论秘书的角色定位

《论秘书的角色定位》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

湘潭大学自学考试毕业论文题目名称：论秘书的角色定位专业：秘书学（本）考籍号：021110101375考生姓名：曾熙指导教师名：喻几凡通讯地址：广东省珠海市高新区唐家湾镇唐淇路3033号综合楼7天酒店8层806房邮政编码：519000联系电话：13425045821完成时间：2014年9月10日7 目录一、秘书角色定位的含义21.秘书22.角色33.定位4二、对秘书角色认识的偏差41.公众对秘书角色的认识偏差42.秘书对自身角色的认识偏差53.形成定位偏差的原因5三、秘书人员应如何强化角色意识进行正确定位61.重视专业教育62.社会实践是检验的有效途径63.努力培养职业目标和职业意识77 论秘书的角色定位摘要：当前，随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书人员所面临的挑战越来越多。在新形势下，我们秘书怎样才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？我认为很重要的一个方面就是要具备正确的角色定位。秘书的角色定位是做好秘书工作的重要保证，在秘书工作中，把握秘书的角色特征，调整秘书的角色定位，注重秘书角色意识的培养,才能更好的开展秘书工作。关键词：秘书角色定位角色意识认知偏差随着改革开放的不断深入和发展,社会主义市场经济体制的逐步完善，中国经济融入世界经济大潮的进程全面提速。企业在阵痛中呈现跳跃试前进的态势,人们的思想观念、价值取向、思维方式和生活方式都随之发生了深刻的变化,特别是在社会主义市场经济的建立和发展中，企业变为自主经营、自负盈亏、自我发展的市场竞争的实体,企业的活动由执行型走向决策型,,这就要求秘书对自身工作作一个准确的角色定位。准确把握新形势下企业秘书工作的定位特点、素质要求与发展趋势,以尽快适应新的变化和发展。同时，这一课题也成为国内外各类企业普遍关注和重视的焦点。为此,本文从秘书工作实践者的角度提出一些探索性意见，了解秘书角色和角色意识，注重培养秘书的角色意识，加深秘书对自己的认识，对开发自身潜能，促进领导活动，改善机关作风，提高办公效率，都具有很强的现实意义和理论意义。一、秘书角色定位的含义1.秘书对于秘书的定义，我国官方目前还没有明确的表述。然而在社会各界流传着很多的版本。归纳来说,有参谋助手说,也有办文、办会、办事说；有政务、事务服务说,也有辅助决策说；有职业说,也有职务、职称说；有狭义、广义说,也有所谓“天上”、“地下”说等等。各类工具书中也对秘书进行了不同的定义。《现代汉语词典》：秘书是掌管文书并协助机关或部门负贵人处理日常工作的人员。《英汉词典》：秘书缘于拉丁文secretarius，意为“可靠的职员”。《辞海》：秘书即领导的助手。国内在不同时期里出版的秘书著作和教科书中,对秘书下的定义更是多达几十种：1998年5月,劳动部在颁布的《秘书职业技能标准》中将“秘书”定义为：专门从事办公室程序工作,协肋领导处理日常事务,并为领导决策及实施服务的人员。深入探索发现,每一种说法都有它存在的合理的理由，它们一定程度上代表着那时的秘书工作的研究水平。现今最时尚、最权威、最流行的说法是“秘书是领导的参谋助手”7 ，说它最时尚,是由于它是在改革开放新时期开始让人熟知的；说它最权威,是因为它屡次出现在领导的演讲和中央文件里；说它最流行,是现今社会大众都热衷于这样称呼它。其实,最本质的原因还是这个说法既符合秘书人员原本的精神面貌,又是给新时代秘书人员职业角色的重新定位,它深刻地揭示出秘书与领导之间本质的、内在的联系。然而,从下定义这个角度来看,上个说法仅仅是对秘书的特性、属性作了一个深层次的解说和界定,但光这个还是不够全面的。近几年来,劳动部颁布的《秘书职业技能标准》中给秘书下了一个定义，狭义秘书定义是：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事异并为领导决策及其实施服务的人员。