中国远大集团档案管理手册

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档案管理手册36 目录第一章分类方案31.1档案分类方案31.2档案分类、归档范围与保管期限表6第二章管理办法122.1全宗卷管理办法122.2归档文件整理办法142.3房地产档案管理办法172.4医药档案管理暂行办法202.5医疗设备档案管理办法222.6医药科技档案管理办法242.7科研档案管理办法262.8声像档案管理办法282.9财计档案管理办法31第三章规章制度333.1档案保密制度333.2档案保管制度333.3档案统计制度343.4档案借阅制度343.5档案鉴定与销毁制度343.6档案库房管理制度353.7档案防火安全制度353.8档案管理的工作流程3636 第一章分类方案1.1档案分类方案一．目的为了加强中国远大集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开发利用，根据《企业档案管理规定》(档发[2002]5号)、《工业企业档案分类试行规则》(1991年7月4日国家档案局发布)，使档案资源更好地为企业生产经营服务，结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。二．适用范围本方案主要适用于中国远大集团公司医疗制药、地产开发公司档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是上述企业档案分类的基本依据，其他单位可参照执行。三．定义（一）企业档案--是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。（二）类号--是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。四．管理职责（一）中国远大集团公司负责制定《企业档案分类方案》。（二）中国远大集团公司所属各单位执行《企业档案分类方案》。五．分类原则（一）中国远大集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。（二）中国远大集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置，根据有关规定或企业实际可自行调整。六．类目的设置（一）中国远大集团公司企业档案分类设置八级类目。即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科学技术研究类、房地产类、医药档案类、会计档案类。一级类目应保持稳定，不得变动。（二）中国远大集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。《档案分类、归档范围与保管期限表》中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目，一般不予变动。（三）二级以下类目的设置，企业可根据有关规定和自身实际，参照《档案分类、归档范围与保管期限表》中基本范围自行确定，一般不宜超过三级。（四）类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。七．分类方法（一）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件采用：问题—年度—保管期限进行分类。（二）房地产项目类36 的二级类目按工程程序设置，三级类目按建设项目或单位工程设置，其中一些三级类目属类设置自定。（三）科学技术研究类的二级类目按管理性文件和项目设置，三级类目按科研课题设置。（四）医药、医疗设备仪器类的二级类目按管理性文件和医疗设备仪器的种类设置，三级类目按单机设置。（五）会计档案类的二级类目按文种设置。八．标识符号（一）中国远大集团公司企业档案分类中的类目标识符号，一律采用英文字母与阿拉伯数字标识。（二）中国远大集团公司企业档案分类一级类目英文字母(大写)标识。即：党群工作类--------------------------A行政管理类--------------------------B经营管理类--------------------------C生产技术管理类----------------------D房地产项目类-----------------------E科学技术研究类----------------------F医疗设备仪器类----------------------H会计档案类--------------------------I特殊载体（电子文件类）--------------------------*G特殊载体（声像档案类）--------------------------*S特殊载体（信用文件类）--------------------------*X九．档号编制与排列（一）在编档号时，目录号、案卷号、件号之间用“-”隔开；在编案卷号时，一级类目与二级类之间不用隔开。类目与案卷顺序号之间均用“·”隔开。编号排列有下列三种方式：1．改革后文书立卷以文件级排列示例：A．2001．Y．001||||件号|||保管期限||年度|一级类号2．改革前除文书类以外档案各类排列示例：00-G1.0001-001||||卷内顺序号|||案卷顺序号||一级和二级类号|目录号3.特殊载体（声像、电子、信用）档案排列示例：00-*X.0001-001|||||卷内顺序号||||案卷顺序号|||一级类号和载体|目录号（二）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件以件为单位进行整理，编号排列方法为：1．归档文件在分类方法最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。36 2．归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。（三）房地产项目类、科学技术研究类、医药档案类的编号排列方法为：1．均采用按大类流水分属类的排列方法，即在每个一级类目内按顺序编号排列。其中房地产项目类中的商务资料不能与工程施工资料同时归档，特此规定房地产项目类设两个流水号，即商务资料与工程施工分别流水编号。2．均不考虑案卷的保管期限与年度特征，以维护文件材料的系统和完整性，便于统计、鉴定、利用等工作。（四）会计档案类的编号排列方法：1．按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报告、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列。2．案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。（五）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。36 1.2档案分类、归档范围与保管期限表一级类目二级类目概要基本内容保管期限类号名称类号名称A党群工作类1党务工作党代会会议全套材料永久党委会党委会记录、纪要永久党委综合性工作大事记、年度工作计划、总结、报告、请示、批复永久工作制度、管理规定、专项工作安排、总结、处理收、发文簿长期2组织工作组织管理沿革、机构设置、印鉴管理、发展党员、统计报表永久党员组织关系接转介绍信及存根长期组织工作年计划、总结短期党员干部管理领导人任免、离退休、干部职称评聘永久内部机构负责人任免材料长期党员评议、考核、领导班子党风廉正民主生活会记录短期党费管理党费收缴、支出情况报告长期评优表彰表彰奖励决定、通报永久3宣传统战宣传工作宣传工作年度计划、总结短期企业对外宣传的出版物、图集、稿件、声像资料长期统战工作规定、计划、总结、民主党派章程、人员名单、主要活动材料短期港澳台华侨工作、民族宗教事务长期4纪律检察纪检工作纪检会议记录永久纪委工作年度计划、总结、制度、统计工作长期案件审理对违纪党员处理的材料(包括举报、调查取证、处理决定、请示、批复、证人证言、谈话记录、本人交待、检查)永久5工会工作职代会会议全套(包括文字照片、声像)永久工会组织建设基层工会人员任免、分工长期工会会员花名册。