高校档案管理存在问题及其解决对策

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高校档案管理存在的问题及解决对策摘要:高校档案管理是高校管理工作的基础性工作，是高校管理工作的重要组成部分。随着形势的发展，当前高校档案管理工作出现许多的问题和不足，对此进行了分析,并提出了对加强和改进高校档案管理工作的建议和意见。关键词:高校档案管理;存在问题;解决对策中图分类号：酩7文献标识码匕文章编号:1009-0118（2012）09-0211-02高校档案记载着一个学校的过去和现在，更加映射着一个学校的未来。所以，高校档案管理是学校的一个重耍组成部分，是提升一个学校竞争力的指标之一,然而新形势下的档案管理工作还存在很多不足，本文针对档案工作人员，学校规章制度等方面对高校档案管理现状进行分析，提出相应措施。一、档案管理服务创新的意义管理就是一种服务,检验档案管理工作是否到位，关键是能否为档案利用人员服务到位，档案内容是否完整，档案查阅是否方便，是否真正把档案利用者视为客户。二、高校档案管理工作重要性的认识高校档案是指高校从事招生，教学，科研，管理等直接形成的对学生，学校和社会有保存价值的各种文字，图表，声像等不同形式，载体的历史记录，主要分为党群档案，科研档案，教学档案，学生档案，产品档案,财会档案，基建档案，设备档案，出版档案，外事档案及声像档案等。档案管理活动是包含了信息的输入，存储，加工，输出这样一个信息传输过程,是一种信息控制系统，但与其他文献管理活动相比,它又具有自己的特点：（-）档案资源积累过程的患慢性；（二）档案管理过程扣阶段性；（三）档案管理活动对档案形成者的依附性；（四）档案管理工作对社会的相对封闭性。三、高校档案管理的基本任务（一）内容1、贯彻执行国家关于档案工作的法令，政策和规定，规划全校档案工作。 2、制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督，指导和检查执行情况。3、负责接收、管理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有养料。4、开展档案的开放或利用工作。5、负责编辑档案，参考资料,编制检索工具，积极开展档案信息资源。6、参加档案信息工作的整体化建设，积极开发档案信息资源。7、参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作,进行档案信息交流。8、负责对全校档案工作人员的业务培训，开展档案宣传工作和利用者教育活动，开展档案学术研究和交流活动。（二）理论知识创新，是档案管理活力的源泉当今吋代是知识经济时代，也是信息吋代，在这个吋代中，各行各业都发生着日新月异的变化。档案管理工作只有不断进行理论知识方面的创新，才能适应新时代发展的要求,跟上时代发展的步伐，新形势下档案工作创新有着广阔的创造空间。另外，随着我国社会主义市场经济体制的建立和完善，政府职能部门都应考虑和实践的大问题，另外,随着我国社会主义市场经济体制的建立和完善,政府职能以及行政管理模式必然随Z变化，对档案工作來说，涉及的问题会越來越多，工作也越來越繁重。新问题，新挑战迫切需要广大档案工作者既要在思想上高度重视，乂要在行动主动探索,更要在实践上进行积极创新，才能使档案工作跟上形式的发展，实现其应有的促进和推动作用。（三）技术管理创新，是档案管理全面发展技术管理创新一方面要努力推进管理模式的创新，档案管理者要自觉坚持在管理方法的创新上下工夫，在管理手段现代化上下功夫，坚决克服等、要和各种因循守I口思想的束缚的，牢固树立档案是一种信息资源，同样产生经济和社会效益的理念，把有限的被动服务转变为主动服务，由以传统的静态服务，间接服务转变动态的,直接的高层次服务，由封闭型的管理向开放型管理转变，由单一服务向多元化服务转变。另一方面要努力推进管理手段的创新档案管理主要是和数字与文字打交道,数字化档案将成为今后档案管理事业的主要存在形式, 建设数字化档案已经成为档案管理的发展方向。四、档案管理的创新基本内涵档案管理人员要在思想观念方面创新,首先要对档案管理工作的变化有明确的认识，过去档案工作主要是为政治服务，是相对封闭的，服务的方式也是被动接待为主，改革开放之后，档案工作已经有了重大的转变，既要为政治服务，还要为经济建设，教学科研，编史修志服务。要面向社会，全面开放，并主动开放档案信息资源，为改革开放和经济建设服务。