Excel操作技巧培训.ppt

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Excel操作技巧培训-------营运部数据分析2011年5月27日 为了使大家做数据的时间缩短、提高工作效率，现将我个人的Excel操作技巧教给大家，希望能对大家有所帮助。鉴于大家Excel操作水平高低不均，我会从最简单的操作入手，但请大家相信我，我所讲的一定会有你不知道的操作技巧！最终会让大家做到：能用键盘快速操作的绝不用鼠标，能用鼠标快速操作的绝不用键盘，节省每一步操作时间，用最快捷的方法来得到我们所需要的最终结果！前言前言目录快捷函数技巧方法透析程序 目录常用快捷键最实用的函数最快捷的操作技巧各种数据处理方法数据透析的使用方法录制宏、编写程序前言目录快捷函数技巧方法透析程序 常用快捷键（一）Ctrl+1打开单元格格式菜单Ctrl+2单元格内字体加粗/取消加粗Ctrl+S保存当前数据Ctrl+C复印单元格内容Ctrl+V粘贴所复印的内容Ctrl+X剪切单元格内容Ctrl+Z撤消上次操作Ctrl+A选择单元格内有数据的一个矩形范围/打开公式面板Ctrl+D(R)所选单元格以第一个单元格内容竖向（横向）填充Ctrl+ENTER所选单元格均以某值、某公式填充前言目录快捷函数技巧方法透析程序 Alt+F+S当前表格另存为Alt+D+E执行分列操作Alt+E+G执行定位选择操作Alt+E+E在一定范围内搜索特定文本Alt+E+F在一定范围内替换特定文本Alt+D+S数据排序Alt+F+V打印预览Alt+D+F+F执行/取消筛选操作Alt+D+F+S筛选显示全部内容常用操作快捷键（二）前言目录快捷函数技巧方法透析程序 最实用的函数（一）VLOOKUP获得在某个区域内查找特定文本所在行数据的第N列内容，详见下图：前言目录快捷函数技巧方法透析程序填写参数：第一行：以哪个单元格的内容为搜索关键字第二行：搜索的具体范围（搜索范围必须以含有搜索关键字的一列为首列）第三行：需要获得搜索范围中对应搜索关键字所在行的第几列数据第四行：填写“0”即可 最实用的函数（二）SUMIF获得在某列区域内匹配特定内容的行数据的第N列内容之和，详见下图：前言目录快捷函数技巧方法透析程序填写参数：第一行：包含搜索关键字的列第二行：搜索的关键字第三行：关键字列对应的求和列 最实用的函数（三）COUNTIF在某列区域内匹配特定内容的个数详见下图：前言目录快捷函数技巧方法透析程序填写参数：第一行：包含搜索关键字的列第二行：搜索的关键字 最实用的函数（四）MID截取某个单元格内容的特定长度文本，详见下图：前言目录快捷函数技巧方法透析程序填写参数：第一行：需要截取文本所在的单元格第二行：文本左边起，从第几个字符开始截取第三行：截取几个字符 最实用的函数（五）IF当条件为真或假时如何处理，详见下图：前言目录快捷函数技巧方法透析程序填写参数：第一行：条件表达式第二行：如果条件为真时（满足条件），表达式第三行：如果条件为假时（不满足条件），表达式 最实用的函数（六）LEN获取某个单元格内容的长度，详见下图：前言目录快捷函数技巧方法透析程序填写参数：第一行：某个单元格 最快捷的操作技巧选择某行（列）数据：首先选择行（列）第一个单元格，再按下Shift键双击此单元格下边框（右边框）相邻单元格（行、列）数据对换：首先选择某个单元格，再按下Shift键拉边框至所需对换的单元格外边框相邻单元格（行、列）添加单元格：首先选择某个单元格，再按下Shift键拉动单元格右下角至所需位置连续使用格式刷：首先选择标准格式的单元格，再双击格式刷图标，然后依次选择所需复制格式的位置自适应列宽（行高）：选择所需调整的列（行），再双击其中列（行）的边框前言目录快捷函数技巧方法透析程序 最快捷的操作技巧输入日期：5/20（5月20日）输入当前日期：Ctrl+：（年年年年—月月—日日）文本转数字：选择性粘贴乘1数字转文本：分列数据选文本长数字：单元格式—自定义—0横向/竖向数据转换：选择性粘贴转置多个单元格内容合并：以“&”连接各个单元格内容输入1、2、3····：单元格输入1，按Ctrl拉单元格右下角至某一行检查表中所有公式：Ctrl+~输入之前曾经输入过的行数据：Alt+方向键下删除整行（列）：鼠标右键+D前言目录快捷函数技巧方法透析程序 