成为一名优秀的秘书.ppt

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1、秘书职业培训1培训目标在完成本课程后，参加者将能：了解秘书应具备的基本素质掌握秘书应具备的基本工作技能掌握基本公文写作方法与技巧2课程安排什么样的人适合做文秘人员？秘书需要具备什么样的能力？秘书应具备怎样的专业技能？3“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书，档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政工作和交办事项。在党政机关，企业事业单位从事这些工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书。”--王千弓《秘书学与秘书工作》4注意：不同时期对秘书的理解是不同的秘书的工作也是不断

2、发展的过程567“一个事物可有多个定义，因为它有不同的方面。”----列宁8“从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。”—国际职业标准“秘书应是主管人员的一位特殊的助手:她/他掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权利范围内作出决定。”—国际秘书联合会“秘书就是帮助上司处理杂务的工作人员。”—日本城西大学教授9问题：什么是秘书?文秘秘书长办公室主任文员行政助理10游戏：心目中的你请评出你认为我们酒店最适合做文秘人员的

3、同事？至少列出五条原因。11个人素质个性要求办事能力12个性要求守时谨慎热情机智服从13办事能力操作能力写作能力阅读概况能力沟通交际能力语言表达能力协调能力14秘书职业培训有效沟通公文写作时间管理档案管理职业形象专业技能15职业形象16职业形象每个人只有一次机会给人第一印象个人形象内容：容貌、声音、衣着、动作、表情必要的化妆学会微笑17时间管理宝贵—一寸光阴一寸金，时间就是生命均等—没有人拥有比你更多/更少的时间不可再生—失不再来18处理优先次序分析工作的轻重缓急急不急不重要重要１24319处理优先次序分析工作的轻重缓急急不急不重要重要１24

4、3首先处理尽量少做最好别做，或有时间再做用大多数时间20时间管理案例假如现在是周一晚上，面前是你今后五天要做的事情：你从早上牙疼，想去看医生星期六是朋友的生日，你还没有准备生日礼物你很久没有回家，也没打电话明晚有一个小时左右的电视节目，与你的工作密切相关明晚有一场演唱会你在图书馆借的书明天到期要归还明天下午两点---四点有一个会议你身上只有五元钱，需要取钱下周二你要参加培训考试你的上司留下一张便条，要你看到后回复下周二前出店刊，要你准备资料，预计花12个小时且只能业余时间21时间管理金科玉律设立有挑战但可实现的目标设定所有工作的完成期限建立固

5、定的日常工作模式在精力最充沛时做最用脑力的工作不要推迟你不喜欢但重要的事情不重要的事迟一点做分析你在时间管理方面的障碍确立你不希望被打扰的时间一次只做一件事如果你开始做一件事，尽可能做完它22注意：注重结果，而不是注重忙忙碌碌。23有效沟通善于“回报”往上沟通给他选择题，而不是问答题任何地点一定要准备答案24公文写作方法与技巧公文写作特点分清公文写作分类公文写作要求写作程序公文范本25一、公文写作特点简明用词简单准确，不会造成误解准确含义准确，不会造成误解朴实通俗自然，恰如其分庄重严肃端庄，不带感情色彩规范用词符合语法和逻辑要求26讲稿的文书

6、特点培训下午好，我是来自培训师，王雪。今天，我要跟大家讲培训，确切的说，我要将以下三点。培训的必要性。培训的内容。培训的预期效果。标题简明、准确朴实而不失庄重条理清晰规范27二、分清公文写作分类指挥性如：命令、指示、决定、批复规范性如：规章、条列、规定等。报请性如：请示。通知性如：公告、通知等。记录性如：会议纪要。报道性如：新闻稿、宣传稿等。28三、写作要求意思明确文理通顺观点正确实事求是及时迅速29四、写作程序自我提问：写什么？要达到什么目的？采用什么文本？写给谁？要求对方做什么？明确文书主旨30案例演练刘林和你同时竞争上海地区经理一职，过

7、去一年间，刘林的工作出色，虽然你知道他的能力不错，但你认为自己来公司的时间长，你应该得到这个职位，另外，这次的提升不仅对你的职业发展非常重要，而且对你个人生活也有特殊意义，你年迈的父母就住在上海，他们希望你离的近些，以便更好的照顾他们。有一次，你见到一个老朋友，他认识刘林，通过他你了解到刘林并非像你想象的，事实上，他从未上过大学。31案例演练你该怎么办？根据案例，请写一封给上司或刘林的信。32通知会议性通知任免通知指示性通知33会议通知会议通知因时效性强，应提前发文，估计有足够的时间准备收文，以便参会人员做好准备，按时到会。会议原因要简短，会

8、议内容，安排要求写的具体。34练习请写一篇会议通知35秘书每日一练若请有名望的人士出席开业典礼，则最好以＿＿的方式邀请。A．寄发请柬B．打电话C．打电话并同时寄发请