广义秘书定义是：位居领导人身边或领导机构中枢,从事办公室事务,办理文书,联系各方,保证领导工作正常运转,直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手。领导工作少不了秘书,而要做好一个秘书就必须顺利完成领导交给的各项工作。2.角色秘书的基本角色就是领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和商务活动，实行组织、协调和社会管理。秘书与领导的关系是秘书最重要、最基础的社会关系。秘书在工作中所承担的角色，体现在领导活动中及秘书与领导的关系中，简单概括为：2.1领导的助理。协助领导处理日常事务，在领导的授意下处理各种事务。2.2领导的好帮手。秘书可以处理在单位领导与领导发生的有关部门活动的事务。为领导解决问题，协助领导做重要的事。让领导从庞杂的日常锁事中脱身，有更多时间开展重要的领导活动和决策思考。2.3领导的参谋助手。秘书是领导的咨询人员和决策参谋。秘书的思维往往是领导思维的前导和补充。2.4政策性事务活动中的枢纽。在上级与平级、下级，在领导与员工的关系中，秘书是传达文件和沟通的关键。秘书负责沟通政务渠道，加强联系，使上情下达，下情上传，起到桥梁和纽带的作用。2.5决策中的监督员。在领导的决策、决定颁布实施以后，秘书具有负责检查、督办、催办落实的义务和权利，有助于政策性活动有效施行。2.6领导的信息资料库。秘书具有搜集、掌握经济、政治、社会各方面的信息，及时向领导提供必要的参考信息，管理单位的档案和文书，保管与工作相关资料的责任，同时参与机密保管。2.7有关领导活动的具体事务会务的组织者。秘书是领导活动的组织者，在正式活动场合要做好领导的随员，在公关形态的表现中领导活动和事务活动，比如：宴请、接待来访、应酬等。3.定位自从我国加入世界贸易组织，秘书已经不再是简单的行政事务人员，其职能在工作中一步步地发生着变化，从过去的发文打字的文字秘书，到现在在职权范围7 内协助领导处理一些事务，参与制订各种规划，秘书已经成为上级领导不可或缺的参谋助手。因此相对地对秘书的要求也有了进一步提升，不仅要熟练地掌握办公室的工作技能，还要能做到在上司没有过问提醒的情况下表现出一定的责任感，主动发挥参谋助手的作用，在工作上表现出一定的主动性和敏锐的判断力，并在不越权的范围内做出正确的决定。这也是秘书的角色在工作中发挥越来越重要作用的原因。到目前为止，在全国众多的秘书大军中，真正的具有专业素质的人比较少，而且社会公众和秘书自身也对秘书角色存在着各种偏见和错误地认知定位。所以秘书角色定位就是指对秘书在社会组织中扮演角色的衡量和确定。秘书的角色定位是一个动态发展的过程。二、对秘书角色认识的偏差对秘书角色认识的偏差会直接导致错误的角色定位，角色认识的偏差有外界因素和自身因素两方面，即公众对秘书角色的认识偏差和即自身对角色认识的偏差。只有找出对秘书角色认识偏差的原因才能消除偏差，秘书人员才能正确的进行角色定位。1.公众对秘书角色的认识偏差我们不难发现，在中国，秘书并不是一个很受尊重的职业，尤以女秘书为甚。很长一段时间，在人们很习惯地将秘书与“小蜜”、“二奶”、“情妇”等词汇联系起来，这种人们的对秘书的一些根深蒂固的认知偏见也是受社会上个别不良现象的影响，诸如：有些有钱有势的人安排自己的婚外情人来当秘书；一些领导利用年轻漂亮的女秘书去应酬“开拓业务”；再来个别女秘书为了得到更多的名利地位，满足物质上的享受而勾引男上司等等。但是不能够一味地以偏概全，对秘书职业根深蒂固地抱有偏见态度，我们应该全面了解秘书工作的特性。长期看来发现，社会对秘书工作职能总是会持着一种简单、片面的看法，大部分人认为秘书的主要职责就是协调、处理好公共关系，这是一种表面的“装点门面”的作用。还有人更是认为秘书是摆放在那让人观赏的“花瓶”。在这样的社会普遍认知的影响下，很多企事业单位在聘用秘书人员时往往单纯地只去注意秘书的外在形象，对其身高、容貌的要求往往高于内在素质及技能的要求。偏见一旦被大众所普遍接受后，就会成为不成文的规定，在生活中实际起着作用时，人们往往就会被偏见所扰，失去区别判断的能力，从而随波逐流，逐步的就形成了社会对秘书角色认知的偏差。