铁路工程合同管理

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铁路工程合同管理5.2.1总则⑴为加强铁路建设项目的合同管理工作，规范合同行为，维护合同当事人的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国铁路法》、《铁路合同管理办法》等法律法规及相关规定，结合铁路建设项目实际，制定本办法。⑵本办法所称合同是指指挥部与平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，具体包括建设工程合同、委托合同、采购合同、借款合同、保险合同以及其它各类民事合同（或协议）等。⑶签订和履行合同应遵守国家法律法规和铁道部有关文件要求，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序和损害社会公共利益，坚持平等、自愿、公平和诚实信用的原则，严格按照合同约定行使权利、履行义务。5.2.2合同管理机构和职责1.制度⑴指挥部是合同管理主体，应当建立健全合同管理制度，设置合同管理部门，配备合同管理人员，配备或聘用专职法律顾问，加强合同管理队伍建设。⑵ 合同管理部门、承办部门和法律顾问（如有时）应在铁路局（或客运专线公司）授权范围内履行合同管理职责。⑶合同承办部门应当建立合同承办专人负责制度，承办人发生变化时，必须做好资料的完整移交。2.管理机构指挥部设立合同管理领导小组，主要领导为领导小组组长，负责合同管理中的重大决策和各部门的协调工作；分管领导和各部门负责人为小组成员，协助组长做好各专业合同管理工作。3.管理人员计划财务部必须配备合同管理人员，其基本要求：应具有工程造价方面中级以上专业技术职称，从事铁路大中型建设项目合同管理工作5年以上；投资20亿元以上的项目应具有1名注册造价工程师或从事工程造价工作5年以上的专职工程经济人员。4.主要职责1）领导小组职责合同管理领导小组负责指导有关制度的制订和监督执行，研究审定合同，审核合同管理奖、惩建议。2）计划财务部职责指挥部的合同归口管理部门为计划财务部，其主要职责是：⑴负责合同管理日常工作，定期向相关领导汇报合同管理情况；⑵建立合同专用章使用制度，统一管理合同专用章；⑶ 组织学习、宣传并贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章；结合实际制定合同管理制度、办法，并检查监督其执行；负责对合同管理员的培训和管理工作；⑷负责监督指导其它部门的合同管理工作，负责审查合同文本，参与合同的起草、论证、审查、谈判和签订履行、变更、解除等工作；⑸建立合同管理台账，督促合同的履行，汇总并及时反馈合同履行情况，并就合同补充、修改和变更等提出处理方案；⑹负责合同检查工作，向合同管理领导小组提出改进意见或奖惩建议；⑺协助办理法定代表人的法人授权委托书手续；⑻负责合同纠纷案件的诉讼或仲裁工作；⑼指导配合各部门办理合同的报批、鉴证和公证等事项；⑽承办其他有关合同管理工作。3）相关部门职责指挥部各业务部门是合同承办部门，根据其职责职能具体承办相关合同业务，主要职责是：⑴研究相关法律法规和调研市场情况，提供决策依据；⑵按《合同法》的规定和项目的具体要求，起草合同文本及相关报送材料文件，履行报批手续；⑶审查合同对方当事人的资质、资信和履约能力，并将其有效的资信证明资料及合同正式文本(含附件)送计划财务部；⑷按授权代表指挥部与合同对方当事人进行谈判；⑸依法办理合同的签订、变更、终止、解除手续，对所承办合同的真实性、可靠性、可行性负责。 ⑹合同签订后全面履行合同，建立合同履行情况台帐，认真做好合同标的物的交接、验收，确保标的物的质量、数量符合合同要求，交接、验收均应有合同当事人共同签字确认的书面记录；⑺保存好合同文本及履行、变更、终止、解除等有关资料(含合同当事人之间往来的电传、电报、信件、信函等相关资料)，合同履行完毕或合同履行期满时，应及时书面向计划财务部报送合同履约情况。⑻参加合同纠纷的处理；⑼主动接受合同管理部门指导，及时向合同管理部门通报合同签订和履行中发生的问题，必要时直接向指挥部领导报告。