全委会、业务会记录(重要的)长期工会综合性工作工会工作年度计划、总结、请示、批复长期工会工作规定、制度、办法、经费管理短期评优评先省部级以上劳模的事迹材料、光荣册、先进集体和个人材料永久年终先进集体、先进个人评比、表彰的通知长期职工福利职工劳保福利、休养、困难补助短期劳动竞赛劳动竞赛工作安排、情况总结短期文体活动文体活动的安排、规定材料短期女工工作女工工作的材料短期6共青团工作团代会团代会全套(包括文字、声像)永久组织建设团组织机构编制、干部任免、团员花名册(对团员的奖励、处分、团员入团、退团材料、团员证的颁发、团员登记归入职工档案)长期团费管理团费的收缴支出材料长期综合工作团委年度工作计划、总结、请示、批复、制度、宣教资料短期评优表彰表彰、统计资料长期7协会专业协会成立、请示、批复、章程、成员名单、任职情况、章程、活动内容、学术论文短期群众团体短期B1编制历史沿革、企业史、基本情况介绍、大事记、年鉴及编志材料永久36 行政管理类行政工作会议材料年度工作会议成套材料永久上级召开会议成套材料、召开的综合性和专业会议材料长期董事会、监事会、股东会、总经理办公会、记录、纪要永久综合性事务年度综合性、专题性规划、方案、计划、总结、报告永久印鉴管理的规定、制度、公文处理、行文规则的规定、车辆管理改革、费用补贴标准规定、办公用品管理、通讯费用补贴标准)规定、保密工作安排、总结、人员调整材料、一般信访材料、企业调研工作形成的材料、参与社会活动形成的材料短期收发文簿、重要信访材料永久2机构人事机构设置与人事任免企业成立、合并、撤消、变更、迁址、印章、人员编制、任免永久内部机构设置、人员编制、项目经理资质审核、申报、审批材料长期部门职能划分、岗位职责短期人事管理招聘录用、劳动合同、转正定级、军队转业安置、离退休、内退、下岗、待岗、辞职、退职、丧葬抚恤、奖励、处分、职工调出调入、工资关系介绍信存根、商调函存根、档案回执、专业技术职务评聘长期工作质量及责任目标考核、人事管理的规定、制度、办法短期年度统计报表、职工花名册永久企业劳务出国工作)出国人员因工伤、残、死亡和违纪遣返材料永久上级和)出国人员条件、待遇、经费标准、外事纪律短期出国人员申报审批材料、出国劳务合同、经费结算长期3法纪监察法律事务与法律顾问签订的合同协议永久年度统计报表、计划、总结长期法制建设的规定、办法、制度短期经济合同案件、纠纷、诉讼形成的材料长期法律问题的咨询、服务短期4法纪监察政纪监察监察廉政工作的安排、总结、政纪监察的规定、制度、办法短期违纪案件审理对违纪案件、违纪人员调查处理永久5审计工作审计事务固定资产评估报告、财务审计报告、资金验证永久专项审计工作活动通知书、方案、报告、结论及处理决定、被审决定、审计报告、后续审计、其他记录永久法人代表离任审计：审计书、述职报告、查证材料永久审计管理审计方面的规章制度、指示批复、工作计划、总结报表短期6公安保卫社会治安治安工作的规定、办法、制度、计划、总结短期武装保卫武装保卫工作的规定、办法、制度、计划、总结短期枪支弹药管理枪支弹药管理工作的规定、办法、制度、通知短期民兵工作民兵工作的管理规定、制度、训练材料短期消防、交通管理重大交通事故的调查报告材料永久消防、规定、制度、办法、总结、情况反映、通报、责任状短期刑事案件审理属于公安业务的案件材料、按照上级公安机关档案管理规定执行长期法院判决书永久7教育工作普通教育年度普教计划、总结、规章制度、奖励办法短期中专和职业教育招生、录取、毕(结)业、成绩材料永久高教育招生、录取、毕(结)业、成绩材料永久职工培训职工培训的计划、总结、奖励办法、规定短期进修、留学进修、留学的)规定、制度、办法(重要的)短期36 8卫生后勤管理卫生监督与管理卫生监督与管理工作的规定、办法、制度材料短期妇幼保健妇幼保健工作的规定、办法、制度材料短期职工防病治病职工防病治病工作的规定、办法、制度材料短期计划生育工作计划生育工作的规定、办法、制度材料短期医疗保险统筹工作医疗费用管理、医疗保险的规定、制度、办法长期参保人员资料长期住房改革规定、办法、制度、职工住房公积金、个人台帐、年度报表长期房产管理外租房产的协议、合同长期职工生活福利职工生活福利)短期物业管理物业管理的规定、办法、制度短期9外事工作外事工作调研、考察、信息、学习带回有保存价值的经验材料短期与外单位的重要知名人物工作往来过程中形成的文字、声像资料长期C经营管理类1经营决策企业管理企业重大战略性经营决策、企业改革发展规划、方针目标管理永久经营工作会议全套材料长期2综合管理综合工作企业注册登记、营业执照、资质级申报、审查资料、法人授权的委托书、企业普查、企业整顿和升级资料、企业社会信誉记载资料、经济责任制管理签定的经济责任状与承包合同、考核兑现的资料永久管理体系、保证手册、程序、认证资料、证书；经济责任制管理的规定、制度、办法长期企业CI工作管理、现代化管理工作、市场分析、调研、广告宣传短期3计划统计计划工作企业中长期计划、年度计划永久计划工作的管理短期统计工作年度的综合的统计报表永久统计工作的管理规定、制度短期综合性的统计分析(重要的)长期4财务管理资金管理规定、办法、制度、成本核算、活动分析、清欠长期对外投资的合同、可行性报告、立项资料、对外拆借资料及贷款合同、财经纪律、财务大检查情况及处理短期价格管理价格管理、各种补贴标准发放的长期会计管理会计决策报告、批复长期会计管理规定、办法、制度短期C经营管理类5财务管理会计管理纳税申请和批准减免税方面的短期财务管理工作计划、总结短期资产管理固定资产投资和折旧、大修理基金、临时设施和装备费提取、请示、批复、财务交接和资产划转的请示与批复永久清产核资长期资金融通有价证券、契约、股票)资料长期6物资采购与供应建筑工程主要物资供应(承包)协议书、协议(合同)履约情况说明、标书、报表、材质说明永久36 物资管理物资采购与供应(含租赁)工作规定、制度、办法、措施、通知短期与供货单位签订的料具、购配件供应合同、协议索赔长期仓库管理仓库管理的规定、制度、废旧物资回收与修旧工作的管理规定、制度短期7进出口贸易内、外贸管理对外工作的规定、制度、方针政策、)短期物资进出口业务进出口贸易洽谈、签约方面资料短期保税业务创汇、收汇方面、资料短期8境外经营境外投资投资项目、产品、经营状况资料短期境外工程管理境外工程管理资料短期境外经营管理境外工程经营工作形成的资料长期9多经第三产业申请营业的报告、批复、营业执照、验资报告书、公司章程永久议定书、意向书、谈判记录洽商材料、市场预测、调研分析资料短期D生产技术类1工程管理施工现场管理年度施工组织设计、施工技术措施、施工生产例会记录、纪要、施工管理规定、办法、实施细则短期工期管理工期管理规定、办法、实施细则短期重点工程重点工程施工组织设计审批意见长期项目管理项目管理工作规定、制度、办法短期文明施工现场文明施工检查评比标准短期文明施工获奖证书与奖罚长期冬、雨季施工冬、雨季施工及防洪技术措施、规定、制度、办法短期工程监理工程监理的规定、制度、办法、工程咨询综合管理工作短期2质量安全管理全面质量管理QC小组注册登记表、课题、规定、办法、措施、总结、计划、教案、考核与奖罚短期QC小组成果发表会全部资料长期发证名单、统计资料永久优质工程管理优质工程申报、验评资料、获奖、证书、实物永久优质工程管理标准、考评办法、规定短期3质量安全管理施工质量体系管理施工质量监督检查条例、规定、办法、制度、建筑安装工程(产品)质量检查验收标准短期工程质量统计分析资料、质量管理工作计划、总结、通病及保证质量的措施、办法、和奖罚规定短期工程回访工程回访中形成的材料短期质量事故处理重大质量事故调查分析报告、处理意见、请示、批复永久工程质量事故记录、补救措施长期安全生产安全生产工作计划、总结、措施、制度、规定、办法、现场会议记录短期安全生产责任状和奖罚办法长期安全事故处理重伤以上安全事故调查处理报告及批复永久安全事故记录、统计分析资料长期事故隐患原因分析和整改措施材料短期职工安全教育职工安全教育的管理办法、规定、学习内容短期4劳动定额、定员劳动定额、定员管理规定、制度、办法长期36 劳动管理劳动调配劳动调配的规定、制度、办法、通知短期劳动组织及其变化情况长期劳务承包合同、任务书、用工台帐长期劳动工资工资基金计划、执行年薪、岗薪标准、奖金分配的请示与批复、各种津贴发放标准、实行下岗、待岗、内退、退离休职工工资待遇长期工资改革方案及实施后经验总结材料长期年度劳动工资统计报表、上报地方统计局报表永久劳动保护劳动保护管理规定、办法、制度、通知短期社会保障职工养老、失业、工伤、残疾工作的)、资料、报表长期5科技管理科技法规政策本企业科技发展规划、工作计划、总结(年度、长远)长期科技大会全套资料长期施工、科研、技改方面的法规、条例、技术规程、标准)短期上级领导外国专家、知名人士对科技方面的重要建议、谈话记录长期科技承包合同、责任状长期与外单位)技术问题来往的资料(重要的)短期科技成果技术革新、技术改造、新技术推广与应用和奖励方面的材料长期环保工作环保工作规定、制度、办法、通知及环境质量分析与评价短期计量工作计量工作规定、制度、办法短期计量器具的管理、检测、计量监督管理材料短期能源管理能源管理的规定、制度、办法、计划、总结、报告、批复短期标准化工作标准化管理工作的规定、制度、办法和管理工作标准短期6信息管理档案工作评审材料及证书、统计报表、安排、总结长期档案工作管理办法、规定、制度短期各类数据管理所有经过加工处理的各类数据、编纂资料长期计算机系统管理规定、制度、办法、计算机联网材料短期情报工作工作规定、制度、办法、各种针对有利用价值和参考价值的材料短期图书资料管理规定、制度、办法短期G房地产类1项目管理咨询、标准、规范长期房地产开发的各种申报、政府批件、图纸、合同、协议书、变更资料、规定、政策、销售合同、法律文本、客户资料永久基建立项、征用地、拆迁、地质勘察、测绘、设计、招投标资料、施工预算、工程结算资料、履约过程中的函件、仲裁、诉讼资料永久2项目商务按建设项目或单位工程设置属类。