Excel常用操作技巧培训.ppt

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EXCEL中常用的快捷键Ctrl+；当前日期CTRL+1设置单元格格式CTRL+2加粗CTRL+3斜体CTRL+4下划线CTRL+9隐藏所选单元格所在的行，如果选中了整列，则将隐藏全部单元格F2进入单元格编辑状态F4在相对引用（如A1）和绝对引用（如$A$1）间进行转换F9将公式直接转化为数值F11快速插入图表shiftctrl+F11插入新工作表制作日期：2006年7月1FNLDC 开始语：Excel是MicrosoftOffice软件包的组成部分。按启动Windows应用的方法运行它后，屏幕上就会显示其操作窗口，并且打开一张名为Book1(工作薄1)的电子报表。(如图所示)标题栏下拉菜单常用工具栏状态栏工作表区列标行号滚动条单元格工作表标签制作日期：2006年7月2FNLDC 数据筛选在EXCLE里面它提供了比较方便的条件显示操作筛选功能，通过数据筛选功能，我们能够迅速的在数据表中找到满足条件的数据。其具体操作步骤如下：步骤一、单击需使用筛选的行号，选定此行。然后点击下拉菜单中的“数据”→“筛选”→“自动筛选”（右图所示），点击后所选定行号的单元格右下方就会出现一个下三角的下拉操作符（如右下图）。制作日期：2006年7月3FNLDC 步骤二、单击单元格的下三角符号如图一所示，选择自定义或所列数据，选择自定义后会出现一个“自定义自动筛选方式”的操作窗口，点击下拉操作中选择所需的筛选条件及数据即可完成筛选（图二）。自动筛选中提供了可以满足两个条件筛选（图三），其中“与”是须同时满足两个条件筛选才成立，而“或”是只须满足其中的一个条件即可进行筛选。图一图二图三制作日期：2006年7月4FNLDC 数据排序在日常工作中我们取得的数据资料排序不一定就合适使用的，而EXCEL在这方面提供了较方便的功能就是排序功能。排序操作步骤如下：步骤一、点击需要进行排序的工作表，单击下拉菜单中的“数据”→“排序”系统会自动选定工作表中的数据区域为排序区（若只对其中部分进行排序的话，那就须自行进行选取），弹出右图。步骤二、在对操作窗口中的“当前数据清单”中选择排序的形式，选择“有标题行”排序就以工作表中的第一行标题为排序的关键字，若选择“无标题行”排序就以工作表的列号为排序关键字。步骤三、在排序操作窗口中选择要排序的关键字及排序方式即可，若不只对一个关键字进行排序，就必须在次要关键字与第三关键字进行选择。制作日期：2006年7月5FNLDC 图表制作EXCEL中提供了便捷的数据图表的制作功能，下面我们就以零件不良品明细表进行大概的说明。具体操作步骤如下：步骤二：单击下拉菜单中的“插入”→“图表”或者在常用工具栏中直接点击图标，进入“图表向导”的第一步操作对话框。步骤一：选择制作图表所用的数据区域。！注：若按住“按下不放可查看示例”按钮，“子图形类型”将变成预览窗口，并且显示您所选定的图表类型与电子报表中数据的图表外观。制作日期：2006年7月6FNLDC 步骤三、在“图表向导”的对话框（右上图）中选择所需的图表类型（EXCEL提供了两种图表类型分别是标准类型与自定义类型），然后单击下一步，进入到“图表源数据”，在此对放框中可以对图表的数量源进行重新编辑，并可以对图表是以行或列进行显示设置，设置完成后单击下一步进入到图表选择设置界面。制作日期：2006年7月7FNLDC 步骤四、在“图表选项”的对话框（右上图）中对图表的标题、坐标轴、网格线、数据标志等进行设置。所有数据设置完成后按下一步进入到最后一步图表存放位置的确认项，若直接插入到现有工作表中就直接按完成，若作为新工作表插入的话就选第一项即可（如右下图）。制作日期：2006年7月8FNLDC 在完成图表后，若对图表中某项位置显示不满意的话，只需单击选定此项再点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选定第一项后就会出现该项目的格式设置窗口，您可以对所窗口中各项进行更改设置，在更改完成后按确定即可。（右图为点击数据后所显示的操作对话窗口，若对坐标进行选定的话就会出现“座标轴格式”操作对话窗口，其它的如此类推。另外若要对图表中各图例进行调整的话，可直接进行选定后拖移就可以了，如果对基本大小进行调整的话选定并将鼠标移到边上的六个小白框上，鼠标变为双箭头后就可以按住鼠标左键进行调整其大小。制作日期：2006年7月9FNLDC 一、什么是函数Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。函数输入方法(1)“插入函数”对话框“插入函数”对话框是Excel输入公式的重要工具，选中存放计算结果的单元格，单击编辑栏(或工具栏)中的“fx”按钮，则表示公式开始的“=”出现在单元格和编辑栏，然后在打开的“插入函数”对话框中的“选择函数”列表,选择所需函数后单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框。此方法的最大优点就是引用的区域很准确，特别是引用多个工作表或工作簿名称输入错误的问题。制作日期：2006年7月10FNLDC (2)编辑栏输入如果你要套用某个现成公式，或者输入一些嵌套关系复杂的公式，利用编辑栏输入更加快捷。　　首先选中存放计算结果的单元格；鼠标单击Excel编辑栏，按照公式的组成顺序依次输入各个部分，公式输入完毕后，单击编辑栏中的“输入”(即“√”)按钮(或回车)即可。(3)手工输入如果你对所使用的公式很熟悉的话，可以在单元格中直接进行输入，手工输入时同样可以采取区域的引用，你可以先在单元格中输入公式，然后将光标插入括号中间，再点选所需的工作表区域。