4）合同管理人员的基本职责⑴负责审查签订的合同文本；⑵指导合同的具体承办人做好相关调查论证工作，参与合同的谈判、起草、签订，协助办理合同变更、解除以及合同纠纷处理等事项；⑶负责管理合同专用章、合同台账，妥善保管合同文本、相关文件、重要数据及证据材料；⑷监督检查合同履行情况，协助合同承办部门处理合同执行中的问题与纠纷，提出有关合同管理的意见和建议，汇总分析报送有关合同管理情况及统计资料。⑸会同合同承办部门办理有关合同的文书，负责建立合同档案。5）法律顾问的基本职责 ⑴受理指挥部的法律咨询；⑵受委托起草合同文本；⑶审查合同；⑷协助处理合同纠纷；⑸受委托代理诉讼或仲裁；⑹对指挥部的有关人员进行法律知识培训。5.2.3合同的签订1.签订形式⑴合同签订一律采用书面形式，严禁口头协议和非正式书面协议，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。国家规定采用标准合同文本的必须采用标准合同文本。工程承包、监理、主要物资和设备采购供应等合同的签订必须根据《招投标法》和《政府采购法》采用招投标等要约承诺方式签订。⑵指挥部具有法人资格的，对外签订合同以本单位的名义进行（铁路局指挥部根据授权以路局名义签订合同）。指挥部负责人按规定可授权代理人的，授权代理人可以本单位名义对外签订合同。⑶授权对外签订合同的应当持有《法人授权委托书》。授权委托书应当注明授权委托事项、权限、期限和是否可以转委托以及转委托的条件等，并加盖铁路局（或公司）法人公章并由铁路局（或公司）法定代表人签字。2.审查制度⑴ 指挥部必须建立健全合同签订审查制度，主要负责人和计划财务部、相关业务部门按照职责分工承担合同审查职责。①指挥部聘有法律顾问的，合同须经法律顾问论证并出具书面审查意见方可对外签订。②采用招投标方式签订合同的，招标文件中合同条款必须按合同审查办法进行审查。⑵合同承办部门在合同签订前应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况，验明合同对方当事人是否具有签订合同的主体资格，审查合同对方的主办（经办）人是否具有代理权及其权限内容，查验上述资料的真实性、合法性，并保存有关资料。⑶合同技术条款等有关内容，由指挥部的相关业务部门按照职责分工，负责该部分内容的谈判、起草工作。合同技术条款等有关内容必须经合同管理领导小组审核。⑷合同审查实行签订前的联签审查责任制度。在合同正式签订前，合同承办人应当将拟签的合同文本送相关业务部门负责人、计划财务部负责人和指挥部业务主管领导审查联签。⑸参与审查的部门对合同提出异议或修改意见的，应当补办联签手续，协商一致后，指挥部负责人或代理人方可正式对外签订合同。⑹合同审查由合同承办部门组织实施，可采用会议审查或会签审查的方式进行。不论采取何种方式审查，均应做出审查记录，并妥善保存。3.审查内容⑴合同是否符合法律、法规、技术规范。 ⑵合同双方权利、义务是否明确、清楚。⑶各项费用计算与支付方式是否正确、清楚。⑷合同内容与谈判或招投标不一致的问题是否解决。⑸指挥部与签约方的组织和技术接口是否建立并保持。⑹签约方的要求是否双方都已明确并形成文件。⑺满足合同要求的技术能力和按期交付能力等是否已得到指挥部有关方面的确认。4.合同谈判⑴在合同签订之前需要进行合同谈判的，合同经合同承办部门、计划财务部和法律顾问审查后，由计划财务部汇总合同审查纪要，在此基础上形成具体的合同谈判计划，用以指导合同谈判工作。⑵合同谈判由指挥部的负责人或其代理人和计划财务部的负责人共同参加，合同具体承办部门有关人员根据需要参加谈判并提供有关的技术资料。合同谈判要依据合同谈判计划进行。5.合同条款⑴合同内容一般包括以下条款：当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量，质量，价款或者酬金，履行期限，地点和方式，违约责任，解决争议的方法以及合同生效条件等。⑵对指挥部权益影响较大或可能存在风险的合同条款，必须对当事人双方的权利义务做出明确的约定。同时，依据《担保法》的有关规定要求对方当事人提供履行合同的担保。6.注意事项 ⑴合同承办部门应保证最终签订的合同与通过联签审查的合同一致，并根据有关规定，办理合同签订的报批、备案、登记、鉴证或公证等手续。⑵合同的签订应当由当事人各方的法定代表人或其授权代理人签字，并加盖当事各方单位的合同专用章（或法人公章），同时需提供法定代表人身份证明书，授权代理人签字的，还应提供授权委托书。⑶正式签署的合同按照合同分类进行编码，并与合同审查记录及合同文本、电子文件以及附件等一起归档保存。