中标工程招投标资料、各种承包合同及评审资料长期具有参考价值未中标工程的资料短期3项目勘察按建设项目或工程子项设置属类长期4项目设计按建设项目或工程子项设置属类长期5项目施工按建设项目或单位工程设置属类。京内项目执行《建筑安装工程资料管理规程》(京建质[2000]569号)、《建设工程归档整理规范》GB/T50328—2001。　36 6项目监理按建设项目或单位工程设置属类。　H医药档案类1药政管理类研发计划、标准、制度、办法、法规、获奖长期2药学教育类长期3医药科研类参照《国家医药档案分类》长期　4医药技术情报类长期5医疗设备器械生产类上级和制发的机械设备仪器的使用、维修、更新、改装、改造管理制度、规定、办法、修理技术定额长期机械设备操作及安全技术、维修保养规程、引进、购进、报废、转让、固定资产折旧长期进口设备商检及索赔活动、机械设备统计报表(年度以上的)长期年度机械设备管理工作计划、检查评比、总结、表彰长期6仪器设备类机械设备和大修理台账按单机组卷（同一设备仪器内包含设备购置、安装调试、运行、维修和设备管理等）长期7医药设计类长期8药品生产类长期9科技出版物类参照国家相关规定F科技类1科研管理科研项目及经费分配计划、办法、规定、制度法规长期2科研项目课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定成果报奖、推广应用项目研究和管理的全过程长期I会计档案类1报告年度财务报告(决算)(包括文字分析)永久月、季度财务报告(包括文字分析)3年2会计帐簿涉及外事和对私改造的会计帐簿永久日记帐：现金和银行存款日记帐25年总帐、明细帐、银行余额调节表、银行对帐单、辅助帐簿15年固定资产卡片(固定资产报废清理后)5年3凭证原始凭证、记帐凭证和汇总凭证15年涉及外事和对私改造的会计凭证永久4其它会计移交清册15年会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久36 第二章管理办法2.1全宗卷管理办法一．目的加强全宗卷管理，为提高中国远大集团公司档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《档案工作基本术语》(表/T1—92)、《全宗卷规范》(表/T12—94)，制定本办法。二．适用范围本办法适用于中国远大集团公司各单位全宗卷的管理。三．定义全宗卷--是指档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史和现状的有关文件材料所组成的专门案卷。四．管理职责各单位档案室负责按年度编制全宗卷。五．归档要求和归档范围（一）归档要求：全宗卷的各种文件材料，应按其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于利用和保管。（二）归档范围：档案移交清册，接收、征集记录，档案来源和价值说明等;档案分类方案、整理工作方案、案卷目录说明、整理工作小结等;档案鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、档案的销毁清册等;档案保管安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等;档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等;全宗介绍，开放利用登记和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等情况的文字说明材料;缩微复制和计算机辅助管理等有关档案管理新技术的应用情况的文字说明材料。六．整理、归档时间、编目、保管期限、移交全宗卷内文件材料是不断补充的，且保管期限不一，因此全宗卷不必装订，采取单项内容独立成册的方式装入硬卷盒。文件材料过多时，可分装数盒。（一）整理1．全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，必须平时注意积累。把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，于次年三月底前进行整理组卷。2．整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保管价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。3．卷内文件材料按问题进行系统排列，排列顺序为：全宗情况：全宗介绍、全宗分类方案、立卷说明等；组织机构沿革；立档单位大事记；有关档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用及销毁等方面的材料；有关现代化管理等方面的文件材料；4编制卷内目录(见表2)。卷内文件材料封面(见表1)逐件加、封底、编件号，装订后装入卷盒。封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者。卷内目录表2序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注36 文件封面表1（二）归档时间每年三月份立卷归档。（三）编目全宗卷按年度排列顺序流水编号。（四）保管期限全宗卷的保管期限为永久保存。（五）移交1．各单位档案使用部门所管理的档案的情况记录于次年三月底前移交档案室。2．在资产与产权变动档案移交时，全宗卷应当随全宗档案一并移交。36 2.2归档文件整理办法一．目的为适应档案现代化管理的需要，规范简化归档文件整理工作，提高档案工作的效率和质量，根据国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《归档文件整理工作指南》(ISBN7-5000-6444-6)，结合中国远大集团公司具体情况，特制定本办法。二．适用范围本办法适用于中国远大集团公司各单位办公文件归档的整理。三．定义1．归档文件--是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2．归档文件整理--是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3．件--是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。四．管理职责（一）档案室负责归档文件整理工作的指导、检查。（二）职能部门负责归档文件的整理和归档工作。五．整理要求和整理范围（一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）反映本单位职能活动，具有查考利用价值的文件材料均应整理归档。执行《档案分类、归档范围与保管期限表》。六．整理（一）质量要求1．归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。2．整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。（二）装订、分类、排列、编号1．装订归档文件应按件装订。⑴装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。⑵装订时，尽量保持文件的原始面貌。采用左上角装订，应将左、上侧对齐；采用左侧装订，应将左、下侧对齐。永久保存的文件用线或无酸纸封套等符合档案保护要求的材料。长期、短期保存的文件可用钉装，但使用金属材料装订的归档文件禁止使用微波设备消毒。2．分类⑴归档文件按照《企业档案分类方案》进行分类。即：问题—年度—保管期限，其中问题内只设一级类目。⑵形成的文件数量少，内部机构设置简单的小单位可简化分类方案。归档文件可以采用年度、机构(问题)、保管期限等特征进行分类，或将上述特征结合使用。⑶每个立档单位内的归档文件只能采用一种分类方案，同一全宗应保持分类方案稳定。3．排列36 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。4．编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章(见图示)并填写相关内容。填写归档章时应使用符合档案保护要求的书写材料。归档章，设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构(问题)项目。⑴全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，此项空置，暂不填写。⑵年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2001”。⑶保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。简称为“永、长、短”，代码为“Y、C、D”。⑷页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。