但是分隔引用之间的逗号必须用手工输入，而不能像“插入函数”对话框那样自动添加。制作日期：2006年7月11FNLDC 单元格和区域引用引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。引用不同工作簿中的单元格称为外部引用。引用其它程序中的数据称为远程引用。在EXCEL中，存在两种引用类型：1.“A1”引用类型：用字母标志列（从A到IV，共256列），用数字标志行（从1到65536）。2.“R1C1”引用类型：用“R”加行数字和“C”加列数字来指示单元格的位置。制作日期：2006年7月12FNLDC 相对引用与绝对引用根据所要完成的任务，既可以使用相对单元格引用，也可以使用绝对单元格引用。前者引用的是相对于公式单元格位于某一位置处的单元格；后者引用的是特定位置处的单元格。当使用相对引用生成公式时，对单元格或区域的引用通常基于它们与公式单元格的相对位置。当复制使用相对引用的公式时，被粘贴公式中的引用将被更新，并指向与当前公式位置相对应的其它单元格。如果不希望在复制公式时，引用发生改变，请使用绝对引用。例如，如果公式将单元格A5乘以单元格C1（＝A5*C1），将公式复制到另一单元格中，则公式中的两个引用都将改变。如果在不希望改变的引用前加一个美元符号（$），就可以对单元格C1进行绝对引用。如果要对单元格C1进行绝对引用，请如下在公式中加入美元符号：=A5*$C$1相对引用与绝对引用也可混合使用，如：=$C1或=C$1制作日期：2006年7月13FNLDC 在默认状态下，MicrosoftExcel使用A1引用类型。如果要引用单元格，请顺序输入列字母和行数字。例如，D50引用了列D和行50交叉处的单元格。如果要引用单元格区域，请输入区域左上角单元格的引用、冒号（：）和区域右下角单元格的引用。示例如右图所示。制作日期：2006年7月14FNLDC 引用工作表外部数据随着大量的数据积累，还需要通过链接或者外部引用来共享其它工作簿或工作表中的数据。如下例中，AVERAGE工作表函数将计算同一工作簿中Marketing工作表B1:B10区域内的平均值：制作日期：2006年7月15FNLDC 函数的结构如下图所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。制作日期：2006年7月16FNLDC 嵌套函数所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。也就是说一个函数可以是另一个函数的参数。例如下图中所示的公式使用了嵌套的AVERAGE函数，并将结果与50相比较。这个公式的含义是：如果单元格F2到F5的平均值大于50，则求G2到G5的和，否则显示数值0。制作日期：2006年7月17FNLDC 只要您记住公式的应用法则，无论在单元格中，还是在“编辑栏”中都能建立并使用公式的。以下是一个公式范例：如果正确的创建了计算公式，那么在中文Excel2000的默认状态下，其计算值就会显示在单元格中，公式则显示在“编辑栏”中。如果要使工作表中所有的公式在显示公式内容与显示结果之间切换，可按下CTRL+`组合键（位于键盘左上侧）。制作日期：2006年7月18FNLDC Excel的运算符1.算术运算符用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。各算术运算与用途如下表所列。制作日期：2006年7月19FNLDC 2.比较运算符用于比较两个值，结果将是一个逻辑值，即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。与其它的计算机程序语言查类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算。各算术运算符名称与用途如下表所列。制作日期：2006年7月20FNLDC 3.文本运算符这实际上是一个文字串联符——&，用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如"North"&"wind"，结果将是Northwind。4.引用运算符引用下表的运算符可以将单元格区域合并起来进行计算。制作日期：2006年7月21FNLDC 如果公式中使用了多个运算符，Excel将按下表所列的顺序进行运算。如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如，同时包含了乘法和除法运算符，则将从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序，可把需要首先计算的部分放在一对圆括号内。制作日期：2006年7月22FNLDC 1.逻辑函数;逻辑函数是用来判断真假值，或者进行复合检验的Excel函数。在Excel中提供了六种逻辑函数。即AND、OR、NOT、FALSE、IF、TRUE函数。（一）AND函数所有参数的逻辑值为真时返回TRUE；只要一个参数的逻辑值为假即返回FALSE。语法：AND(logical1,logical2,...)，其中Logical1,logical2,...表示待检测的1到30个条件值，参数必须是逻辑值，或者包含逻辑值的数组或引用。例：=AND(B2>30,B2<60)、=AND(B1:B3)（二）OR函数OR函数指在其参数组中，任何一个参数逻辑值为TRUE，即返回TRUE。它与AND函数的区别在于，AND函数要求所有函数逻辑值均为真，结果方为真。