xxxx集团往来账款管理规定

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××××集团股份有限公司归口部门：财务部修订状态E-c文件编号：XYZ12.19关于加强往来账款管理的规定受控编号关于加强往来账款管理的规定1目的为堵塞管理漏洞，加速资金周转，健全管理制度，落实管理责任，规避利益流失风险，维护股东权益。制定本办法。2范围本制度适用于全集团。3释义往来账款指财务账簿记录的应收预付、应付预收、其它应收、其他应付等暂收暂付款项。4要求4.1往来账的相关责任人界定指定直接承办各往来经济业务的人员为业务经办人；指定业务经办人所在的部门的直接负责人为业务负责人；指定公司现行往来账管控分口责任部门负责人为归口责任人。4.2相关部门（人员）的工作职责明确管理责任，落实日常管理，做到分工明确、责任到人。在往来账款业务发生较多、数额较大、周期较长的部门和单位，往来账款的管理可以按其内容的性质或发生的时间分别进行管理。对往来账款合同期限与对象进行分析，把往来账款的管理工作作为企业长期管理的一部分，使其真正落到实处。4.2.1往来账款源头及过程控制4.2.1.1财务部门财务部门要完善会计规章制度，强化往来账款账务处理规则，财务人员须谨慎挂账，不得随意挂帐。确需挂帐的，要区分情况进行处理：1）对于发票未到的，由业务经办人在其承诺保证的时间内取得。A、前期经济业务未清，又发生新的经济业务的，财务审核人员应要求业务经办人员提供书面说明并经业务责任人确认。书面说明中至少要载明业务完成状况及拖欠发票原因、清理措施、预计清理期限、责任人员等信息，以及财务人员要求的其他内容。B、对于合同约定需要预付款项的，按合同约定执行。但经办的业务部门在签订合同时，要约定发票开具日期等内容，以保障我公司权益。C、对由于供货质量、周期问题产生争议所造成的发票不能及时到位的，业务经办人要及时向业务负责人书面汇报，同时抄送归口责任人。业务负责人要负责协调解决争议及发票的追缴。发布/修订日期2010/10/15实施日期2010/10/15共4页第3页 ××××集团股份有限公司归口部门：财务部修订状态E-c文件编号：XYZ12.19关于加强往来账款管理的规定受控编号D、属于我方欠对方质保金等余款，导致发票未到的，主管业务部门要制定解决方案，尽快取得已付款部分的发票并交到财务部门销帐；对于我方未退付的保证金等部分余款，可根据合同约定的到期时间制定清理计划。E、进入诉讼程序的，依法进行处理。2）业务部门在提交发票通知单时须注明销售业务的性质，即分为预收款销售、货到付款销售和赊账销售三种方式。如为第一种即可根据开具发票记帐联挂账；如为第二种，应注明货款到账时限，并根据发票记账联挂账，并在业务人员确定时限内向业务部门相关人员发布预警信息；如为第三种销售方式，应注明还款时限，根据业务人员提供的对方财务部门出具的欠款单据开具发票，并根据发票记账联挂账；3）对退款的账务处理分为两种方式，第一种，发生退货并退款的，应根据红字发票和收款单位收据分别记账；第二种，退回客户多付货款的，应根据收款单位收据和经财务部门确认的客户往来余额的付款通知单记账；4）对年度往来账款结转要实行年度往来账核对单，即年终结转往来账款根据债权债务承认数额进行结转；5）所有涉及应由我方取得发票、收据、欠款单据的，均由经办的主管业务部门负责在约定的时间内收取。6）业务人员在工作交接时要对其所负责的往来账交接清楚，以明确责任；7)加强财务治理和监督，严明结算纪律。财务人员要认真履行职责，提高会计基础工作水平，正确使用会计科目，正确核算往来款项。财务部门要加强往来账款财务监督与控制，建立预警机制，警示呆账、坏账的形成。4.2.2.2业务部门采购、工程等业务部门在签订合同时，就应充分意识到往来账款的财务风险，针对管理现状，建立相应的制度，加大物资采购、工程项目等的管理力度，对合同签订、合同实施过程、预付款、发票取得等环节加以严格控制及管理。避免流动资金长期被债务人占用导致单位财务成本升高，同时减少呆账、坏账的形成。建立应收账款的管理制度，完善产品赊销制度，控制应收账款的收回期限。增强营销人员的责任心，对其所负责往来帐的管理做到岗位分工责任明确，工作质量与考核奖惩挂钩，约束和督促其尽早收回往来款，减少资金的长期占用。4.2.2.3责任人员往来事项形成后，相关业务部门要实行动态跟踪管理，财务部门予以协同监督。