当归档文件上有页码时，无需重编；当归档文件上无页码时，需要编页码。一般使用阿拉伯数字，每件从“1”开始流水编制，正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角。⑸室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。⑹馆编件号：按进馆要求编制，没有进馆任务的企业不用填写。⑺机构(问题)：为分类方案类目的一级名称或代码。5．编目归档文件应依据《中国远大集团公司档案分类方案》和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目；来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录(见表1)设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注项目。归档文件目录表1件号责任者文号题名日期页数备注⑴件号：填写室编件号。⑵责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。⑶文号：文件的发文字号。填写文号项时应照实抄录，不能省略。⑷题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。⑸日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2001年9月9日，标注为“20010909”。⑹页数：每一件归档文件的页数。⑺备注：注释文件需说明的情况。（三）纸张尺寸、编制封面、电子版归档1．归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。36 2．归档文件目录应装订成册并编制封面（表式自拟），目录编制成册的方式与分类方案一致。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。3．各单位档案部门应同时保存归档文件目录的电子版，并以年度为单位将归档文件目录刻制光盘保存。（四）装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度、保管期限、机构(问题)的归档文件不应放入同一档案盒内，装不满一盒时，应通过使用不同厚度的档案盒来解决，使文件不至弯曲受损。1．档案盒尺寸、著录项⑴项基本原则档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为10mm、20mm、30mm、40mm等。⑵档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即：档案盒的排列顺序号，没有进馆任务的企业可不用填写。2.备考表（见表2）备考表表2A．备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。B．盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。C．整理人：负责整理归档文件的人员姓名。D．检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。E．日期：归档文件整理完毕的日期。36 2.3房地产档案管理办法　　一．目的为加强房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地为房地产管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，制定本办法。　　二．定义房地产档案是指在房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。　　三．适用范围本办法适用于中国远大集团公司各单位房地产档案的管理。四．管理原则与管理职能　(一)管理原则1．房地产档案管理工作以权属档案管理为核心，遵循统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。　　2．中国远大集团公司负责制定房地产档案管理规章制度，指导和监督各部门、各单位的房地产档案管理工作，协调与地方政府档案业务部门的关系。　　3．房地产档案工作接受国家档案行政主管部门的业务指导。(二)管理职能1．产权人应指定专门机构，配备专兼职人员和必要的安全保护设施，建立健全档案管理制度，确保房地产档案的完整、准确、安全和有效利用，人员变动时须办理工作交接手续。2．主管部门结合房地产档案管理工作实际，定期组织开展档案检查和业务培训，提高房地产档案管理人员业务素质。3．各单位应逐步采用先进技术，不断提高房地产档案管理的标准化、信息化水平。　　五．收集、保存、移交和利用　产权人负责房地产档案的收集、保存、移交和利用等工作。　　各部门、各单位组织、领导并监督检查本部门、本单位内各产权人的房地产档案工作。　　本办法所指产权人，即房屋所有权证、国有土地使用证中“所有权人”、“土地使用者”栏目记载的法人。未取得房屋所有权证、国有土地使用证的，出资人或主要出资人承担产权人的职责。　　六．档案分类房地产档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理档案。　　权属档案是指房地产权属登记、调查、测绘、转移、变更等工作中，形成的记载证明房屋所有权及土地使用权权属来源、变动情况等内容的文件材料。　　建设工程档案是指在新建、改建、扩建、翻建和维修改造的工程项目建设过程中形成的文件材料。　使用管理档案是指房地产在分配、调整及使用等日常管理过程中形成的文件材料。七．归档范围(一)房地产权属档案的归档范围包括：　　1．36 产权人的身份证明、立项审批文件、建设工程规划许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、建设工程施工许可证、工程竣工验收报告、国有土地使用证、房屋所有权证等；　　2．房屋买卖合同、房产赠与书、房产析产协议书、房屋继承公证书、拍卖成交书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件或会议纪要等；　　3．房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等；　　4．其他有关房地产的权属来源资料。(二)房地产建设工程档案的归档范围包括：　　1．项目立项申报文件和批复；　　2．项目用地批准文件、建设用地规划许可证；　　3．规划意见书及附图、方案审查意见或方案复函、建设工程规划许可证及附图，建设工程施工许可证；　　4．年度投资计划、初步设计和投资概算申报文件及批复；　　5．竣工结(决)算报告；　　6．竣工图及设备技术说明书、试运行报告；　　7．工程建设档案验收合格备案文件、管线测量资料及竣工验收报告；　　8．其他相关材料。(三)房地产使用管理档案的归档范围包括：　　1.办公与业务用房使用管理档案　　⑴调配申请及批文；　　⑵使用协议；　　⑶物业单位招投标文件、物业管理合同、日常运行维护记录；　　⑷设施设备运行、维修、维护、改造等记录。　　2.住宅使用管理档案　　⑴住房申请、临时入住通知单、腾退旧房协议、调配通知单、集资建房协议；　　⑵职工住房档案；　　⑶周转住房的装修、制度设立及分配方案；　　⑷物业管理合同、费用支付单据、物业公司变更资料、物业管理工作的年度测评报告；　　⑸职工住房配售办法、相关会议纪要及最终配售方案；　　⑹住房的各类证明或信函。　　八.归档要求(一)权属档案按照《城市房屋权属档案管理办法》有关规定归档；权属档案应为原件，原件已存其他档案馆或者确属另有重要用途的，可以是复印件或复制件，但须经产权人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件存放处。　　(二)建设工程档案、使用管理档案按照国家《科技档案案卷标准》有关规定归档；除纸质文件外，有条件的还应保存缩微品及电子文件。　　九.收集、保存、移交(一)各产权人以年度为单位，及时收集、保存和移交权属档案、建设工程档案、使用管理档案，并在国家法定法规的期限内完成归档；有隶属关系的各产权人，其档案移交工作须服从上级管理部门的决定。　　(二)使用人和物业服务单位根据实际需要收集、保存部分建设工程档案及使用管理档案。　　(三)建设工程停建、缓建的，建设工程档案由项目管理单位负责保存。　　十.变更、补制(一)房地产档案与现状不符时，产权人应及时变更档案。(二)房地产档案不完备的，产权人应组织力量补制。十一.利用36 产权人对所移交的档案有优先利用权；其他单位或个人需调阅、抄录、复制房地产档案的，应经产权人及档案管理部门同意。　　十二.保管期限、销毁　(一)权属档案应永久保存，建筑物续存期间应保存完整的建设工程档案，使用管理档案的保存期限由产权人根据实际情况设定。(二)档案销毁需本单位档案管理部门同意，经上一级资产管理部门批准，档案销毁后应保存销毁清单。　