而OR函数仅需其中任何一个为真即可为真。制作日期：2006年7月23FNLDC （三）NOT函数NOT函数用于对参数值求反。当要确保一个值不等于某一特定值时，可以使用NOT函数。简言之，就是当参数值为TRUE时，NOT函数返回的结果恰与之相反，结果为FALSE。（四）TRUE、FALSE函数TRUE、FALSE函数用来返回参数的逻辑值，由于可以直接在单元格或公式中键入值TRUE或者FALSE。因此这两个函数通常可以不使用。（五）IF函数IF函数用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此If函数也称之为条件函数。语法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。例：=IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),"")、=IF(B11>60,"合格","不合格")制作日期：2006年7月24FNLDC 一、文本函数（一）取出字符串中的部分字符可以使用Mid、Left、Right等函数从长字符串内获取一部分字符。具体语法为：LEFT函数：LEFT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定要由LEFT所提取的字符数。MID函数：MID(text,start_num,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。RIGHT函数：RIGHT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定希望RIGHT提取的字符数。比如：LEFT("Thisisanapple",4)=ThisRIGHT("Thisisanapple",5)=appleMID("Thisisanapple",6,2)=is制作日期：2006年7月25FNLDC （二）去除字符串的空白在字符串形态中，空白也是一个有效的字符，但是如果字符串中出现空白字符时，容易在判断或对比数据是发生错误。在Excel中，可以使用Trim函数清除字符串中的空白。语法：TRIM(text)其中Text为需要清除其中空格的文本。比如：TRIM(”　MynameisMary　　　")=MynameisMary注意：Trim函数不会清除单词之间的单个空格，如果连这部分空格都需清除的话，建议使用替换功能。（三）多个文字合并成文字串CONCATENATE用途：将若干文字串合并到一个文字串中，其功能与"&"运算符相同。　　语法：CONCATENATE(text1，text2，...)参数：Text1，text2，...为1到30个将要合并成单个文本的文本项，这些文本项可以是文字串、数字或对单个单元格的引用。　　实例：如果A1=98、A2=千米，则公式“=CONCATENATE(A1，A2)”返回“98千米”，与公式“=A1&A2”等价。制作日期：2006年7月26FNLDC 4.查询和引用函数;1、引用的作用在Excel中引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。2、引用的含义关于引用需要了解如下几种情况的含义：外部引用--不同工作簿中的单元格的引用称为外部引用。远程引用--引用其它程序中的数据称为远程引用。相对引用--在创建公式时，单元格或单元格区域的引用通常是相对于包含公式的单元格的相对位置。绝对引用--如果在复制公式时不希望Excel调整引用，那么请使用绝对引用。即加入美元符号，如$C$1制作日期：2006年7月27FNLDC 1、HLOOKUP与VLOOKUPHLOOKUP用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。VLOOKUP用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。语法：HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)其中，Lookup_value表示要查找的值，它必须位于自定义查找区域的最左列。Lookup_value可以为数值或文字串。Table_array查找的区域，用于查找数据的区域，上面的查找值必须位于这个区域的最左列。可以使用对区域或区域名称的引用。Row_index_num为table_array中待返回的匹配值的行序号。Row_index_num为1时，返回table_array第一行的数值，row_index_num为2时，返回table_array第二行的数值，以此类推。Col_index_num为相对列号。最左列为1，其右边一列为2，依此类推.Range_lookup为一逻辑值，指明函数HLOOKUP查找时是精确匹配，还是近似匹配。示例：=HLOOKUP(“年龄”,A1:D8,5,TRUE)等于18=VLOOKUP(“ddd”,A1:D8,4,TRUE)等于900制作日期：2006年7月28FNLDC 1、求数据集的最大值MAX与最小值MIN这两个函数MAX、MIN就是用来求解数据集的极值（即最大值、最小值）。函数的用法非常简单。语法：函数（number1,number2,...）其中Number1,number2,...为需要找出最大数值的1到30个数值。如果要计算数组或引用中的空白单元格、逻辑值或文本将被忽略。因此如果逻辑值和文本不能忽略，请使用带A的函数MAXA或者MINA来代替。制作日期：2006年7月29FNLDC