更令人遗憾的是，由于种种原因，社会对秘书的认知偏差远远不止于“小蜜论”、“花瓶论”，还包含了“二当家论”、“杂役论”等。不论是哪一种认知偏差，都将会严重制约着秘书职业在中国的发展，阻滞中国秘书职业化的进程。最重要的是，这打击了秘书人员从事这一行业的积极性，使其对自己这一职业的角色产生迷惑和困扰，甚至可能受到这些错误认知的影响，错误地给自己定位，从而带来一系列消极的影响。7 2.秘书对自身角色的认识偏差秘书错误角色定位的常见表现为：2.1社交越位。把自己当作是“钦差大臣”，在开展上级委派的工作时，不去深入地进行调查研究、不明白事情的进展和需求，只是一味地居高临下地发号施令，仅仅只是通过电话去派发任务，这种做法只是行使了权利却没有履行所应尽的义务，减低了自身的亲和力，与上下级、上级、同级都会形成隔阂。这种现象在政府部门甚为突出，很多秘书人员只知道跟着领导到处吃吃喝喝，办起事来却东推西推，拖延了事，只是凭电话和公文发些号施令，还冠冕堂皇。2.2角色离位。把自己当成了总管，为了任务的完成，从起草文件到内外联系的各种不属于自己工作范畴的工作全揽在自己身上。而结果就是虽然做了很多事，但是很多都没有办好，这不但阻碍了其他部门工作水平的提高，而且也会忽视了自己的本职工作，本末倒置。2．3工作越位，把自己当作二当家。这种权力的过度膨胀会使秘书的工作陷入被动的局面，不利于团结和发展。秘书一旦总是代替领导行使各种职权的话，往往就会使不能正确地看待自己，会认为自己和领导一样，都握有相同大的权力，私欲也会随之扩张。这是秘书职业道路上可怕的陷阱，很容易让人深陷其中无法自拔，也是秘书不能给自己正确定位角色的原因。2.4动机不纯。利用秘书这一职位奉承巴结领导，已求得私利。3.形成定位偏差的原因当今社会，在各种影视作品和书本中，随处可见秘书充当“二奶”、“小蜜”电影中各种暴发户的女秘书低胸上阵，身材火辣；电影《窃听风云》中警方窃听到上司在公司里就和女秘书苟且。等等这些都从侧面体现出社会对秘书的部分偏见，受这些外界因素的潜移默化的影响也根深蒂固了公众的想法。诚然社会上是有些不良风气，也充斥的各种潜规则，但是不能一味的以偏概全，单凭这些就去否定秘书人员。在从秘书自身来说，秘书人员刚踏上这一岗位，必然对秘书这一角色有很多畅想和期待，工作时间长了，对这一角色的认识定位也在不断的改变。刚踏上岗位的秘书人员,会因为能比别人更早地接触到信息,甚至接触到一些普通人不能知晓的机密,以及参与到领导活动中,交往的大多是各阶层的领导而有一种难以言喻的新鲜感。这对初入门的秘书来说，是陌生、新奇、神秘的。然而那些新鲜感都是短暂的,产生优越感也应该是必然的。因为:一、秘书在工作活动中处于特殊地位,多多少少地参与到领导工作的许多活动中，决策的调研、实施、协调、督查。二、秘书是上传下达的枢纽，协调各部门的工作。由于经常会招待来访人员,社会交际十分广泛,而且常因为工作的需要而出席领导的会议,阅读领导的文件,使用领导的车辆等，享受到了很多领导才能享受的待遇,尤其是时间长后,与领导者私人情感加深了,有些秘书人员往往不能保持清醒的角色意识,会产生一种虚幻的“7 权力感”,工作交际中，会无意识地体现出一股“二首长”的气势来。就会使秘书不能更好的定位自己的角色，导致越权现象的产生。选入秘书岗位的人员,很多都是各行各业中较为较出杰出的人。秘书人员工作发展的出路,就是能得到提拔升迁。但是在实际中，秘书人员工作较为熟练上手时,领导的心态是在情感上愿意及早为其安排出路，但是在工作上又离不开他们。另外,每个单位领导职位有限,需要照顾到比较资深的人员来平衡关系,所以在使用上难免会出现不公道的现象。由于秘书职位低但是责任大、任务重但是待遇低的反差,和其他行业的比较中,总会感到付出与回报不对等，自身的价值没有实现，产生“吃亏”的心理，情绪会变得消极低落。秘书这个角色涉及面广,事大、事多、事杂、事难,关系又很复杂,再加上工作要求又高,稍有不慎,就会出纰漏，常常需要没日没夜地干。除此之外,除了一些硬性工作外,秘书人员要处理更多的软性任务,不干又不行。工作劳累不说,还要受到一些误解。