业务经办人、业务负责人和归口责任人各司其职，承担各自的清理往来账款的责任。4.3往来账款清理归口责任人和监督部门要认真考核，严格把关，进行专业性监督和控制，保证往来账款管理工作的有序开展。发布/修订日期2010/10/15实施日期2010/10/15共4页第3页 ××××集团股份有限公司归口部门：财务部修订状态E-c文件编号：XYZ12.19关于加强往来账款管理的规定受控编号4.3.1与外部单位发生的销售往来账务，每两个月至少清理一次。清理时，财务部门将根据实际情况向业务经办人所在部门下达“外部往来账清理函”（附表1），业务负责人必须在收到清理函的七个工作日内落实，并按规定格式签署意见后返回财务部门相关会计。同时，对发生经常性业务往来的供销及工程单位，财务部门将定期（至少每三个月一次）书面通知业务经办人，要求对方单位提供往来明细账，以便财务部门进行账务核对。业务经办人要在收到财务部门书面通知后的七个工作日内落实。4.3.2内部往来账每一个月核对清理一次；备用金至少每半年（每年6、12月份的上旬）必须清理一次。清理时，财务部门直接将“账务征询函”（附表2）按部门分发给业务发生部门的负责人，业务负责人必须在收到征询函的七个工作日内，落实及签署意见后返给相关会计。备用金的年终清理，业务负责人必须要求借支人限期归还；如仍需使用备用金的，要按规定重新办理。借支人中途遇工作移交时或离职时，由业务负责人会同财务部门进行清理。4.3.3按部门责任划分，加强对往来款的监督检查核对，建立内部约束机制4.3.3.1发挥财务部门管理监督职能，强化往来账款管理。理顺关系，加强内部会计与会计相关业务的控制，规范财务管理，充分发挥财务的监督管理职能，形成完善的内部牵制和监督机制。4.3.3.2加强应收账款的催收力度，强化日常监督作用。在往来账款管理过程中，既要按期发放催收清单，也要注重催收效果，业务负责人和归口责任人要积极主动对呆滞往来进行梳理，抓紧清收。解决长期挂账等历史遗留问题。4.3.3.3建议审计监督部门参与往来账款的清理工作，对往来账款的清收、管理工作进行评估、反映、建议。4.3.3.4延续诉讼时效为控制往来账款形成呆滞风险，尤其是具有潜在诉讼风险的往来账款，各责任部门和人员均要给予高度重视，财务部门对于超过18个月的欠款户要发布预警信息，提示业务经办人、业务负责人和归口责任人，采取一切可以采取的措施延续诉讼时效！以上人员应在收到财务预警信息后的七个工作日内向财务部门书面反馈落实情况。4.4绩效奖惩规定为严肃往来账款清理工作，加强对往来结算资金的管理，在绩效考核体系中，将往来账款清理结果及结算资金指标列为考核项目，与相关责任人员的经济效益挂钩，兑现奖罚。4.4.1业务经办人未在规定的时间内报账、取得发票或结清欠款，扣发当月基本工资的20%；4.4.2业务部门收到清理函、征询函没有及时反馈，按延误天数（100元/天）对业务经办人及业务负责人分别进行处罚。发布/修订日期2010/10/15实施日期2010/10/15共4页第3页 ××××集团股份有限公司归口部门：财务部修订状态E-c文件编号：XYZ12.19关于加强往来账款管理的规定受控编号4.4.3对业务经办人和业务负责人没有按清理函或征询函等反馈意见去落实、也没有对后续处理中发生的变化及时反馈的，将分别按400元、600元对相应的业务经办人、业务负责人进行罚款；如造成损失，则由业务经办人与业务负责人共同承担。4.4.4对于年度所承担的往来账款清理任务未按时完成的，业务经办人、业务负责人和归口责任人每人罚款800元。4.4.5对于经过财务部门提示延续诉讼时效而未采取措施的，相关责任人员每人罚款2000元。造成公司损失并认定与相关责任人有直接关系的，处相关责任人相当于三个月基本工资的罚款。4.4.6对清理往来账款贡献突出的单位和个人，可给予一定额度的奖励。4.4.7以上绩效奖惩措施由财务部门协助人力资源部门具体实施。4.5其他4.5.1集团内部公司之间的往来账款管理参照本规定精神执行。4.5.2本规定由集团总部财务部负责解释、修订。5相关/支持性文件5.1外部债权债务管理办法（XYZ12.17）5.2现金、银行存款管理办法（XYZ12.08）5.3财务审批制度（XYZ12.08）5.4财务稽核制度（XYZ12.02）5.5网上银行管理办法（XYZ12.03）6记录6.1往来明细帐6.2往来明细表发布/修订日期2010/10/15实施日期2010/10/15共4页第3页