某超市财务管理制度

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某超市财务管理制度一、资金管理制度1、现金管理1.1、公司现金只设“现金”一个科目。公司的现金实行收支两条线的原则。1.2、出纳应保证库存现金的日清日结，月末应编制银行放款余额调整表，以保证银行日记账账实相符。货款现金必需送存银行，不准坐支。1.3、库存现金定额核定为5000元，如有多余费用现金应该及时送存银行，保证现金安全。1.4、会计应定期、不定期对库存现金实行监盘，每月至少监盘三次，编制"库存现金盘点表"；审核出纳编制的"银行余额调整表"，对未达事项实行落实。2、银行存款管理2.1凡是超过1000元及以上的付款业务，必须通过银行转帐（支票或电汇）实行结算。（1）公司支票的购买由出纳员负责，并填写支票备查簿，支票备查簿公司财务经理保管。（2）空白支票由出纳员负责保管，签发支票所需的财务章由财务经理保管，人名章由出纳保管。（3）现金支票只能由出纳员从银行提取现金时使用，公司与其他单位之间在结算起点以上的经济业务往来，必须使用转帐支票。（4）各部门或个人因工作需要领用支票时，应填制规定的借款单，由部门经理和财务部门经理审核签字，并报总经理批准后，由出纳人员签发。借款人应在支票领用之日起，十日内到财务部办理报销手续，其程序与现金支出报销程序一样。支票领用人应妥善保管已签发的支票，如有丢失应立即通知财务部门并对产生的后果负责。（5）出纳员不得签发不确定的日期的支票，不得签发任何种类的空白支票，当付款金额无法确定时，可签发限额转帐支票，并写明用处和收款单位。 （6）财务人员不得在支票签发前预先加盖签发支票的印章，签发支票时必需按编号序顺使用，对签错的支票或退票必需加盖"作废"戳记并与存根一起保管。（7）应及时登记支票登记簿，与银行及时核对存款余额。4、借款制度。公司人员借款应该根据业务需要及核定的额度，填写借支单，由财务经理和公司总经理审批。上一笔借支未清账，不得再次借支。5、关于严禁非授权人员向经销商（客户）收（借）取“钱、物”的规定为防范风险，防止经济瓜葛，禁止公司员工向经销商（客户）借款、借货，具体规定如下：公司严厉禁止任何人员向公司的任何经销商（客户）借款、借货；禁止业务人员为任何经销商（客户）带款、带货。二、往来账管理制度1、应收账款的管理为了进一步规范销售，减少经营风险，保证公司的财产安全，最大限度在减少呆账、坏账，对公司应收账款的管理作出如下的规定：1.1公司的产品销售规定是："现款现货、款到售货"的原则，所以原则上公司月末不允许有应收货款余额。1.2公司原则上不允许赊销，对确需赊销的，应先向公司财务部提出书面报告，报告中必需要说明出现应收账款单位的资信状况（包括其经营资格、资信状况及经营能力等），报告经股份公司财务部、销售总监、总经理审批，且该应收账款的期限不能超过一个月。1.3财务经理每月应编报"应收账款账龄分析明细表"对公司的应收账款作细致的分析，不得只报余额不作账龄分析。每月末都必需与经销商对账，并获得经销商签字、盖章确凿认书。2、内部往来管理 内部往来科目核算公司与各超市之间货款、费用等经济业务往来的结算，各超市之间不能有任何往来挂账。2.1、本科目按单位设置明细科目:三、固定资产及低值易耗品管理制度1、定义：1.1固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机械、设备、运输工具；电子设备、仪器仪表等其他与生产经营有关的单位价值超过1000元的设备器具，工具等；不属于生产经营必备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用年限超过两年的也应当做为固定资产。1.2低值易耗品是指劳动资料中单位价值在100元以上、2000元以下，或者使用年限在一年以内，不能作为固定资产的劳动资料。2、管理部门：公司的固定资产由公司财务部统一管理，各超市设专人管理。固定资产取得后，即由财务部门依其类别及会计科目予以分类编号并贴粘标签；低值易耗品由各超市专人保管。3、移交：对于固定资产应按所列使用部门详细列清册办理移交。低值易耗品的领用按照库存商品出库程序审批后领用。5、盘点：公司固定资产应由财务部门会同使用部门每年盘点一次。盘点后应填造“盘点表”一式三份并注明盈亏原因，一份自存，一份报公司总经理，一份报公司财务部门。财务部根据盘盈盘亏原因做出相应处理。6、购置审批程序及相关手续：各超市无权购置任何固定资产或低值易耗品，若需购置，必需向公司总经理或相关权力部门批准后购1、对外销售开具普通发票的规定1.1、各超市根据税法等有关规定及公司规章制度，由财务负责人或会计专人办理发票的领购业务，各超市店长负责发票的开具、保置。 四、发票管理制度为增强各超市购、销货发票的管理，制订本制度。管等业务。1.2、发票上的客户名称，要依据客户在税务部门注册登记单位全称为准，不得写错别字，不得写单位简称；客户为自然人的，要照实填写姓名。1.3、开具的发票，须有经办人按发票全部联次一次性填写，发票记账联交财务部门办理入账或归档管理。1.4、所有对外出具的发票，均得经办人在发票登记簿上签字登记。