社会主义市场经济建立后，对档案事业提出了新的更高的要求，在不断发展的新形式下，档案工作者只有解放思想，更新观念,开拓创新，才能研究新情况，解决新问题，实现新突破。档案管理者必须注重创新思想培养，创新思想是一个相对性的概念,是相对于常规思维而言的一种思维方式，创新思维是一般具有独特性,新颖性，灵活性,逻辑性，对象的潜在性等特点，因此，要使档案管理部门创新成功,必须培养创新思维。五、目前高校档案管理存在的问题（一）在管理体制上，档案机构设立不健全，绝大多数档案机构都是党办，校办下的科级建制，归属校办管理,编制少，人手不足，致使分工不够具体，职责难以划分清楚。（二）档案工作人员素质偏低,在安排工作吋，一般不会安排工作能力强的人员担任兼职档案员，大我数是半路出家，没有经过业务学习和培训上岗，致使档案管理人员业务知识缺乏，业务不精通。（三）档案门类不全。目前的高校档案内容单一，主要以党政，财会类档案居多，而其他档案门类如照片•，声像档案，实物档案等严重匮乏,不能满足各个层次档案利用主体的需求。（四）档案材料收集不全面。设备不全，使档案收集丁作收到限制，有些学校过分强调科研建设，科研经费的比重大，不重视档案管理工作,不购置完整的电子设备，使档案的收集，整理，归类，编目等工作仍多数靠手工书写，速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。（五）档案的利用率不足。长久以来，由于受到某些陈I口思想观念和档案制度的规定与制约，档案利用主要是为各级领导决策，为机关各部门工作参考服务，而为教学科研服务相对较强,大大影响了档案的利 用效率。（六）缺乏档案保护意识，没有真止发挥档案管理的作用，档案保护是一项非常细致的工作，要定期检查，随时检查，随时反省，防患于未然，要明确到一个疏忽将会给社会带来甚至是无法换回的损失，而目前高校档案管理工作人员的工作比较被动，存在不按规章制度办事的现象,缺乏档案保护意识，档案管理责任人不明确,责权界限不清，一旦出现问题相互推托。对于档案的质量，数量不够重视。针对学生档案不受重视，管理体制不完善，学生档案是学校档案的一个分支，但是，高校往往只重视教学和其它管理的档案工作,对于学生档案工作的重要性没有认识到位，没有将学生档案管理工作提到议事FI程。六、加强高校档案管理工作的措施（…）加强领导，提高认识。各高校要加强对档案工作的领导,要高度重视和大力支持，把档案管理工作列入议事H程和学校的整体发展规划当中，广泛开展学习宣传活动，增强师生员工的档案管理意识，止确认识档案管理工作,把档案管理工作列为学校质量评估的一项重要内容。（二）改革和完善高校档案管理工作体制和机构设置。首先，根据各校实际情况设立独立性并直属校领导的处级综合档案管理室，确定一名校领导分管负责档案工作，定期听取汇报研究，协调解决全校工作的各种问题。要配备一定专职档案管理人员，根据档案管理业务要求，在全校形成相对稳定的档案工作系统，网络，更好的实现档案的规范化,标准化管理。（三）提高档案管理人员素质，稳定档案管理队伍。提高档案管理人员素质，稳定队伍是提高档案管理水平的必要条件,在配备档案人员中，要注重性别，年龄，文化，专业结构层次的比例，逐步增加档案专业人员队伍，要改变档案管理人员稳定性差的问题，除改善工作条件和福利待遇外，还要从政治上关心档案人员的成长。（四）推进高校档案管理的现代化。面向知识经济时代的档案丁作必须加强现代化步伐,必须因势利导，与现代化建设接轨，运用信息技术改造传统的档案工作，实现档案管理，搜索，利用的信息化，网络化，数字化，加速档案应用信息高速公路建设，进一步加强高校档案管理标准化建设,充分利用档案信息资源为经济建设服务。 七、结语高校档案部门应从加强思想意识的转变,树立新的观念入手，以提高人员素质为根木，实现档案管理的现代经,科学化，大力开发档案信息资源为知识经济服务。只有对高校档案管理进行大力的改革,实现科学管理，找到与知识经济时代的结合点，才能尽快把高校档案中丰富的科学文化知识和高新技术转化为生产力，促进社会生产力向前发展。参考文献：[1]原永堂•在高校档案工作学术研究会上的讲话[j]・中国高等教育学校档案工作简报,2002,(36)・[2]刘南山・论档案工作创新目标及保障[j]•中国档案,2004,(1).[3]梁丹.教学档案管理意义，特点及路径创新[j]・钦州学院学报,2007,(3).[4]于胜杰•浅析高校档案管理工作[j]•江苏经贸职业技术学院学报，2005,(4)・[5]景海亮，固永娟.如何实现现代化高校档案管理[j]・科技资讯,2008,(10).结论