这种吃力不讨好的工作，很容易使工秘书人员有慢慢地对这一职业产生厌倦情绪。秘书角色的这种从新鲜感到优越感到失落感最后到厌倦感的心态变化,不但直接会影响工作本身,而且也不利于秘书工作队伍的发展，存在着后继乏人的潜在危机。因此文书人员要端正好自己的心态，把握好自身的角色。三、秘书人员应如何强化角色意识进行正确定位秘书的角色意识，是秘书人员对秘书角色的心理感受，是对秘书的责任、义务自我感知的心理活动。只有形成正确的角色意识才能对自身进行正确的定位。那么，应该如何培养和不断强化自身的角色意识呢？1.重视专业教育专业教育是成就大量秘书专业人才、优化秘书意识的主要途径。正规的专业教育体系必须建立开放的、相互沟通的制度。“一个全面的开放教育体系帮助学习者在这个体系中能够纵横移动，并要扩大他们可能得到的选择范围。”要做到这一点，学生应有很多机会从一种教育类型转到另一种类型，能方便地进入不同的阶段，又能在不同的点上离开。学生可以选择适合自己的学习形式、学习内容、学习媒体、学习场所、学习时间。现在很多高校都开设了秘书专业的学科，这不单单向学生们教授了丰富的系统的专业知识，更对学生进行了较为严格的意识训练。与此同时还安排了大量的公文写作、调查研究、会议组织、口才训练、案例分析以及各种长短期实习活动。注重秘书角色的培养，收到了良好效果，无形之中在心理上也给学生一些正确的秘书定位是怎么样的意识。2.社会实践是检验的有效途径7 秘书人员只有投身于社会活动中，经常地自我完善和自我总结，才能正确树立自身的角色意识，优化的标准和内容，并随客观现实的发展予以调整、充实和创新。看一下徐本禹的典型事迹：徐本禹充分体现了理想信念坚定、价值取向正确、积极进取、奋发成才、勇于战胜困难、敢于创新、乐于奉献社会的精神风貌，也体现了社会责任、积极服务经济社会发展的良好社会形象。在徐本禹身上不仅体现了勇于创新、乐观向上、艰苦奋斗、自强不息的宝贵品质。而且他面对贫困，始终保持自强不息、昂扬向上的精神状态和艰苦奋斗的作风，不抱怨，不消沉，依靠自己的奋斗战胜困难，改变命运。在徐本禹身上反映了志存高远、勇于实践、敢于创新的精神风貌和创新意识。徐本禹始终坚持把“成人”和“成才”统一起来，把理论学习与社会实践结合起来，努力掌握专业知识，不断提高实践能力，热情投身社会实践，勇于创新。3.努力培养职业目标和职业意识如何培养目标，首先要考虑到社会的发展要求，并且注意观察秘书活动的实际情形，秘书人员自身丰富的阅历给秘书工作的案例提供了宝贵的源泉，通过这一途径才能目标明确、方向专一。在现实生活中，人们经常好了伤疤忘了疼，甚至忘了前车之鉴。将以前那些错误或失败的秘书工作及其后果制作成具体的案例，常常用来教育秘书人员，警惕她们严以律己，尽量能做到少犯错误，特别是犯那些相似的错误，所以秘书人员必须具备较强的职业意识，树立正确的职业意识。总之，我们要正确认识秘书人员的角色定位，了解导致角色认识偏差的因素，从而预防产生角色定位偏差。态度决定一切，所以正确的角色意识是秘书人员对角色进行正确定位的根本。角色定位是个动态发展的过程，在实际工作中可能会面临各种挑战，内外界因素会对秘书人员进行正确的角色定位存在不可避免的影响。但是只要我们能够努力学习专业知识，强化正确的角色意识，培养自己的职业目标和职业意识。理论联系实际，在实践中不断总结经验，就会有收获，不会不断进步。参考文献：[1]赵锁龙：管理秘书实务，中国人民大学出版社,2011-09,第三版。[2]常崇宜：秘书学概论，辽宁教育出版社，2007-04，第二版。[3]廖金泽：秘书标准，海天出版社，2004-09，第一版。[4]任群：中国秘书学，重庆出版社，2011-06，第三版。[5]黄强、彭向刚：领导科学，高等教育出版社，2011-01，第一版。[6]高海生：秘书基础，高等教育出版社，2010-08，第二版。[7]:廖金泽：高级秘书手册，海天出版社，2003-02，第一版。[8]卢祖文：现代企业领导权力管理，中国经济出版社，2002，第一版。[9]王育：秘书实务，高等教育出版社，2007-07，第二版。[10]张清明：秘书参谋职能概论，武汉大学出版社，2001-02，第一版。7