《Excel基础操作》PPT课件

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第四章电子表格Excel基础篇 Excel基础Excel概述打开和关闭 Excel基础－－工作簿和工作表工作簿工作簿是用来存储和处理数据信息的文件。工作簿由若干工作表和图表组成。工作表工作表（含图表）最多为255张Excel默认打开3张默认命名：sheet1、sheet2、sheet3工作表由若干单元格组成65536行：1、2、3、4、………、65536256列：A、B、C、……、AA、AB、……、IV Excel基础－－单元格（1）单元格基本的存储单元，可输入或编辑任何数据。行、列的交叉处（65536行和256列）。单元格地址同一工作表内地址：列标+行号举例：第3行第F列，地址F3不同工作表内地址：工作表名！列标+行号举例：sheet3工作表内，地址sheet3！E7活动单元格：正在使用的单元格，其外边框显示为深黑色。 Excel基础－－单元格（2）单元格区域概念：多个连续的单元格组成的区域。连续的区域↓SHIFT进行选择引用：使用冒号分隔，如开始单元格地址为B2，结束单元格地址为F4，则地址引用为（B2：F4）不连续的区域↓CTRL进行选择引用：各地址间用逗号分隔地址可在“名称栏”中查看 Excel基础－－工作环境与Word工作界面类似“表格”菜单为“数据”菜单菜单命令有所不同特别提示名称框：显示当前单元格的地址或名称编辑栏：显示和编辑当前单元格的内容 Excel基础－－保存保存文件扩展名：xls密码设置“文件”菜单→“另存为”命令→出现“另存为”对话框→“工具”菜单→“常规”选项→出现“保存选项”对话框→用户可输入密码。打开权限密码修改权限密码“保存”命令，将会保存当前工作簿中所有工作表 Excel基础－－数据类型（1）数值类型由数字、正负号、小数点等组成默认右对齐科学计数法：当数字长度超过11位时，自动转用科学计数法，取6位有效数字（小数点后5位）举例：4.56×105，记为4.56E5举例：3.88×10－6，记为3.88E－6分数的输入方法时间日期类型默认右对齐注意格式纯分数与日期的输入法 Excel基础－－数据类型（2）文本类型由数字、字母、中文和各种符号组成默认左对齐输入由纯数字组成的文本（字符串）先输入一个单引号（英文标点）按数字对待，会采用科学计数法 Excel基础－－数据的输入与编辑以单元格为输入单位输入的方法选中单元格，直接输入数据，替换原先数据选中单元格，编辑栏中显示相应内容，可对原内容进行编辑双击单元格，出入标记显示在单元格内，可对原内容进行编辑给单元区域输入相同值选中单元区域→输入数据→↓Ctrl＋回车 Excel基础－－单元格、行、列的选定单元格鼠标单击，选定一个；用鼠标拖动，选定多个行：用鼠标单击行号列：用鼠标单击列标工作表：单击左上角行号、列标的交界其它：连续的选定使用Shift键不连续的选定使用Ctrl键 Excel基础－－填充操作（1）填充填充柄：选中单元格右下角显示的黑色方块标记操作：鼠标按住填充柄拖动，可将该单元格内容填充到所拖过的单元格作用：类似复制序列在单元格中输入“星期一”或“一月”或“甲”等，然后进行填充操作，查看效果在单元格中输入1，填充时↓Ctrl键，查看效果先在两个单元格中分别输入1、2，然后都选中，按住2所在单元格的填充柄进行填充，查看效果 Excel基础－－填充操作（2）填充“编辑”菜单→“填充”命令→在下一级菜单中分别有“向下”、“向上”、“向左”、“向右”填充等命令序列“编辑”菜单→“填充”命令→“序列”命令→出现“序列”对话框序列产生类型等差数列、等比数列、日期自定义序列的添加“工具”菜单→“选项”命令→出现“选项”对话框→选择“自定义序列”选项卡→在右侧输入序列→点击“添加”按钮即可 Excel基础－－插入单元格、行、列单元格选定某一单元格→“插入”菜单→“单元格”命令（或快捷菜单→“插入”命令）→出现“插入”对话框，进行选择选项活动单元格下移、活动单元格右移、整行、整列行、列选中单元格→“插入”菜单→“行”或“列”命令行插入在当前单元格上方，列在右侧多行、多列的插入一次选中多行→“快捷”菜单→“插入”命令选中几行（列），则插入几行（列） Excel基础－－删除单元格、行、列单元格选定某一单元格→“编辑”菜单→“删除”命令（或快捷菜单→“删除”命令）→出现“删除”对话框，进行选择选项活动单元格上移、活动单元格左移、整行、整列行、列选中行、列→“编辑”菜单→“删除”命令（或快捷菜单→“删除”命令）单元格、行、列的移动与复制借助填充功能使用剪切、复制、粘贴 Excel基础－－单元格的删除与清除删除该单元格彻底去掉，空下的位置由右侧、或下侧单元格补入使用“删除”命令清除选中单元格→“编辑”菜单→“清除”命令→下一级菜单中有：全部格式内容：使用Delete键功能相同批注 Excel基础－－行高、列宽行高选定单元格或行→“格式”菜单→“行”命令→出现下一级菜单：“行高”命令：出现“行高”对话框，进行设置“最适合的行高”命令：调整的最佳高度列宽选定单元格或行→“格式”菜单→“列”命令→出现下一级菜单：“列宽”命令：出现“列宽”对话框，进行设置“最适合的列宽”命令：调整的最佳宽度选定整行、列时，快捷菜单也有相应命令 Excel基础－－单元格的格式（1）选中单元格→使用格式工具栏上的相应按钮：字体、字号、字形左对齐、居中、右对齐合并及居中（此处只可设置、不能取消）货币样式、百分比样式、千分位分隔样式增加小数位数、减小小数位数边框、填充颜色、字体颜色 Excel基础－－单元格的格式（2）“格式”菜单→“单元格”命令→出现“单元格格式”对话框→进行如下设置“数字”选项卡设置单元格的数值格式。