⑷合同签订后由计划财务部负责分发，合同正本由计划财务部留存。复制合同必须事先征得计划财务部同意。合同的发放均应进行登记。⑸需经国家有关部门或上级主管机关批准、登记或者备案的合同，应履行相应的手续。5.2.4合同专用章管理⑴合同专用章仅用于对外签订合同，并严格在授权范围内使用；⑵合同专用章做到专人专管，严格印章使用，所有用章均需由经办人员签字登记并建立使用台帐；禁止未经批准携带合同专用章外出签订合同；⑶加盖合同专用章之前必须经指挥部负责人审查签字，未经签字的任何合同都不得加盖合同专用章；⑷非合同的其他文稿不允许盖合同专用章，空白纸张不得盖合同专用章。 5.2.5合同的履行⑴依法成立的合同应全面履行，不得随意变更或解除。如合同不能履行应当及时采取补救措施减少损失。因不可抗力因素影响合同履行的应当及时通知对方当事人，同时采取积极措施减少损失，并注意保存有关证据。⑵合同承办部门应当建立合同承办专人负责制度，承办人发生变化时，必须做好资料的完整移交。承办人对合同谈判、履行过程中双方往来的电报、传真、会议纪要、文件、图表、电子邮件等文件资料，应当及时收集和妥善保管。⑶合同承办人应当随时掌握合同履行的动态，对于对方当事人提出的有关合同履行问题，应当咨询计划财务部后及时起草书面说明回复对方，不得拖延，避免造成经济损失；发现对方不履行或者不完全履行合同时，合同承办人应积极与对方当事人协商，催促其履行合同约定义务，同时应将其不履行或不完全履行合同的情况及时书面报告本单位负责人和计划财务部，并协助在索赔期限内收集和保存证据，及时索赔；将合同履行情况及时反馈给计划财务部。⑷合同承办部门应严格按照合同约定检查和督促合同的履行，并将合同履行情况及时反馈给计划财务部。⑸计划财务部对所签订的合同执行情况进行跟踪，定期了解对方当事人的资信和履约能力变动情况，发现问题及时向主管领导汇报，并采取积极稳妥、切实可行的措施；对合同履行中出现的问题给予解释、解决。 ⑹合同结算必须通过计划财务部进行。计划财务部应当依照已生效合同的约定，及时办理收付结算。对未经审批、签章的合同，不得办理收付结算。5.2.6合同的变更和解除1.合同变更⑴合同变更是指合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的改变。⑵合同生效后任何一方当事人不得单方面变更或者解除合同。确需变更或解除的，应当经各方当事人协商一致并签订书面协议。⑶当事人协商一致的变更或者解除合同的协议，视同新合同，应当按照合同审查程序履行联签审查手续。⑷当事人签订的变更或者解除合同的协议、文书、电报等资料应当一并与原合同装订入卷，不得分散存放。2.变更原则⑴合同变更的批准必须按规定的程序进行；合同的变更均应签署补充协议，并根据合同约定的费用计算原则确定变更费用。⑵对方当事人要求变更或解除合同的，合同承办部门应当及时通知计划财务部，报告合同管理领导小组，审查对方当事人的理由是否正当。对于符合合同变更或解除条件，同意变更或解除的，按照审查联签程序与对方当事人签订变更或解除协议。因对方当事人变更或解除合同造成经济损失的，应当在变更协议中明确赔偿数额和方式，并及时向对方当事人提出索赔。 ⑶需要向人民法院或者仲裁机构请求变更或者撤销合同的，应当在法律规定的期限内提出。3.合同解除⑴合同的解除必须按照《合同法》及本办法的规定办理。对于特殊情况下合同履行过程中的终止，必须及时办理终止手续，收集终止合同给指挥部带来的经济损失的证据和资料，为纠纷的处理做好准备。⑵合同终止时，承办部门做好终止记录，收集履行合同过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和结算工作，办理解除合同的手续，并将资料交计划财务部保存。⑶合同签订时按照法律规定或者约定办理了批准、登记、公证等手续的，在变更、撤销或者解除合同时仍应需办理相应的批准、登记、公证等手续。⑷合同中应当约定合同纠纷处理条款，对于涉外合同还应当明确选择合同适用的法律和语言。4.纠纷处理1）处理方式合同纠纷的主要处理方式：⑴和解或调解；⑵仲裁或诉讼。2）处理原则⑴ 合同的纠纷处理优先采用和解或调解方式处理，和解或调解不成的，可选择仲裁或诉讼。⑵选择仲裁作为解决合同纠纷方式的，应当在合同中约定仲裁条款或者单独签订仲裁协议，明确约定仲裁事项和仲裁机构。