职场人士的高效时间管理.ppt

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高效时间管理讲师：丘神影版本：1705A 小王请假2 分享：你时间管理的困境3 大纲4认知篇：正确的时间管理思维方法篇：时间管理五法工具篇：时间管理工具箱技巧篇：常见时间管理问题处理 认知篇5正确的时间管理思维时间管理的意义时间管理的本质时间管理的核心我的时间管理现状 时间的相对性6时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说是永恒。蘑菇——朝生暮死；寒蝉——春生夏死；海龟——生存500年；松柏树、黄杨树——活数千年 你想如何度过你的一生？7人这一生其实可短暂了，有时候一想跟睡觉是一样一样的：眼睛一闭，一睁，一天过去了；眼睛一闭，不睁，一辈子就过去了…… 时间是什么？8时间是生命，时间是财富，时间是资源！时间不可增减，不可存储，不可替代,不可倒回……时间却可以管理 时间管理的本质9时间管理＝管理时间？时间管理就是“自我”管理 时间管理的好处10便于控制减轻压力降低成本提高绩效平衡人生 成功人士是时间管理的高手11你在工作中投入了多少时间不重要，重要的是这段时间内你都做了多少工作用最快的时间达成最有价值的目标，实现均衡的人生 时间管理的核心12 你会管理时间吗？13 测试（1/2）14YESorNO？1你通常工作很长时间吗？2你通常把工作带回家吗？3你感到很少花时间去做你想做的事吗？4如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5即使没有出现严重问题或危机，你是否经常感到工作压力？6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7你经常在做重要工作时被打断吗？8你经常占用用餐时间工作吗？ 测试（2/2）15YESorNO？9在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14你常无暇阅读与工作有关的书籍？15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？ 测试评价16得分评价13-16Yes救命！你在时间管理上需要急救啦。9-12Yes当心！请重新审视你的时间管理。5-8Yes可以！方向正确，请保持姿势。0-4Yes恭喜！坚持你会让人敬仰哒。 时间是怎样浪费掉的17内部缺乏计划办事拖拉一心多用不务正业事必躬亲无头苍蝇外部文山会海电话访客制度死板信息不通责权不清训练不足 方法篇18时间管理五法生命规划计划管理优先矩阵ABC分类法工作统筹法 方法篇19生命规划 你是谁？你要去哪里？20 生命规划21人生意义使命愿景远期目标中期目标近期目标人生事业财富家庭生活学习成长人际关系健康休闲 规划示范（终极目标）22类别终极目标事业成为全国一流的企业家公司年产值达到20亿人民币财富拥有人民币5000万以上的财富家庭生活每月至少10天与家人在一起学习成长累计出版专著15本人际关系与国内最知名的20位企业家成为朋友健康休闲身体健康，每周定期各种球类运动 规划示范（远期目标）23类别远期目标事业推动公司成为国内著名教育机构实现公司年产值达到10亿人民币财富拥有人民币1000万以上的个人财富家庭生活每周至少1次家庭聚餐学习成长考工商管理博士并拿到学位出版专著2本人际关系与国内知名的10位企业家成为朋友健康休闲每月1次高尔夫，每年1次登山 规划示范（中期目标）24类别中期目标事业推动公司年产值达到5亿人民币财富拥有人民币500万以上的个人财富家庭生活定居上海并购买一套200平米的房子学习成长每年参加专业培训10次，看100本书出版专著1本人际关系认识国内知名的10位企业家朋友健康休闲每天锻炼1小时，每年同家人外出旅游2次 规划示范（近期目标）25类别近期目标事业推动公司年产值达2亿人民币财富拥有税后收入150万／年家庭生活养育一个可爱的宝宝，每年回老家看父母学习成长每年参加专业培训10次，看100本书拥有MBA学位人际关系与国内知名的5位企业家成为朋友与本行业领域的5位专家成为朋友健康休闲每天锻炼1小时，每年同家人外出旅游2次 方法篇26计划管理 计划管理27年计划月计划周计划日计划待办单目标分解方法期限检视调整 年计划（示范）28 月计划（示范）29 周计划（示范）30 日计划（示范）31 计划管理QnA321.