前端控制理论在档案管理中的含义及其作用

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1、前端控制理论在档案管理中的含义及其作用前端控制理论在档案管理中的含义及其作用　　前端控制思想虽然早已被运用于科技档案的管理当中，并形成了一些成熟的做法，但在其他档案的管理中却探讨得较少。然而，通过在高校档案管理中的运用与实践，不仅能使档案这种国家不可再生资源得以有效的保护与利用，同时也为前端控制理论的进一步丰盈充实添加了绚丽的一笔。　　一、档案管理中前端控制的含义　　随着科学信息技术越来越广泛的应用，文件的记录方式发生了很大的变化，这对文件以及档案的管理都产生了巨大的影响，在档案事业正被重新塑造、重新接受和重视的时代，需要发展完善原有理论，

2、建立新的管理思想，前端控制理念便自然而然地被提出应用。　　前端控制理论产生的思想根源是由法国的诺加雷提出的。他认为档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。所谓前端控制，是指针对文件（或在工作中形成的各种载体的文字记录）的管理，要从文件形成之时甚至形成之前（即文件管理系统设计阶段）就对文件形成一直到归档整个过程给予通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。它是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看

3、作一个完整的过程，是实现文件全程管理的重要保障，是全面、系统、优化思想的集中体现。前端控制新思维的档案学理论与实践基础沿着历史长河梳理档案管理思想的发展，我们就可以发现前端控制并不是全新的管理思想，而是几十年管理理论与实践的总结和提炼，是近一个世纪以来档案界不懈努力的结晶。　　二、档案管理中前端控制的实质本文由.L.收集整理　　保障档案的真实性、完整性和有效性是前端控制的目的，因此，前端控制是有效管理档案的重要环节。然而，前端控制什么？这在人们的概念中是模糊不清的。其实前端控制原则的实质和核心，就是档案化，也就是确保并且能够证明文件的真实性

4、、完整性、可靠性和长期有效性（可读性、可理解性等），使文件有可能用作证据和作为档案保存。明确前端控制的实质和核心，将有助于系统设计人员适时摈弃用一成不变的方法来解决文件真实性管理问题，使得由系统管理起来的文件能被全过程监控，使其每一份都具备成为档案的资格，达到只要有需要保存就能随时转入档案管理的阶段。　　以档案化点出全程管理和前端控制的实质以及核心内容，使之与归档管理概念相对应，还有助于澄清糊涂认识。档案化并不排斥归档，两种概念应该共存，但是在文件管理中强调的重点应该是档案化管理。实际上，所有信息系统都存在对文件真实性进行管理的问题，因而都

5、存在档案化的问题，所以，提出档案化和档案化管理对文件管理工作具有重要意义。　　三、档案管理中前端控制的方法　　在经济环境的改变及文档一体化的发展趋势下，面对日益严重的文件漏归现象，因文件整理归档质量参差不齐频繁出现的返工现象，约束机制不完善，各类文书格式混用以致出现一文多事、附件不全的问题，如此种种无不加大了档案管理的难度。可见，前端控制的思想是档案工作适应现实发展的一种必然，是档案工作理念的一种转变，它的应用将极大地推动各项工作的开展。因此，如何运用前端控制理论进行良好的管理控制，是我们需要加以重视的课题。　　1.对文件前端控制的管理，首

6、先是对人的管理。人的行为是电子文件前端控制的主要因素，只有管理好人的行为，才可以规范和完成这项工作。档案人员只有具备强烈的责任意识和严谨的工作态度，熟练掌握档案专业知识，能用全面的、发展的观点来鉴别档案的价值，才能不断积累经验，培养出高素质档案干部队伍。因此不但要深入到文书形成部门，从文件的形成开始进行检查与指导，对各个环节与细节进行相应的指导，提出规范性的要求。还要加强对档案兼职人员的培训工作，并针对兼职人员的不同情况进行分类培训。对新上岗的人员加强档案收集、整理等基本方法和操作技能的培训，对熟练的兼职人员则加强新知识、新技能的培训，提高

7、兼职人员的业务水平和工作技能，从源头上保证档案的质量，为档案的标准化、规范化奠定基础。另外，档案人员要适应信息技术和档案事业的发展要求，在不断充实档案管理理论的同时，还要有针对性地加强外语、电子计算机技术、现代通讯及网络技术、办公自动化和电子辅助设计等知识的学习。　　2.理顺归档关系，规范归档流程，建立相应的激励、考核制度。档案人员要树立前端控制的思想，在文件材料的收集整理之时，加强与文书处理及业务部门的交流与沟通，参与文书处理及立卷归档工作制度的制定，分清归档与不归档范围，对档案潜在价值的预测或判断，这是具有超前性和前瞻性的工作。要及时根

8、据社会的发展变化和利用需求，将无保存价值的文件从源头上清除，确保归档质量。为了更好地执行归档前期鉴定的工作，需要建立良好制度规范，定期检查，通过一系列检查考核、评比活动，对存在的