01文件和资料控制程序

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1、程序文件文件编号：QB/LBY/QES2009-01文件和资料控制程序第6页共11页版本：第6版修订号：1（GB/T50430）1.目的对于质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保相关场所得到并使用有效版本文件。2.范围本程序适用于公司生产经营活动中所有的文件和资料的控制工作。3.职责3.1行政企划部负责公司文件的全面管理，负责汇总公司的《规章制度总清单》及公司文件的发放和管理。3.2项改办负责《管理手册》和程序文件的修订和换版。项目监察部负责施工资料的检查、竣工资料的审核和项目经理部竣工资料的移交管理工作。核算部负责经营类资料的检查、审核以及移交工

2、作。3.3法务部负责公司质量、环境、职业健康安全法律法规的管理工作，汇总公司的《法律法规总清单》。3.4工管中心行政办公室负责项目部日常文件的管理与发布。3.5公司各部门负责《职能管理手册》相关分册的修订。3.6公司各部门、项目经理部负责本部门、本项目的相关文件资料的管理工作。4.程序工作流程图：内部文件工作流程图：详见流程图一外来文件工作流程图：详见流程图二内部文件发布工作流程图：详见流程图三4.1文件和资料的类别4.1.1文件和资料的内容包括内部文件和外来文件。4.1.1.1内部文件包括：1）管理手册；2）程序文件；3）支持性文件；4）目标、指标和管理方案；5）

3、合同；6）项目管理实施规划、施工组织设计、施工方案；7）记录；8）企业标准文件。2010年12月30日程序文件文件编号：QB/LBY/QES2009-01文件和资料控制程序第6页共11页版本：第6版修订号：1（GB/T50430）4.1.1.2管理体系所需的外来文件包括：1）法律、法规、标准、规范、图集等（国家、地方、行业）；2）上级文件；3）业主、监理、分包方往来函件；4）适用于本公司使用的外来文件。4.2文件拟稿文件编撰部门应采用电子文档，并在OA系统发文审批流程中上传附件存档。4.3文件和资料的批准4.3.1《管理手册》由公司管理者代表审核，公司总经理批准。4

4、.3.2《程序文件》由公司各部门经理、主管副总经理审核，管理者代表批准。4.3.3公司各部门编制的支持性文件，按审批程序由部门经理报请主管副总审批。4.3.4经审批后的《管理手册》、《程序文件》、支持性文件均由行政企划部存档、发布和管理。4.3.5项目经理部编制的目标、指标和管理方案由项目中心总经理审批，具体执行公司《目标、指标和管理方案控制程序》。4.3.6施工组织设计、施工方案的编制及审批，具体执行公司《施工技术控制程序》。4.4文件资料的编号、标识及发放4.4.1质量、环境、职业安全健康管理体系文件4.4.1.1管理手册和程序文件的编号方法为：QB/LBY/Q

5、ES﹠XM06（2009）其中：QB—企业标准代号LBY—北京丽贝亚建筑装饰工程有限公司代号QES﹠XM—质量环境职业健康安全和项目管理手册代号06—版本号2009—为编撰年度QB/LBY/QES2009—XX其中：QB—企业标准代号LBY—北京丽贝亚建筑装饰工程有限公司代号QES—质量、环境、职业健康安全管理程序文件代号2009—XX分别为年度和文件顺序号4.4.1.2记录表格的编号为：JLXX—XX其中：JL—为管理体系记录代号2010年12月30日程序文件文件编号：QB/LBY/QES2009-01文件和资料控制程序第6页共11页版本：第6版修订号：1（GB/

6、T50430）XX—XX分别为程序文件顺序号和记录顺序号4.4.1.3项目管理文件集编号按文件集规定。4.4.2公司的红头文件，统一由行政企划部负责编号并下发。4.4.3其他文件和资料按自身编号进行标识和下发。4.4.1条款所含文件的发放应使用OA系统，纸质文档文件均需要填写《发放回收（借阅）登记表》。4.5文件和资料的登记及借阅4.5.1公司下发的行政文件，全部采用网发，按信息管理部网上办公流程控制。4.5.2文本文件和其他方式下发的文件，各单位必须做好发文登记。4.5.3施工组织设计、与业主、设计、监理单位之间的来往函件、施工图纸等资料由各单位资料员按本单位实际

7、情况分门别类在《发放回收（借阅）登记表》中登记和借阅。4.5.4公司各部门负责收集、登记、确认公司适用的法律法规，并建立部门内部的《法律法规清单》。技术研发部对使用的规范、规程、图集等填写《标准、规范、规程、图集目录清单》。公司法务部负责建立公司的《法律法规总清单》，具体执行《法律法规与其它要求控制程序》。4.5.5项目经理部建立本项目适用的《法律法规清单》及《标准、规范、规程、图集目录清单》，并在《发放回收（借阅）登记表》中进行发放或借阅，具体执行《法律法规与其它要求控制程序》。4.5.6公司各部门负责编制本部门规章制度，并按规定权限进行审批，同时建立本部门《