2、对外开具增值税发票的规定对外开具增值税发票除严格按照以上规定执行外，还要遵守以下规定：2.1、增值税公用发票的开具对象仅限于具有一般纳税人资格的公司，对一般纳税人以外的任何单位和个人不得开具增值税专用发票。2.2、需要开具增值税公用发票的单位，须提供该单位的税务登记证副本复印件，并在复印件上加盖单位公章，同时提供在税务机关备案的单位电话号码，开户银行名称和银行账号。2.3、公司具体经办业务员依据财务开具的收款收据，或对方的收货单据，或发出的普通发票等，按税务登记证上的单位名称，编制开票请求单（开票请求单附后），要做到字迹清楚，项目齐全，计算准确；由对方的具体经办人员来办的，应由来人签字并填写其身份证号码，公司业务人员签字确认后，送公司经理审批，然后由财务经理审批，审核无误后的开票请求单才能开票，开票请求单和发票记账联一同作为记账凭证附件。2.5、开票请求单要附增值税公用发票记账联入账。2.6、对于增值税发票上的记载事项有改动的，客户要及时提供变更证明，以利业务结算；变更证明要即及时作附件入账或归档管理。 2.7、退货发票的处理：对于批准的退货，将已开具给客户的蓝字发票联及抵扣联（购货方未作账务处理或原未交给客户的发票联及抵扣联）或购货方主管税务机关出具的《销售退回及折让证明单》（购货方已作账务处理），粘附在红字发票存根联后，作为开具红字发票的依据，并按照退回单据开具相应的红字发票（附红字记账联外，其他联次均不得撕下），编制通用记账凭证，并在红字发票存根联注明原蓝字发票及红字发票的记账联存放地点。3、接受发票的管理规定3.1、接受发票要严格按照国家关于《违反发票管理的处罚》的条款实行审核。3.2、接受的发票要依实际交易的金额为准，票面要整洁，项目填写齐全，字迹清楚，盖章清晰。手续齐备，计算准确，并与所附的其他资料相符。3.3、交易合同或协议的单位名称要与关于该单位的往来款项的单位名称，及提供发票的单位名称相一致；如果名称等记载事项发作变更，对方必然要提供变更证明，并加盖单位公章，作附件入账或存档备查。3.4、对于接受的增值税专用发票除参照以上规定审核外，公司财务应及时到税务机关办理认证手续，然后再办理业务结算手续；3.5、接受发票要根据业务的性质和实际情况索取具有抵扣作用的发票，以降低成本、费用；对无法提供具有抵扣作用的发票或无资格提供该类发票的单位，可以让其提供无抵扣作用的发票，但要以扣除税额后的金额结算。3.6、业务人员取得符合抵扣条件的增值税发票后，应及时办理实物入库、票据入账手续，不得拖延，暂时无法完成货物品质鉴定的，可先办理入库、入账手续，但须通知财务部门暂不作为付款依据。4、违反公司发票管理规定的处罚 对于已开具的发票未按规定程序操作的，将对公司有关直接责任人处以100-200元的罚款；违反规定触犯刑法的，后果自负；违反规定接受或开具发票变成公司少抵或多缴税款的，或者因接受或开具发票变成往来结算损失的，直接责任人要负赔偿责任。五、存货管理制度1、各超市要货要求1.1超市的库存管理应遵循“库存合理、加速周转”的原则，尽可能降低库存风险。1.2超市在要货时须根据销售计划，结合实际需求，合理安排订货次数及数量，在合理库存内保证销售的需要。2、存货入库流程。首先由收银员填写入库单，入库单至少有下列形式：产品名称、数量、单价、金额（元）备注收银员持填写好的入库单转店长验收核实数量后签字确认。入库单至少一式三份，第一联、存根，第二联超市留存，第三联财务核算。入库时要求严把质量关，做好各项记录，以备查用。财务部门根据入库单财务核算联和其他相关单据入账。3、存货出库规定。所有存货必须严格执行先进先出的规定，对于保质期较短的生鲜商品每天开店前必须查看，临近保质期的商品提前下架。未严格执行先进先出导致商品过期或为及时下架导致顾客投诉有该超市所有员工承担损失。4、存货盘货。各超市每年底至少对库存商品盘点一次，对于盘盈、盘亏、毁损等要查明原因，上报公司财务部实行相应处理。六、岗位职责 公司财务岗位责任制是一种管理制度，公司每个财务工作人员的职责、任务、权限、完成任务的标准作出明确的规定，根据公司财务人员履行岗位职责的优劣作为对财务人员的提升、奖惩依据。1、公司财务经理的岗位职责1.1在公司的领导下严格遵守财经纪律与公司的各项规章制度:要随时搜检各项制度在各超市的执行情况:发现违反财经纪律的行为予以制止:并及时书面报告公司。1.2审核各超市的原始凭证是否符合会计工作规范的要求:是否符合国家的税务、会计法规及公司的有关规定，对不合理、不合法、不合规的原始凭证杜绝受理，并且退回经办人，严格执行"收支两条线"的原则。1.4复核记账凭证、登记总账、核对明细账、编制会计报表、编写财务分析报告，按公司的要求审核各超市的会计报表。1.5严格审核各超市物料收发凭证，坚持"现款现货、款到发货"的原则，对各超市的实物（包括库存商品、物料、固定资产等）与货币资金实行定期或不定期的盘点，并核对账实是否相符。1.7做好各超市的物流、资金流的安全保障措施，确保散布在各超市内、外的财产安全与完整。1.8妥善保管、归档会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，协调好与当地税务部门的联系。