最快捷的操作技巧重复上次操作：F4光标至数据最后：F2切换相对/绝对符号：输入公式当中按F4单元格内换行：Alt+Enter选择上（下）单元格：Shift+Enter、Enter选择左（右）单元格：Shift+Tab、Tab选择列（行）数据：Ctrl+Shift+下（右）特殊序列：右键点击单元格右下角拉动范围增加字符串：设置单元格—自定义—0#快速选择Sheet表：右键点击Sheet表滚动条分屏显示数据：左键拉动上下滚动条（左右滚动条）数字转换大小写：设置单元格—特殊—中文大写（小写）前言目录快捷函数技巧方法透析程序 各种数据处理方法多行多列数据同时求和前言目录快捷函数技巧方法透析程序如右图所示：我们要一次性把品牌汇总和总计计算出来1、按Ctrl键，依次把汇总单元格选中2、点击自动求和键“∑”备注：只有当两边没有其它数据时才能正确求和 各种数据处理方法多组数据汇总前言目录快捷函数技巧方法透析程序如上图所示：我们需要一次性把三个表格数据汇总成一个表格1、选择一个单元格，这个单元格为汇总后表格的左上角单元格2、选择“数据”—“合并计算”—“合并计算”3、把第一个表格数据全部选中，点“添加”，依次把另外两个表格数据“添加”进去，然后点“确定” 各种数据处理方法设定各列内容输入规则前言目录快捷函数技巧方法透析程序如右图所示：第一列纯中文、第二列英文加数字、第三列纯英文、第四列纯数据，实际输入数据的时候，输入法切换频繁、麻烦，我们要一次性定义每一列输入数据的规则，需要纯中文的，输入法自动打开，需要纯英文的输入法自动关闭1、选中第一列，选择“数据”—“有效性”—“输入法模式“，根据需要设定参数2、依次设定各列参数 数据透析表/图的使用前言目录快捷函数技巧方法透析程序数据透析表/图主要作用是在处理大量数据时能快速、方便的按照字段或条件汇总数据，更直观的把数据展现出来，通过数据的比较分析来得出结果，数据透析图则是把数据透析表中的数据以图表的形式展现出来，一目了然。所以要根据不同的情况使用数据透析表或数据透析图，透析图适合做数据比较和展示，透析表更适合做数据分析和汇总，两者相辅相成，实用性更强！推荐大家熟练掌握这两个工具！ 数据透析表/图的使用前言目录快捷函数技巧方法透析程序首先选中所相关的全部数据，然后在“菜单栏”中选择“数据透析表和数据透析图”，一直“下一步”最后点“完成”就进入数据透析表的界面了，如下图： 录制宏、写程序前言目录快捷函数技巧方法透析程序很多时候我们会反复的做某固定的报表，比如销售日报、每日负毛利明细等，有些报表可做模版来简化做报表的步骤并缩短时间，但有些报表则需要通过少微复杂的操作才能得出最终需要的数据，这时候就可以利用录制宏来解决，我们只需标准的做一次报表，把所有步骤录制下来就行可以了，Excel就会像一个机器人一样，一步不差的按照我们之前操作的步骤从头到尾做一遍，我们把这个过程行为叫做“宏”，所以我们需要先录制一个宏，再运行宏，来简化我们的操作！让Excel自动为我们完成报表！ 录制宏、写程序前言目录快捷函数技巧方法透析程序当我们学会用宏来做报表的时候，也许做大部分报表已经不在过多的占用我们的时间，但是你遇上了特别繁琐的报表，复杂到你录制一次宏就需要很长的时间，有人说我有时间、有耐心去做，那准确性呢？这时，我们就要写程序来解决问题了，Excel兼容VB语言，我们可以通过编写VB程序来做报表，完全可以后台控制前台操作，而且可以保证结果准确性100%！所以，如果大家有时间或有兴趣学习VB语言，以后做报表将会更简化、数据更准确！ 大家刚开始使用上述操作的时候，可能会感觉到很不顺手，速度甚至还不如按照自己习惯的操作方式快，这需要一个改变操作习惯的过程，只有把每一步的操作都简化，才能大幅缩短作报表、作数据的时间。愿此PPT能起一个抛砖引玉的作用，大家把自己的经验共享出来，一起学习、探讨。前言目录快捷函数技巧方法透析程序结束语 希望对你有所帮助！前言目录快捷函数技巧方法透析程序谢谢