十三.奖励与处罚(一)奖励主管部门对在房地产档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。(二)处罚违反本办法，有下列行为之一的，由主管部门通报批评；对负有直接责任的主管人员和其他直接责任人员依法应当给予行政处分的，由主管部门提出给予行政处分的建议，各部门、各单位应依法及时做出决定；情节严重构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。　　1.无故延期或者不按规定收集、保存和移交房地产档案的；　　2.涂改、伪造、倒卖房地产档案的；　　3.房地产档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的；　　4.其他违反档案管理规定的行为。36 2.4医药档案管理暂行办法一．目的　　为了加强医药档案工作，提高档案管理的科学水平，充分发挥医药档案在企业建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》制定本办法。二．定义 医药档案--是指各级医药管理单位、医药企事业单位、团体或个人从事药品、医疗器械、制药机械、医药包装、卫生材料的生产、经营、科研、教育、设计、情报、外事活动和医药党、政、群管理工作以及其它各项活动直接形成的具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声象以及实物等不同形式的历史记录。三．管理原则与管理职能(一)医药档案工作在国家档案行政管理部门“统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”下进行。(二)中国远大集团公司档案室负责对所属单位及医药行业档案工作进行指导监督与检查。　　(三)把医药档案工作列入领导重要议事日程，由主管业务的领导同志分管，纳入发展规划计划，对档案机构、人员、经费、库房、设备等给予保证，切实解决好档案工作中存在的实际问题。　　(四)档案工作应当与本单位的各项工作紧密结合，实行同步管理，在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。　　(五)档案机构配备工作人员数量，应当根据档案藏量和工作任务需要确定。　　(六)档案工作人员　　1．必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱医药档案事业，忠于职守，遵守纪律，并具备一定的档案专业知识、专业技能和医药经营管理、科学技术基础知识。　　2．医药档案工作人员均属医药档案专业技术人员，其业务能力的考核、技术职务的评定和晋升，应当按国家有关规定执行，并实行医药档案专业技术职务聘任制(或任命制)。高级技术职务评定，按规定组织评定。医药档案工作队伍应当保持相对稳定。　　四．文件材料的形成、积累与归档　　(一)医药管理单位应当建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入生产、技术、经营、科研等各项管理程序和各类专业技术和管理人员的职责范围，确保重要的医药生产、经营、科研、教育等各项管理、各种活动、各类会议都有完整、准确、系统的文件材料归档。　　(二)医药管理单位在科研成果、新产品定型与试制、基建竣工等验收活动及设备购置开箱时，应有档案部门人员参加。有关业务主管部门要会同档案部门，对应归档的文件材料进行检查，并签署意见。　　(三)医药管理单位实行由文件材料形成部门归档立卷的制度。由立卷人按档案部门的要求系统整理组卷，编排页码或张号，填写卷内目录，填写备考表，拟写案卷标题并划定保管期限，经立卷单位负责人检查，装订后向本部门档案处(室、馆)移交并做好移交手续。档案著录一律用钢笔或毛笔书写。归档文件材料都必须做到书写材料优良，字迹工整清楚、图样清晰，便于长久保存。　　(四)归档时间：各医药管理单位的文书档案、财务档案，应当在次年6月底以前归档。科研项目及技术工作完成后两个月内归档。归档范围及管理期限的规定另发。　　(五)36 一般档案归档一份，重要档案除正本外，应当将副本一份组卷归档备用。几个单位协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本之外，应当将复制本送交主办单位归档保存。　　(六)医药管理单位从事公务活动形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本单位档案室归档，任何个人不得据为己有。对于个人在非公务活动中形成的重要文件材料，档案部门可通过征集、代管等多种形式进行收集。个人向档案部门捐赠档案的，医药管理单位应当予以奖励。　　五．档案管理与库房设备　　(一)对接收的档案，按照有关规定进行鉴定，对保管期限、密级调整和需要销毁的档案提出建议，报本部门主管档案工作的领导批准后实施，并实行监销制。　　(二)建立归档、保密、保管、利用、鉴定、统计等系统管理制度。按照有关规定定期向所在地区档案行政管理部门和上一级主管部门报送档案工作基本情况和统计报表。　　(二)重视档案保护技术的研究，最大限度地延长档案寿命。　　(三)保管要有足够面积的档案库房，库房门窗坚固，库内保持适当的湿度、温度，有防盗、防火、防光、防尘、防有害生物污染等安全措施，对存放声象等特殊载体的档案必须配备恒温、恒湿设备，以保证档案的安全和工作的正常运行。　　(四)有计划地为档案机构配备档案装具及必要的温湿度计、吸尘器、去湿机、空调机等装备和复印、录音、照像、录像、计算机等器材，结合本单位业务管理工作和现代化进程，逐步实现档案管理现代化。　　六．利用　　(一)凡持有合法证明的单位、个人在写明符合国家政策要求的利用目的和范围后，均可查阅属于开放范围的档案。　　(二)查阅、摘录和复制尚未开放的档案，需经档案部门负责人批准，涉及未公开的技术问题，需经该技术部门负责人批准，查阅机密档案应当按《保密法》有关规定执行。(三)各医药管理单位的综合档案机构保存的档案，主要供本部门利用，其他部门查阅需持单位介绍信，经综合性档案机构或分管档案工作的领导批准后方可查阅。36 2.5医疗设备档案管理办法一．目的为了加强医疗设备档案管理，《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》特制定本办法。二．适用范围本办法适用于集团各单位医疗设备档案的管理。三．定义设备档案--指在机械设备管理过程中形成的具有保存和查考价值的文件及随机械设备携带的全套资料。四．管理职责（一）各单位档案室负责对本单位设备档案工作进行指导、监督、检查。（二）医疗设备档案的管理由设备使用部门负责。应设专人(专、兼职档案员)负责资料的收集、整理、归档工作以及日常管理和提供利用。并接受档案室的监督、指导、检查。五．归档要求及归档范围（一）归档要求1．设备验收完毕和进口设备索赔期满后，设备文件材料形成部门的档案员应及时将形成的设备文件材料整理归档。2．根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和档案载体形式等实际情况，在坚持文件之间的有机联系和便于查找的原则下进行归档。（二）归档范围机械设备归档范围主要是有关机械设备的综合管理、依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等。具体包括：上级和本单位关于机械设备的法规、规定和业务管理办法；机械设备工作的计划、报告、总结和其他有关管理工作如监督、检查使用情况的文件材料；机械设备购置计划、报告及经费分配方案；机械设备操作及安全技术、维修保养规程；机械设备购置、开箱验收、随机文件；机械设备在安装调试、使用维修、技术改造、事故处理、商检、索赔、报废及转让、固定资产折旧等活动中形成的文件材料；机械设备年度统计表；全套随机技术资料。六．管理、难收、整理、编目、保管、归档、转让、保管期限、销毁（一）设备档案应设有专门的保管柜。（二）设备进场应由专(兼)职档案员参与开箱验收并在验收单上签字。（三）整理1．设备文件材料按单机组卷。包括：机械设备的购置、安装调试、运行、维修和设备管理等。2．设备档案的整理应将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一盒或数盒。3．将最能反映机械设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复、论证、投资、订购合同、验收报告、索赔材料等排在前面，其余设备的技术文件材料应按设备的工作程序及重要程度，依次排列。4．引进设备中专用文件夹，可以保持原状。5．具体组卷执行《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2000）（四）编目1．采用按大类流水分属类的排列方法，即在一级类目内顺序编号；2．当年的管理性文件排列在前，顺序编写案卷号。36 3．填写设备档案移交（表1）、卷内文件目录（表2）和案卷目录（表3）。