文件和资料控制程序.doc

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1、大连辽工维森光电技术有限公司《程序文件》文件和资料控制程序文件编号LGWS-CW-01版本A/0页次1/31.目的通过对本程序的制定、实施，确保本公司内质量管理体系运行的各个场所使用的文件和资料均为有效版本。2．使用范围适用于质量体系运行有关的文件和资料的控制(包括外部提供的有关文件和资料)。3.职责3.1.技术质量部负责质量管理手册、质量体系程序文件以及与技术质量有关文件资料的控制和管理；3.2.各职能部门负责相关文件的控制和管理。4.工作程序4.1.文件和资料的分类及编号4.1.1.公司将文件和资料分类如下：a.质量手册和质量体系程序文件；b.与质

2、量活动有关的技术性文件和资料(包括内部文件和外部文件)；c.其它管理性的文件和资料(如法律法规等)。4.1.2.公司将文件和资料分为受控文件和非受控文件。受控文件加盖“受控”印章，并注明分发号，非受控文件加盖“非受控”印章，以作标识。4.1.3.质量手册编号：LGWS：公司代号ZS：质量手册XX-XXXX-X:：编号-年-版本4.1.4.程序文件编号：LGWS：企管/公司代号CW：程序文件XX-XXXX-X:：程序文件编号-年-版本4.1.5.质量记录编号：LGWS：公司代号ZJ：质量记录编号XX：质量记录序号47地址：大连市甘井子区吉星街38号；邮政

3、编号：116021电话：（0411）84225869；传真：（0411）84242869；电报挂号：4649大连辽工维森光电技术有限公司《程序文件》文件和资料控制程序文件编号LGWS-CW-01版本A/0页次2/34.1.6．技术文件的编号按照国家有关规定执行。4.1.7.管理文件的编号：LGWS：企管/公司代号GL：管理文件代号XX-XXXX-X:：管理文件序号-年-版本4.2.文件的编写4.2.1.管理者代表负责组织编写质量手册；4.2.2.技术质量部负责组织编写与质量活动有关的文件。4.3.文件的审批．4.3.1.质量手册由管理者代表审核，总经理

4、批准；4.3.2.质量体系程序文件由各归口管理部门负责人审核，管理者代表批准；4.3.3.与质量活动有关的技术文件由技术质量部审核，总经理批准；4.3.4.其它与质量管理有关的文件由各归口管理部门负责人审核，管理者代表批准。4.4.文件的发放4.4.1.质量手册、质量体系程序文件和其它质量管理有关的文件由技术质量部统一负责发放，受控文件须按规定的发放范围发放(相关表格《文件和资料发放一览表》；4.4.2.文件领用人应在《文件和资料发放登记表》上填写相应栏目，领取注有分发号和加盖“受控"印章的文件，每份文件都有不同的分发号，便乎追溯；4.4.3.文件破损

5、严重或模糊不清影响使用时，应到发放部门办理更换，交回破损文件，补发新文件，换发文件应与原文件标识上致。4.4.4.文件丢失时，责任人员应办理申领手续，填写《文件领用申请单》，并在申请中作出相应说明。发放部门应注销原发号文件，给予新的分发号，并通知有关部门作好记泉。4.5.文件的更改4.5.1.文件需更改时，应由更改提出人或部门填写《文件更改申请单》，说明更改原因，重要的更改应附有充分的依据；4.5.2.由原文件审批人或部门对该文件的更改进行审批，原审批人离职时可由接替人员审批，若指定其它部门审批时，该部门应获得审批需依据的有关背景资料；4.5.3.文件

6、更改提出人或部门负责审批后更改的实施，经管理者代表批准后集中修改。4.5.4.质量手册的更改，可在实过程中，经管理者代表批准后集中修改。47地址：大连市甘井子区吉星街38号；邮政编号：116021电话：（0411）84225869；传真：（0411）84242869；电报挂号：4649大连辽工维森光电技术有限公司《程序文件》文件和资料控制程序文件编号LGWS-CW-01版本A/0页次3/34.6.文件的换版和作废4.6.1.文件更改超过20次或超过文件总量的2／3，应进行换版，原版文件除原稿加盖“保留资料”印章存档外，其余均由原发放部门收回，按作废文件

7、处理。4.6.2.作废文件一律由原发放部门按《文件和资料发放登记表》范围收回、记录并加“作废”印章，填写《文件销毁申请表》，经原审批人批准后，统一销毁，需作归档。4.7.外部文件的控制4.7.1.公司直接引用的各类外来文件由该类文件归口管理部门审批后方可使用，文件的发放参照本程序4.4执行。4.7.2.技术质量部应每年一次核查所使用的国际、国家、行业标准等外来技术文件是否为有效版本，并及时更换过期文件；4.7.3．管理者代表负责核查公司执行的国际、国家及地方有关质量活动法律、法规性文件的有效性。4.8.归口管理部门负责该部门发放到企业外部的受控文件的控

8、制和管理。4.9.文件的管理4.9.1.质量体系运行所需的文件经编制审批后，原版文件应由发放部