总经理的公文由总经办跟办。B、会所部门公文由各部文员跟办。⑥公文存档含义定稿，正本及有关材料整理立卷，当年文件于第二年第二季度移交。⑦公文销毁不存查的文件，经过鉴定由部门总监以上批准销毁。5．相关程序流程图6．相关表格与记录7．相关支持性文件《会所会务组织管理标准作业规程》《会所行政内部行文管理标准作业规程》《会所行政外部行文管理标准作业规程》《会所档案管理标准作业规程》《会所印章管理标准作业规程》《会所总经办公区域管理标准作业规程》《会所总值班标准作业规程》《会所行政用车管理标准作业规程》《会所行政接待管理标准作业规

6、程》《会所文书管理标准作业规程》《会所文件编码标准作业规程》8．备注9．附录4会所外部行文管理标准作业规程1．目的规范会所对外行文工作程序，加强会所行政管理。2．适用范围适用于会所经营管理所有对外行文范围。3．职责①会所总经办总监负责本规程的组织实施和质量检查。②会所各部总监协助总经办执行本规程。4．程序要点及标准①定义会所因经营业务与外界进行信息活动产生的对外文件。②分类A、书信类a)介绍信b)证明信c)表扬信d)致敬信e)感谢信f)道歉信g)启事等B、言辞类a)讲话b)演说c)发言d)祝词等C、契约类a)协议书b)合同书c)招标书d)公约e)条据5f)便条g

7、)劳动合同等③行文步骤A、标明发文者B、标明对外单位或个人C、标明发文时间④行文认可A、一般对外发文，以会所或会所总经理个人名义。B、对外相关业务发文，在获得会所总经理授权后，以相关部门或部门总监个人名义。⑤对外发文一律以打印稿形式，不许有涂改、污迹。⑥对外发文要编号、存档。5．相关程序流程图6．相关表格与记录7．相关支持性文件《会所会务组织管理标准作业规程》《会所行政内部行文管理标准作业规程》《会所行政收发文件管理标准作业规程》《会所档案管理标准作业规程》《会所印章管理标准作业规程》《会所总经办公区域管理标准作业规程》《会所总值班标准作业规程》《会所行政用车管

8、理标准作业规程》《会所行