分别什么时间制定年计划、月计划、周计划、日计划？2.年度计划如何分解？3.什么时间进行计划检视？4.待办单上应该包含哪些内容？如何标示？ 小测试33YESorNO1.您是先捡那些有兴趣的事做吗？2.您是先做容易的事再做困难的事吗？3.您是先做紧急的事再做重要的事吗？4.您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？5.您是到接近最后期限才真正投入项目吗？ 方法篇34优先矩阵 优先矩阵35重要紧急不急不重要IIIIIVII 练习36重要急不急不重要想想应该归在哪里？1危机2改进产能3发掘新机会4不速之客5规划、目标管理6某些电话7部门八月旅游安排 如果偏重I37重要急不急不重要结果：压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局I 如果偏重III38重要急不急不重要结果：短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制，怪罪他人人际浮泛，甚至破裂III 如果偏重IV39重要急不急不重要结果：全无责任感工作不保依赖他人IV 如果偏重II40重要急不急不重要结果：有远见、有理想平衡纪律自制少有危机II 高效能组织41重要急不急不重要50-60%15-20%1－15%20-30% 优先矩阵42重要紧急不急不重要IIIIIVII马上做要多做安排做要少做 方法篇43ABC分类法 ABC分类法（1/2）44A最重要自己做B重要压缩做C次要授权做 ABC分类法（2/2）45如何判断A?预期带来最大价值不做就没有机会了别人不能代替自己 方法篇46工作统筹法 80/20法则47集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要在琐事上花过多的时间。决定全局的往往是：重要的少数 你会怎么做？48想泡壶茶喝。情况是：开水没有（烧水需15分钟）；水壶要洗（1分钟），茶壶要洗（1分钟），茶杯要洗（2分钟）；火生了，茶叶也有了（1分钟）。怎么办？ 几种答案49办法甲：洗好水壶，灌上凉水，放在火上；在等待水开的时间里，洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶；等水开了，泡茶喝。办法乙：先做好一些准备工作，洗水壶，洗茶壶茶杯，拿茶叶；一切就绪，灌水烧水；坐待水开了泡茶喝。办法丙：洗净水壶，灌上凉水，放在火上，坐待水开；水开了之后，急急忙忙找茶叶，洗茶壶茶杯，泡茶喝。 泡茶示意图50洗开水壶（1分钟）烧开水（15分钟）洗茶壶（1分钟）洗茶杯（2分钟）拿茶叶（1分钟）泡茶 案例：工作统筹重要性51第二次世界大战期间，美国急需生产五万架飞机。有关部门立即投入铝的生产，却没有想到，铜的供应也一下子紧张了起来。生产这么多飞机需要大量的铝，而冶炼这么多铝需要大量的电，输送电需要耗用大量的铜。由于事先没有考虑到这个问题，结果主管部门手忙脚乱，为了完成飞机生产的紧急任务，不得不向国库借用银来代替铜，造成了不必要的损失。 练习：你是徐松怎么办？52M公司专卖店因市场竞争加剧，业绩严重下滑，员工士气低落，某天上午有两名骨干营业员提出辞职申请。为稳定员工队伍，督导徐松已约定今晚同这两人谈话。为提高销售，徐松和企划主管拟定了促销方案，可是经理出差，客户也去南方旅游了，徐松很是郁闷。下午接到在出差的销售经理的紧急电话，一位重要的商场，今晚六点要谈反季促销方案，要他代表经理亲自洽谈并宴请。