（年度）设备档案移交表表1卷内目录表2档号件号设备型号/名称生产厂家/供应商验收时间页数备注　　　　　　　案卷目录表3柜号所在科室分类号案卷号设备型号/名称生产厂家/供应商验收时间页数购货价格备注　　　　　　　　　　（五）保管。设备文件采取档案盒方式保管；引进设备文件用档案盒有困难的，可按其自然状态保管。（六）归档时间1．设备管理综合性文件于次年3月底前归档。2．设备验收完毕投入使用后2个月；引进设备为索赔期满后2个月。（七）转让。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》当设备转让、卖出时，随机档案同时转出，并写出书面说明，进行备案。（八）保管期限。执行集团«档案分类、归档范围与保管期限表»。（九）销毁。设备档案随设备报废后销毁。（十）统计。设备档案保管部门应将年度内形成的设备档案目录报本单位档案室，确保企业档案统计工作的准确性。36 2.6医药科技档案管理办法  一．目的加强对医药科技档案的管理，充分发挥医药科技档案在中国远大集团公司中的作用，特制定本办法。二．适用范围本办法适用于中国远大集团公司各单位医药科技档案的管理。 三．定义（一）医药科技档案--是指国家机关企业、事业单位、团体和个人在从事医药科研、设计、生产、经营、基建、教学、情报、外事等工作中形成的具有归档保存价值的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。 （二）医药科技档案--是国家科技档案的一个重要组成部分，是国家的宝贵财富。医药科技档案的管理工作是一门专业性的技术管理工作，是生产管理、经营管理、技术管理、科研管理的重要组成部分，各科研、设计、生产、经营、基建、教学、情报、外事等单位（以下简称各单位）。都应当把科技档案工作纳入有关管理工作之中，切实加强领导。各单位都必须贯彻执行集中统一管理科技档案的原则，采取有效措施。集中统一管理本单位的科技档案，以维护科技档案的完整、准确、系统、安全及有效的开发利用。 四．管理职能 　　    中国远大集团公司下设档案处。国家医药局档案处是医药科技档案的业务主管部门。在业务上接受国家档案局的指导。其主要任务是： （一）贯彻执行国家有关科技档案工作的各项方针、政策和法规，制定医药专业系统科技档案工作制度、办法、规范并指导、监督和检查各单位贯彻执行情况。（二）对中国远大集团公司各直属单位的科技档案工作进行经常地监督、指导和检查。（三）负责集团公司科技档案的收集、整理和集中统一管理工作；督促、协助、指导本单位有关业务部门进行立卷归档工作；负责组织鉴定科技档案和剔除已失去保存价值的科技档案的处理工作；做好需要向上级医药科技档案管理部门移交科技档案的各项准备工作；凡有条件的应结合工作实际，开展科技档案的信息加工工作，编撰简介、文摘、汇编、手册及进行有关科技史料的编研工作。    五．资料形成和归档要求（一）资料形成条件1.各单位建立科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，并列入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围，要做到每项科研、生产等活动都有完整、准确、系统的科技文件材料归档。2.各单位在对每一科研、生产或设计工程项目进行评议、鉴定、贵重仪器设备开箱验收、基建工程竣工验收时，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料归案的项目，不能验收。3.一个科研课题、生产产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落后，都必须将所形成的科技文件材料，按其自然形成规律，按归档具体要求加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由项目负责人审查签字后向档案部门归档。4.凡归档的科技文件材料，都应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，宜用蓝黑墨水、碳素墨水书写，禁用铅笔书写，以利长期保存。5.需要归档的科技文件材料至少配套归档一份。重要项目的科技文件材料应复制二份至三份配套归档。36 （二）归档要求1.科技档案的归档时间，以一项科研成果鉴定、产品正式投产、仪器设备正常运转、基建工程竣工验收后及时整理，随时归档。综合科技计划、报表以年度为单位，在年终汇总后归档2.凡是几个单位共同协作完成的项目或工程，由主办单位归档保存一整套完整的科技档案。参加协作单位除保存本单位承担任务部分的档案正本外，应将复制本送主办单位保存。3.因故中断的研制任务，项目（课题）负责人必须将该项目的技术文件材料及时整理归档。（三）归档内容药政管理类、药学教育类、医药技术情报类、医药科研类、医药设计类、药品生产类、医疗设备器械生产类、医药科技出版物类、仪器设备类。    六．管理（一）科技文件材料归档后要及时进行分类、编目、登帐、统计和必要的加工整理，编制检索工具和参考资料，为科研、生产、基建、教学等各项工作积极提供利用。《国家医药管理局科技档案分类法》是医药科技档案分类的依据，供本集团公司分类科技档案应用。（二）科技档案的密级划定、升、降，由业务主管部门、鉴定小组根据有关规定确定和调整。密级分为：绝密、机密、秘密三种。科技档案部门必须建立保密制度，注意在不失密的情况下扩大利用范围。（三）科技档案的保管期限分永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。各单位根据国家医药管理局科技档案保管期限表结合本单位具体情况制定本单位的科技档案具体保管期限。（四）各单位的科技档案部门，要做好科技档案的鉴定工作，在总工程师或技术负责人的领导下，由科技领导干部、熟悉有关业务的科技人员和科技档案人员组成鉴定小组。鉴定的方法为直接鉴定法。即直接对每一案卷档案的内容、完整情况等进行慎重地详细审查，对案卷的密别、保管期限进行严格的审核和调整。凡没有划定保管期限的，应确定其保管期限；对已失去保存价值的，应及时进行剔除处理；凡属需要销毁的，应提出销毁意见，并写出销毁报告、编造清册，经单位领导审定，并报上级主管机关备案。（五）销毁档案时，应与本单位的保密、保卫部门取得联系，并指定销毁地点和监销人，防止失密。（六）各单位应建立和健全对已归档的科技文件材料的补充修改制度，在得到业务负责人的审批后方可进行补充、修改。（七）管理科技档案必须有专用库房，库房内保持适当的温、湿度，并应有防火、防虫、防鼠、防晒等措施，搞好技术保护工作。档案部门应经常地对科技档案进行保管状况的检查。如发现问题除及时报告本单位的保密、保卫部门及单位领导外，应采取补救措施，以减少档案的损失。（八）各单位的科技档案部门应建立登记统计制度，对科技档案的接收、借阅、利用效果等方面进行登记和统计（九）单位撤销或变动，以及建筑物、构筑物、设备、仪器等转移使用关系时，应将其档案收集、齐全，妥善整理，经上级主管单位批准后，向接受单位办理交接手续。重要设备、仪器报废后，其档案仍由档案部门存查。　　　　36 2.7科研档案管理办法一．目的为加强科技档案的管理，提升科学技术研究工作水平，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)，更好地服务于企业各项工作，特制定本办法。二．适用范围本办法适用于集团各单位科研档案的管理。三．定义科研档案--是指企业在建筑、建材等方面的科学研究及生产技术应用活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科研文件材料。四．管理职能（一）各单位档案室有责任检查和协助科研人员做好科研文件材料的形成、积累、整理和归档的工作。并负责本单位科研档案的日常保管、借阅工作。（二）企业在科学研究及科研技术在生产(施工)应用中形成的科研文件材料由产品的试验、科研课题项目负责人指定专人负责积累、整理后归档。五．归档要求与归档范围（一）归档要求1．归档的文件材料必须完整，准确反映企业科研活动的真实内容和历史过程。2．归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。3．科研档案由技术部门在成果鉴定前，按归档范围收集齐全，否则不予鉴定，鉴定后按科研项目或专题进行整理、立卷。（二）归档范围：开题报告；协议书、委托书、合同书、计划任务书；研究过程中的各种实验记录、试验报告、观察记录；实验配方与分析资料，测试数据；本专题设计图纸、设计说明书、计算书、研究过程中拍摄的各种照片、底片、录像带等资料；专题研究成果报告、专题总结报告；专题研究应用情况报告；技术鉴定证书；成果使用说明书、技术条件或标准、规程(草案)；专题负责人及各阶段参加人员名单；研究成果获得各种奖励记录；其他具有保存价值的资料。六．管理、整理、编目、归档时间、移交（一）各单位应当按照集中统一管理科研档案的基本原则，建立、健全科研档案工作，达到科研档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。