浅谈医院材料物资的采购管理

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　　浅谈医院材料物资的采购管理周国杰①　刘凌云②中图分类号：R197　文献标识码：B　：1003－0743（2003）08-0058-01　　医院材料物资是医院开展业务活动和其他活动所必需的物质条件，它是医院重要的流动资产，主要包括低值易耗品、卫生材料、其他材料(药品除外)等，且数量大、种类多、实用性强，经常处于销售、消耗及重置状态，具有较强的流动性和变现力。因此，加强材料物资管理，规范采购行为，合理制定储备限额和消耗比例，以较少的投入获取较大的收益，严格各项管理制度，保证材料物资的安全完整，充分发挥材料物资的效能，既是医院管理的需要，也是事业发展的需要。下面结合实际，谈谈具体做法及成效。　　１　组织领导　成立物资招标采购领导小组，院长任组长，医院班子成员任副组长，成员由监审科、财务科、总务科、器械科等职能科室负责人组成，办公室主任由总会计师兼任。　　２　制订材料物资招标采购程序　材料物资招标每季组织１次，由院各科室根据科室所需物资情况，提出采购申请，管理部门根据科室申请，结合库存编造采购计划，经主管院长审核后报院长批准，招标采购办公室(简称招办)组织招标采购。凡未通过招标采购的材料物资，财务科一律不予付款(临时、急用除外)。这样一来，凡医院使用的各种材料物资均需通过招标采购，变个人操作为集体决定。 　　３　制订医院材料物资招标采购制度及管理办法　(１)坚持质优价廉、公开、公正、公平的原则，服务临床，方便患者，做到既满足需要，又节约开支。(２)器械科按医院发展及业务需要对医疗器械、一次性用品、检验试剂、Ｘ线胶片等材料物资的供货方进行评价，编制《合格供方名录》，并对供方的供货业绩定期进行评价(大型医疗设备附购前论证)，建立供方档案，并负责采购计划的编制和采购物资的进货验收、保管、领发。(３)总务科按医院发展需要及行政办公需要，对建筑材料、行政办公用品、五金交电用品、水暖用品、印刷品、零星加工维修等供货方进行评价，编制《合格供方名录》，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案，并负责采购计划的编制和采购物资的进货验收、保管、领发。(４)对供方的评价及选择。物资管理部门根据采购技术标准和诊疗服务需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写《供方评定记录表》，可同时选择几家合格供方，建立并保存合格供方的质量记录，根据产品的类别不同，明确对供方的评定方式和程序，对重要物资的供方除提供充分的书面证明材料外，必要时还需要样品测试及批量使用，测试合格才能供货。(５)采购量为半年用量，使用部门应提前半个月上报《申请采购计划》，管理部门应经常深入科室(每周１次)了解情况，并结合库存及科室《申请采购计划》，汇总编制《采购计划》，力争采购计划全面、内容完整、项目齐全，必要时附质量要求和技术指标。根据物资的性能和特点不同，个别物资可以采取一次性招标，分批送货或随要随送。(６)采购的实施。院招办根据院长批准的《采购计划》，组织招办成员按照采购物资要求，在《合格供方名录》中选择供方参加招标。对于临时急用的材料物资，相关部门填写《临时采购申请单》，报主管院长批准后，直接实施。零星、小批量物资采购由招办、监审科、管理部门具体组织实施；大批、贵重物资采购由院领导及全体招办成员组织实施，对于个别物资无法组织招标，可实行３人采购小组货比三家，现场采购。(７)严肃招标程序和招标纪律，实行规范化、制度化、科学化管理。凡参加投标的供方，必须出具合法的营业执照、生产经营许可证、产品质量合格证等相关资质证明，物资管理部门负责把关并负责编制《采购计划》，院招办负责标书的制作、发放及招标的组织实施。标书内容要全面，主要包括产品名称、单位、规格型号、产地品牌、数量、单价、质量要求、技术标准等，个别物资附样品。原始标书由供方填写后密封并交监审科，待招标时现场揭标，公开唱标，专人记录。同时，为避免惟价格论或惟质量论，要以质论价，质优价廉者中标。为严肃纪律和避免不正当竞争，投标方需交一定的保证金。凡中标者需签订《采购合同》及供货通知书，中标方按照合同要求及供货通知书内容送货。供货通知书１式３份，由招办、监审科、管理部门共同签字生效。管理部门和使用科室按照供货通知书、合同规定及需方要求，负责审验产品的质量和数量。　　４　主要成效　(１)理顺、规范材料物资采购制度，避免了暗箱操作，增加了材料物资采购的透明度，净化了经济环境，做到了相互牵制、相互制约、相互监督，体现了公开、公正、公平的原则，使物资采购制度更加科学化、制度化、规范化。(２)通过招标采购，贯彻了厉行节约、勤俭办事业的宗旨，同时降低了材料成本，减少了费用开支，堵塞了漏洞，严密了手续，确保了材料物资的安全完整。(３)通过招标采购，提高了物资质量，保证了供应，最大限度地发挥了材料物资的效能，推动了医院各项工作健康有序地发展。(４)通过招标采购，进一步贯彻了ＩＳＯ９００１— ２０００质量管理体系，达到了对采购过程及供方的控制、评价、选择，确保所采购的物资符合规定要求。