⑶选择诉讼方式解决合同纠纷的，尽量约定具有管辖权的铁路运输法院或具有管辖权的铁路局（或公司）法人所在地法院。3）注意事项⑴发生合同纠纷后合同承办部门或承办人员应及时报告本单位负责人，并通报计划财务部，在其指导下妥善处理纠纷。必要时，相关业务部门和法律顾问应给予协助。⑵如在合同执行过程中发生纠纷，与合同履行有关的部门应及时分析查明原因，提出解决指导意见并通报计划财务部，及时与对方协商解决；⑶若是铁路企业（或单位）之间发生合同纠纷的，应当按照铁路内部经济纠纷调解规则进行调解。调解不成的，申请仲裁或提起诉讼。⑷需要经过诉讼、仲裁解决的合同纠纷，由计划财务部为主，法律顾问和相关部门协助处理。⑸发生合同纠纷需要通过诉讼或者仲裁解决的，统一由计划财务部登记、审查，由指挥部的负责人或其委托代理人代理诉讼或仲裁。必要时，也可外聘律师代理诉讼或仲裁。诉讼或仲裁方案应当与有关业务部门协商一致并经合同管理领导小组同意。⑹ 合同纠纷解决后代理诉讼或仲裁的有关人员，应当在结束之日起10个工作日内向指挥部提交书面报告，并将案件有关材料装订送计划财务部存档。5.2.7合同监督与档案管理1.检查内容⑴合同管理应当接受上级主管部门的检查和监督。⑵指挥部应当建立健全合同的监督检查制度。计划财务部应当定期或不定期地组织开展合同检查。⑶合同检查的主要内容：①合同管理制度的建立与落实情况；②合同管理档案、台账建立情况；③合同的签订与履行情况；④合同纠纷的处理情况；⑤合同管理人员配备情况及培训工作；⑥对于违反合同管理制度、造成经济损失人员的责任追究情况。⑷合同检查人员履行合同检查职责时，被检查单位应当如实反映本单位合同管理情况，提供相关文件、资料，并对检查事项涉及的问题做出解释和说明。⑸合同检查人员在检查中发现需要整改的问题应当与被检查单位交换意见并提出整改要求。被检查单位应当按要求予以改正并将整改情况报告检查部门。⑹ 检查中发现被检查单位存在合同管理漏洞，或者合同承办人员有失误，对铁路资产安全构成隐患的，检查人员有权向主管领导提出对责任人的处理建议。⑺指挥部应当将合同管理作为对所属部门及人员的考核内容。因违反合同管理规定造成经济损失的部门和个人，要承担相应的责任。2.归档⑴计划财务部要建立合同管理台帐和档案，收集、整理各类合同的档案资料并进行归档管理，定期做好统计分析。⑵合同履行完毕，合同承办部门向计划财务部提交备案合同和合同履行的工作报告，经计划财务部审查后，及时地将所有合同档案资料装订成册，移交铁路局（或公司）档案室存档。⑶涉及需要保密的内容，按照保密的规定办理。3.档案内容合同档案主要包括下列资料:⑴谈判笔录、会议记录；⑵对方当事人的法人营业执照（或证书）等的副本复印件；⑶对方当事人的法定代表人或合同承办人员的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；⑷我方授权委托书的原件或复印件及批准文件；⑸对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件，有关担保文件；⑹双方签订、履行、变更索赔、解除合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听资料；⑺关于合同可行性、合法性的书面审查、会签、批准意见； ⑻合同正本或副本及变更、解除合同的书面协议；⑼登记、鉴证、公证等文书资料；⑽标的物的验收记录、商检证明、检验报告、鉴定结论。⑾交接、收付标的物和款项的原始凭证复印件。⑿处理合同纠纷达成的协议书、调解书，依照法律程序产生的调解书、仲裁书、判决书等法律文书及其他诉讼文书。⒀合同台帐及其他与合同订立、履行、变更、解除及纠纷处理有关的资料。5.2.8奖惩规定⑴指挥部在合同管理中，有下列行为的应按有关规定予以处分，构成犯罪的移交司法机关处理。①违反规定授权或超越授权范围擅自签订合同的。②未按规定程序进行审查、联签，拒不改正，造成恶劣影响和经济损失的。③发生合同纠纷不及时报告、处理不及时或处理不当造成经济损失或影响的。④拒绝配合合同检查或谎报、瞒报本单位合同管理情况的。⑤借工作之便收受贿赂、假公济私的。⑥采取胁迫、欺诈等违法和不正当手段洽谈和签订合同的。⑦违反规定签订违法合同、无效合同、权利义务不对等或执行后不利于指挥部的合同的。⑵ 任何单位和个人均有权检举、揭发利用合同进行违法犯罪或损害指挥部利益的行为。对检举揭发有功人员，指挥部依照有关规定给予奖励并保密。