（二）一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档。（三）各单位应当定期对科研档案的密级进行审查，根据上级的规定，及时调整密级，扩大利用与交流的范围。（四）各单位应当定期做好科研档案保存价值的鉴定工作。鉴定的方法是直接鉴定档案的内容。鉴定工作要在总工程师或科研负责人的领导下，由科研领导干部、熟悉有关专业的科研人员和科研档案人员共同进行。（五）档案部门对重要的科研档案应当复制副本，分别保存，以保证在非常情况下科研档案的安全和提供利用。（六）整理1．科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。36 2.管理性科研文件材料按问题、时间或重要程度排列。3．案卷内科研文件材料排列要求文字材料在前，图样在后。（七）编目科研档案按照《科技档案案卷整理办法》进行编目。（八）归档时间在项目完成后三个月内将应归档的文件材料立卷、归档。（九）移交科研项目负责单位将应归档的文件材料组成保管单位，在项目负责人审定后，编制档案移交目录(见表1)一式二份，交接双方逐项核对后签字认可，各留一份备查。档案移交目录表1序号案卷题名年度保管期限备注36 2.8声像档案管理办法一．目的为实现声像档案数字化管理，更好地服务于企业各项工作，特制定本办法。二．适用范围本办法适用于中国远大集团公司各单位声像档案的管理。三．定义声像档案--是指企业在从事生产、经营、科研等工作活动中形成的具有保存利用价值的照片(底片)、录像带、录音带、缩微片等载体的历史记录。四．管理职责（一）各单位档案室负责对声像档案进行收集、编目、鉴定、统计和利用，并对声像档案材料的形成、积累和归档工作进行督促、指导和检查。（二）声像档案材料形成部门和人员负责声像档案的积累和整理，并按规定向档案室移交归档。五．归档要求及归档范围（一）归档要求1.归档的声像档案应是原始记录。对某些需经常使用或素材过长需编辑整理的声像材料，可归原版复制片。2.照片档案必须内容真实、主题突出、画面清晰。底片不得磨损，每幅照片或每组照片都要有文字说明，说明该片所反映的内容、时间、地点、人物、背景、摄影者等。3.录像带必须画面清晰、声音清楚，录像带盒上要贴上标签，注明录制内容、录制时间、地点、带长、声道、机器型号及摄像者等。4.录音带必须声音清楚，录音带盒上贴上标签，注明录音内容、录制时间、地点、盒数、编号及录制者等。5.缩微片上贴上标签，注明内容、编号及责任者等。6.归档的声像档案应系统、完整。（二）归档范围在各项工作活动中形成的各类声像档案是企事业单位档案的重要组成部分，均属于声像档案的管理范围。包括下列内容：党和国家领导人、有关上级领导以及知名人士来本单位视察、检查工作或从事其它重大活动所形成的声像材料；反映本单位生产、经营、管理、历史面貌等方面重大事件或重要活动的声像材料；反映本单位设计、施工、科研能力和技术水平的声像材料；重点工程、有影响的工程和荣获国家、省(部)、市奖励的优质工程洽谈、签约、开竣工典礼以及反映其建筑设计、安装、施工技术、过程的声像材料；工程建设中重大事件或重大事故、自然灾害及异常现象的声像材料；新产品、新工艺、新材料、科研项目研究、开发、鉴定、推广应用所形成的声像材料；党、政、工、团召开重要会议形成的声像材料；出国考察、接待来访、与外商洽谈、签约、索赔等对外交往活动中形成的声像材料；荣获国家、省(部)、市、局(院)以上荣誉称号的各类证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗照片以及授奖仪式的声像材料；本单位的工商、税务注册登记、行业许可、资质等级、房产土地证等各类证书照片；本单位先进人物表彰的声像材料；36 本单位在对外宣传报道中形成的声像材料以及各电台、电视台有关本单位宣传报道的声像材料；本单位或本单位参与制发的科教片、电视片、新闻记录影片等声像材料；新闻发布会、记者招待会、展览展示会等声像材料；本单位有参考利用价值的外购、交换、征集的声像材料。六．管理、分类、整理、编目、（一）声像档案实行集中统一管理。（二）分类。执行《企业档案分类方案》（三）整理1.照片档案的整理应有利于保持照片之间的有机联系，一般按年度---问题进行整理。底片应对应照片内容单独整理和存放。2.照片构成应包括照片、底片和文字说明三部分，按照国家标准《照片档案管理规范》(GB/T11821－89)进行整理。照片原版，以及翻版的底片均应标注清楚。（四）编目1.声像档案在区分载体形式的前提下与纸质档案对应分类编号，按一级类目顺序排架。因载体形式和保管要求不同应分库或分柜架保管。2.声像档案载体用英文大写字母S标识。3．声像档案应编写说明，一个保管单位应有一个文字说明包括：内容、时间、地点、人物、背景、摄影(像)者六要素。文字说明要概括地揭示照片影像所反映的全部信息，做到文字简练、语句通顺。用阿拉伯数字表示时间，照片说明要以自然张为单位编写。4.底片应顺序编号，并标注照片编号，便于查找利用。5.编制声像档案目录(见表1)声像档案目录表1柜号案卷号案卷题名年度张(盘)数保管期限备注（五）移交立卷单位编制档案移交清册(见表2)，一式二份，交接双方逐项核对后签字认可，各留一份备查。档案移交目录表2序号案卷题名年度保管期限备注1.声像材料形成后，有关部门应及时向本单位档案部门移交归档，不得私自保管和留存。2.由摄录制部门或人员负责收集、整理和向档案部门移交归档。（六）归档时间一般专项活动的声像材料在活动结束后一个月内归档；工程项目声像材料在工程竣工后随工程施工资料一并归档；科研项目、新产品研制开发的声像材料在鉴定会后三个月内归档。（七）保管1.保管声像档案应有专用库房或专用装具。36 2.保管声像档案应按不同载体材料分别排架、保管。3.照片与底片应分开保管，底片应装入特制的底片袋或底片夹内,再装入专业底片档案册。接触底片时防止用手触摸。4.经常检查声像档案的保存情况。对长期保存的录像带、录音带应每年倒带一次，发现变形、断裂、磁粉脱落等现象，要及时修补、复制。（八）利用1.利用声像档案要严格办理借阅登记手续。2.借往外省市或外单位的须经单位主管领导审批，办理档案借阅审批表手续方可借阅。利用者应精心使用和爱护声像档案。3.涉及专利和版权的声像档案，本单位以外的任何单位和个人利用档案，应按照《中华人民共和国专利法》和知识产权保护的有关条款办理。36 2.9财计档案管理办法一．目的为了加强财会档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》以及财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》等法律、法规，结合财会档案工作情况制定本办法。二．适用范围本办法适用于中国远大集团公司各单位会计档案的管理。三．定义会计档案--是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据。四．管理职责（一）各单位财务部门和档案部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。（二）各单位档案室负责会计档案的收集、编目、保管和提供利用。（三）对每年形成的会计档案，各单位会计部门应按照归档要求，负责整理、立卷。（四）未设档案部门的单位，应在财务部门内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。五．归档范围会计凭证类(原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证)；会计帐簿类(总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿、款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料)；财务报告类：(月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告)；其他类：会计档案保管清册，会计档案销毁清册。六．立卷方法及原则、拟写标题、编目及排列、（一）原则　　1.医药卫生财务及在专业银行开立帐户以及办有经济实体的单位，均为一个财会档案立卷单位，分工负责归口的会计档案立卷归档工作。　　2.立卷单位或立卷人在立卷时要遵循会计核算材料形成规律及特点，注意保持其有机联系，使立好的案卷便于保管和利用。　　3.根据各类会计材料形成的不同年代、时间顺序、内容价值，联系档案材料的数量、保管期限等分别整理组卷。不同年度的会计核算材料不能混在一起组卷装订。　　（二）方法　　1.会计凭证、帐薄、报表的立卷会计凭证会计人员应将办理完毕的记帐凭证连同所附的原始凭证或汇总表，按月份、按照记帐分类、编号顺序进行整理，折叠整齐、装订成册，加具封面，写明单位名称、记账凭证种类、年度、月份和起止编号。　　较大的单位，收款凭证、付款凭证、转帐凭证可分别编号、分别装订。　　