其实，徐松的MBA论文尚未完成，这两天也到了最后的期限，他曾想让妻子帮忙，但妻子未同意，这样公事私事便搅得他十分着急。刚过五点钟徐松就急匆匆地找到司机，开车前往商场。还没走进市区，突然手机响了，里面传来一个女子焦急的声音：“你是徐松吗？我是你的邻居，你母亲生病住院了，她让我给你打电话，你赶快来！” 徐松的对策53给饭店打电话订包厢给商场经理打电话约晚宴打电话让妻子交住院押金打电话给两个骨干约夜宵打电话请培训部帮做论文给经理打电话说明促销案BC给经理发邮件等经理审批AAAAAAA和企划主管沟通广告公司制作终端物料和商品主管沟通货品调配和客户敲定促销方案C 工具篇54时间管理工具箱桌台摆设传统工具电子工具 脏乱的桌台55备忘录和宣传品放在电脑上联系人名单贴在电脑上纸张淹没电话阅读文件塞入文档中易遗忘文件数量膨胀却未及时更新文件柜中充斥无关资料废纸未清废纸撒落地上 清理桌台56只打开正在使用的文件发函文件经常清理来函文件保留新的文件及时归档频繁使用的文档易拿到电话伸手可及常用文档靠近办公桌垃圾及时清理 建立良好办公环境57十字秘诀整洁便捷定位清理习惯 传统工具58笔记本文件夹报事贴 电子日历59 时间管理App60习惯养成提升专注制定计划任务清单综合管理时光似金Forest滴答清单Doit.im种子习惯 案例：王经理的一天（1/2）61王经理本科毕业，在一家民营企业任人事经理。早上8：28他打卡入门，到办公室刚好8：30。他打了一杯水，抽上一支烟，正好工程部谭经理来找他反映有一个工程师想离职。两人抽了一支烟，谈了半个小时没有定论。王经理说他没权利给工程师加工资，建议谭经理找老板谈。一看9：30了，他开始签各部门交来的考勤单、奖罚单、请假单等，然后打开招聘网，顺便看看网上新闻，不知不觉就已经是10：30。上厕所时碰到几个新员工来应聘，聊了几句。在门口，发现文员服务不好，说了文员几句……回到座位上，看看昨天写的报告还没有完，刚动笔，生产部电话反映天气热，见行政主管不在岗，亲自安排厨房烧凉茶。回来时差半小时吃饭了，看到做不成什么，就与下属聊天。下班前10分钟，给外地以前的同事打电话。12:00下班吃饭。 案例：王经理的一天（2/2）62下午13：30上班，由于昨晚打麻将没睡好，午休又没有睡好，迷迷糊糊的坐到办公桌前。自己泡了一杯浓茶。刚好看到应聘的工人不会填简历，又解释一通，回到办公桌前已14：30，这时下午开生产例会，因员工招聘不到，要求参加，大概花了5分钟介绍了招聘情况，散会已经16：30。碰到品管经理来找文员要培训名单，又来聊了一会。想着明天还要开会，要提交一月总结报告，还没有写好，于是写报告。刚写好就5：30到了。于是下班了。请分析王经理在时间管理上存在哪些问题? 技巧篇63常见时间管理问题处理避免拖延化零为整高效沟通碎片运用应变有道 拖延者的借口64强调时机不对逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承担责任不适当的目标为了轻松混日子 拖延的代价65时间蹉跎躲不过十五问题层出不穷压力下忧郁工作健康风险远离积极的人生 五步治愈拖延症66直面分解行动挑战奖励 化零为整67电脑有批处理，你的工作呢？背包法则：将同类事情尽可能批量处理微信邮件 高效沟通68试用下列词语填空：1电话，2多重，3会议，4集中避免_____沟通善用_____沟通组织问题尽量______沟通提升______沟通效能 会议沟通要点69不开无准备的会议制定目标拟定议程精简人数选择时机控制时长尽量少开会 碎片运用70电脑需要定期整理，你的碎片时间呢？上下班路上旅途时间等候时间洗手间时间 案例：该怎么办71一位善聊客户的电话客户投诉内部人员咨询电话打印机坏了审核报销单要交的报告 应变有道72职责内马上处理暂缓处理职责外转交处理避免突发情况 懂得说“不”73秘书安排暗示时间冲突提醒时间控制不要坐下拒绝时，附理由，供途径对事不对人 课程回顾74认知意义本质核心现状方法生命规划计划管理优先矩阵ABC分类工作统筹工具桌台摆设传统工具电子工具技巧避免拖延化零为整高效沟通碎片运用应变有道 75 76