1.9按公司的规定管好、用好公司的印章，并做好公司签订的所有合同的审核、备案工作。1.10协调好公司的财务岗位工作，并组织好公司财务每月的工作小结会:总结分公司财务工作中存在的问题和不足，并书面上报公司。根据财务内控制度，公司规章制度，安排好公司节假、双休日财务人员的值班。 1.11按时完成公司托付的其他临时性工作，同时以身作则组织与带好公司财务队伍，将公司财务工作做好。2、公司会计的岗位职责2.1按照国家会计法规制度和公司的有关规章制度，编制记账凭证、登记会计明细账（不包括现金日记账与银行日记账）和结账、对账，做到账务处理手续完备、数字准确、账目清楚，对不合法的原始凭证应圮绝编制记账凭证并及时报告公司财务经理。2.2登记好有关备查账簿；定期和不定期对账，使账账、账实相符。2.4根据有关资料编制会计报表的附表。2.5月初装订公司上月的记账凭证、物料收发凭证并归档（财务资料归档管理）。2.6负责税务申报及税控系统的维护。2.7按时完成公司财务经理托付的其他临时性工作。3、公司出纳的岗位职责3.1严格、认真执行国务院关于现金管理的制度。3.2严格执行库存现金的限额，超过局部必需及时送存银行，不坐支货款，不能白条抵押现金。必需坚持"收支两条线"的原则。3.3严格执行支票管理制度，使用支票必需经公司总经理、财务经理两人签同意前方可开出。出纳员办理每一笔收付款业务的依据，必需根据会计（财务经理）编制的，并经审核无误的凭证。3.4建立、建全现金、银行放款的各种账目，出纳员每办理一笔收付款业务前，必需严格复核每一笔收付款凭证所反映的经济形式和金额，对不完整、不合法的凭证应圮绝付款，并及时向公司财务经理或总经理反映。3.5月末公司银行存款余额与银行对账单核对，要及时编制"银行存款余额调节表"，使账面余额与银行对账单上的余额相符。对未达账款要及时查询，并督促有关人员及时处理。 3.6为了确保安全，公司向银行提取或存入现金时，应由公司财务经理配备人员同行，采取相应的安全措施，同时安全柜密码严格保密，钥匙要妥善保管不得丢失，不得交给他人。3.7不得将出纳工作随意交代他人代管，如确有原因离岗时，必需由公司财务经理指派他人代管，而且交接手续双方必需清楚。3.8出纳员使用的各种印章，如支票印鉴、"现金收讫"、"现金付讫"、"银行收讫"、"银行付讫"等都要妥善保管。为了分清责任，支票印鉴必需严格分管的原则。任何时侯都不能一人保管和使用支票的所有印鉴。3.10出纳人员不能兼任会计稽核、会计档案保管、收入费用、债权债务的账簿登记工作。3.11按时完成分公司财务经理托付的其他临时性工作。注：公司未设会计岗位的，由财务经理兼任会计工作岗位。七、会计档案管理制度1、为增强会计档案管理，特制定本管理措施。2、本公司的会计档案包括：会计凭证、会计帐簿、税务申报资料、会计报告、验资报告、财务管理制度以及与经营管理有关的其它重要文件，如合同、章程等各种会计资料。3、会计档案的保存。财务部应有专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，整理装订后按依次立卷登记。会计档案的保管期限为永久存在和定期存在两类，具体和保管年限详见本制度第6条。会计档案应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁见解，经部门经理审查，公司财务部批准，并报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人 员编制会计档案销毁清册，销毁时应由公司财务审计部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。4、会计档案的借用。财务人员因工作需要查阅会计档案时，必需按规定依次及时归复原处，若要查阅入库档案，必需办理有关借用手续。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必需经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时，必需经财务部经理批准，并限期归还。5、由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。6、会计档案保管期限会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。(一)会计凭证类:(1)、原始凭证、记帐凭证汇总凭证15年(2)、银行放款余额调节表和银行对账单5年(二)会计帐簿类：(1)、日记帐15年其中：现金和银行放款日记帐25年(2)、明细帐、总帐、辅助帐15年(3)、固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年 (三)会计报表类：(1)、主要财务指标报表（包括文字分析）3年(2)、月、季度会计报表（包括文字分析）5年(3)、年度会计报表（包括文字分析）永久(四)其他类：(1)、会计档案保管清册及销毁清册永久(2)、财务成本计划3年(3)、主要财务会计文件、合同、协议永久八、附则1、本制度从二零一二年一月一日开始执行。2、本制度解释权属公司财务部。