对一些不便随同记帐凭证一起装订或保存价值明显不同的原始凭证（如涉及外事、职工工资名册、退职退休及房产产权转让和处理历史遗留问题等有参考价值的原始凭证）应抽出单独装订保管，但要在有关科目、凭证编号处注明抽出凭证的名称、数量及另存的编号、库址等。　　2.36 会计帐簿　应在会计年度终了结帐，决算后按照帐簿种类（名称）整理立卷。其中跨年度使用的固定资产帐等可在帐簿使用完毕年度立卷，长期贷款项目使用的帐簿，在贷款项目结清年度或分阶段立卷。立卷时应按原装订本加以整理立卷，活页帐或卡片帐，应去掉空白页，依次编号，装订成册。　　3.会计报表　本单位的会计报表和下级单位的会计报表一般应分开立卷，决算应单独立卷，月、季报表，可视其多少分开或合并立卷，报表较多者，可以按报表名称或报表所反映事物属性特点立卷。　　采用电子计算机记帐的单位，机器打印输出的会计记录视同帐簿，应装订成册，凡未打印成书面文件的其磁带、磁、光盘等存储介质，不得轻易删去其内容，应视同等会计种类文件加以保存。　　（三）书写案卷标题　　1.案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、准确、完整地反映卷内材料内容。　　2.案卷卷皮及卷内目录一律要用毛笔或钢笔（篮黑墨水）书写，禁止使用圆珠笔、铅笔书写。字迹要求工整清晰。　　（四）卷内文件材料编目与排列1.永久保存的财会档案应填写卷内目录和案卷目录，每一卷内要编写页号，每卷内页号均从1开始，书写位置在卷内文件的右上角。会计帐簿本身已经编定连续页号的，可以不再编写页号。会计凭证、记帐凭证已编定流水号的可不再编号。　　2.卷内备考表记载卷内材料的缺少、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。　　3.卷内文件要去掉金属物。对破损的材料要修复。字迹扩散、模糊的应予复制并与原件一并立卷。4.案卷的装订采用三孔一线的装订方法装订成册，卷内文件以左对齐，以下对齐，在左边打孔订线。若订线处有批注者，须进行粘边纸处理。七．管理（一）对于未了结的债权、债务涉外的原始凭证材料，应单独立卷、编写目录，送档案部门保管到结清债权、债务时为止。（二）改制企业会计档案管理1．单位因重组、撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管。必须保证全宗的完整性。2．单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。3．单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。4.单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案应当由原各单位保管。各单位的会计档案不得携带出境。外埠机构和境外机构的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。36 第三章规章制度3.1档案保密制度一．企业重要档案应另柜保管，专人负责，严格管理，控制使用。二．档案工作人员要遵守职业道德，严守企业秘密，不准向外泄露有关机密性内容，不该说的绝对不说，不该借阅的绝对不借，不该复制的绝对不复制。三．经常进行保密教育，不断提高档案人员的保密意识。四．档案库房除档案工作人员和参加检查、鉴定的人员以外，他人不得入内。五．借阅档案人员要在指定的地点查阅档案。六．利用企业重要档案，应严守企业秘密，不得擅自抄录、复制和对外公布。七．凡因违反档案保密制度，造成失、泄密事故，应视情节轻重，给予批评教育或纪律处分，直至追究法律责任。3.2档案保管制度一．档案室是保存企业档案的中心，企业形成的各类档案要按规定向档案室移交，集中保管。任何人不得私自保留企业档案。二．保存档案必须有符合要求的专用库房，确保档案的安全。三．存放档案必须具备专用柜、架，排列方法科学有序；各类档案须按类别要求排架，柜、架应注明标识，方便利用，便于存取。四．档案人员必须熟悉档案库存情况，每年对库藏档案进行检查核对，做到帐、物相符。如发现有误，应立即更正。对破损和变质的档案，要及时进行修补和复制。五．电子档案需防磁、防病毒。六．声像档案需每年进行一次倒带，每隔十年复制一次。七．底图存放应有专柜，以平放为宜。八．库藏档案遇有移交、销毁等情况时，需注明原因，并保存依据。3.3档案统计制度一．建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据。二．档案统计要有专人负责，实事求是填报各种数据。三．要做好档案管理基本情况统计、档案库藏量统计、档案提供利用统计及其效果的统计工作。四．各单位必须如实、准确、及时填报各种统计数字，不得虚报、瞒报、拒报各类统计报表。五．每年年初填报档案室基本情况年报并及时报送上级单位。六．各种统计材料及有关数字均应有情况分析，并留底存档，以备查考。36 3.4档案借阅制度一．利用者借阅档案，必须履行手续，填写借阅登记。二．利用企业重要档案，应填写《档案借阅审批表》，经相关领导批准同意后，方可提供利用。三．集团各单位利用档案，须持本单位介绍信，如实说明利用理由，并由本单位档案室负责人签字，方可提供使用。四．借阅档案原件，档案室将根据档案的重要程度每份档案收取100-200元押金，档案完好无损按时归还时，押金如数退还。五．借出的档案原件，一周内归还。六．利用者应对所借档案负责，必须妥善保管，任何人不得私自拆装、撕页、涂改、杠画、污损、摘抄、复制、转借、泄密、丢失档案。七．员工调出单位时，应及时到档案室归还所借档案。八．档案归还时，档案人员必须进行认真核对，确认无误后，方可注销。九．阅档室内要保持清洁、肃静。十．凡因违反档案利用制度造成事故的，视情节轻重给予处罚，情节严重者，将按照《中华人民共和国档案法》规定，追究其法律责任。3.5档案鉴定与销毁制度一．档案鉴定工作是关系档案存毁政策性、政治性很强的工作，要严肃认真，十分谨慎，任何人不得随意决定销毁任何档案材料。二．成立由本单位主管领导、专业人员和档案人员参加的鉴定领导小组。三．鉴定要从档案形成实际出发，认真分析档案的价值。四．凡经过鉴定提出失去利用价值和超出保管期限的档案要登记造册，写出书面销毁报告。五．将销毁清册和报告提交鉴定小组审批，经主管领导签字后方可销毁。六．销毁档案，要指定两人(专业人员、档案人员)监销，监销人员要在销毁清册上签字以示负责。七．不得私自留存、转让或出售待销毁的档案。八．为防止丢失泄密，应指派专人监护，并派专车送指定造纸厂监销。3.6档案库房管理制度一．档案库房应集中布置，自成一区。二．库房要做到八防。即：防火、防光、防盗、防水、防潮、防霉、防虫防尘。三．保存档案必须有专门的库房，办公室、阅览室与库房分开。四．档案库房内装具布置应成行地垂直于有窗的墙面，外墙采光墙宜与装具间的通道相对应，不得少于80cm，便于通风降湿。五．档案库房内装具布置应考虑到防火通道。六．库房应科学地安设温湿度记录仪表，安装必备的设备，采取相应的措施。七．将库房的温度应控制在14—24度，相对湿度控制在45—60％之间。36 八．库房温湿度应定时测记，一般每天一次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调整。九．库房内柜架排列应科学有序，便于查找。柜架编号应从左至右自上而下不间断。十．定期投放防虫药物，发现虫霉及时处理。十一．库房内必须配备相应的档案消防器材，并按设备要求定期检查更换。十二．库房应安装防盗装置，并有切实可行的防盗措施。十三．库房不宜采用自然光源，有外窗应有窗帘、遮阳蓬等避光措施。十四．对档案库房应经常进行检查，发现问题及时报告并采取措施予以处理。十五．非档案管理人员禁止进入库房，库房无人时，必须关灯、关窗、关门，切断电源。3.7档案防火安全制度一．建立健全防火组织。二．制定安全防火责任制并落实到人。三．档案库房应远离易燃、易发生火灾等不安全的地方。库房内部、外部防火通道要畅通。四．档案库房配备相应的灭火器材，要会同消防部门定期检查灭火器的效能，对不合格的器材应及时更换。五．档案库房禁止烟火，禁止存放易燃、助燃、易爆物品。六．档案库房内的一切电器、电线要安全可靠。不能有超负荷、漏电现象。每年请安全部门和电工技师检查一次，不安全隐患要随时排除。七．定期组织档案人员学习防火、灭火知识，经常进行消防安全教育。八．因管理不慎造成火灾事故的，要负刑事责任。应注意的问题：1.收集中国远大集团公司职能部门和直属、直营机构网络图；2.收集中国远大集团公司档案室现在使用的各类档案工具表格，结合PDE数据系统重新绘制各类档案工具表格。36 3.8档案管理的工作流程目的实现档案办公网络化；提高档案管理质量；保护企业文化财富；减轻档案人员劳动工作量，著录编目实现一种条件输入，多种条件输出；展示企业档案文化，使企业档案精品尽快出炉，为企业发展目标主要解决档案管理工作收、管、用等几个重要环节。收。提高全员档案意识，辨别资料、档案价值。管。将传统的档案整理重心转移到信息时代档案编研工作中去。用。将档案信息运用到各职能部门与单位，实现取之于源头用之用源头。36