其中包括“常规”、“数值”、“货币”、“会计专用”、“日期”、“科学记数”等多种类型。“对齐”选项卡对数据进行左对齐、右对齐、居中、两端对齐、夸列居中、竖排文本等项设置。操作一：取消合并单元格操作二：自动换行功能 Excel基础－－单元格的格式（3）“格式”菜单→“单元格”命令→出现“单元格格式”对话框→进行如下设置“字体”选项卡对所选变单元格中文字的字体、字号、颜色、字形、以及下划线等特性进行设置，具体操作与Word相同。“边框”选项卡可对所选单元格或区域进行边框线或网线设置，可以选择线型、线宽及颜色“图案”选项卡可设置单元格或区域的底纹颜色；单击“图案”下拉按钮，还可选择底纹图案。 Excel基础－－公式公式：用来执行各种运算。公式的输入必须以“＝”开头运算符＋（加）、－（减）、*（乘）、/（除）、^（次方）操作数：常量、变量、函数、单元格地址等举例（数值）：＝2*6举例（地址）：＝2*A2 Excel基础－－常用运算符常用算术运算符操作符操作类型举例结果+-*/%^加法减法乘法除法百分数乘方=1+100=200-4=2*4=112.5/55%=5^2101196822.50.0525 Excel基础－－其它运算符比较运算符操作符说明=<><=>=<>等于小于大于小于等于大于等于不等于文本运算符操作符操作类型举例结果&&文字连接将单元格同文字连接起来=“本月”&“销售”=A5&“销售”本月销售本月销售(假定A5单元格中是文字“本月”) Excel基础－－单元格的引用（1）相对地址当公式在移动或复制时根据移动的位置自动调整公式中引用单元格的地址。相对地址的使用只需要输入一个公式，其它相应的公式自动生成（使用填充柄） Excel基础－－单元格的引用（2）绝对地址单元格地址不变的引用。当公式在移动或复制到新的单元格中时，公式中所引用的单元格地址保持不变。方法：在列号和行号前面添加美元符号“$”，对单元格地址实现“冻结”。举例：若A4单元格中的公式内有地址$B$3，将其复制到F6单元格，则该地址仍为$B$3。绝对地址的使用 Excel基础－－单元格的引用（3）混合地址行、列一个为绝对地址，一个为相对地址。当公式在移动或复制到新的单元格中时，前有$的地址不改变，无$的则相对变化。三维地址引用同一本工作簿中不同工作表中的单元格。方法：工作表名！单元格地址举例：引用sheet2工作表的“B2”单元格中，输入公式：=Sheet2!B2 Excel基础－－单元格的引用（3）单元格地址的输入直接输入：手工输入地址联合运算符（逗号，）：将多个引用合并为一个引用。（A1，D2，E3）：表示对A1，D2，E3三个单元格进行操作。区域运算符（冒号：）：用在两个引用之间，对包括两个引用在内的所有单元格进行引用。（A1：E3）：表示一矩形单元格区域，起始（左上角）单元格为A1，结束（右下角）单元格为E3。使用鼠标选择插入标记在公式中，直接用鼠标选取单元格，其对应地址自动出现在公式中。 Excel基础－－函数（1）概述：概念：Excel提供给用户用于数值计算和数据处理的公式。组成：函数名（参数1，参数2，…）常用函数：SUM：求和AVERAGE：求平均值MAX、MIN：求最大、最小值COUNT：统计个数 Excel基础－－函数（2）手工输入函数：如同在单元格中输入公式。使用菜单输入函数：“插入”菜单→“函数”命令→出现“粘贴函数”对话框→选择函数，单击“确定”按钮→出现“输入参数”对话框，进行设置使用工具栏输入函数：“常用”工具栏→“粘贴函数”按钮（fx）→出现“粘贴函数”对话框→选择函数，单击“确定”按钮→出现“输入参数”对话框，进行设置 Excel基础－－函数（3）输入参数对话框。 Excel基础－－工作表操作（1）重命名鼠标移至工作表标签上→单击右键→在快捷菜单中选取“重命名”命令鼠标左键双击工作表标签删除“编辑”菜单→“删除工作表”命令鼠标移至工作表标签上→单击右键→在快捷菜单中选取“删除”命令注意：删除后将不可恢复 Excel基础－－工作表操作（2）插入“插入”菜单→“工作表”命令鼠标移至工作表标签上→单击右键→在快捷菜单中选取“插入”命令→出现“插入”对话框，在“常用”选项卡中选择工作表→点击“确定”全选鼠标移至工作表标签上→单击右键→在快捷菜单中选取“选定全部工作表”命令↓shift键（或Ctrl键）同时，用鼠标单击工作表标签可同时对选中的工作表进行操作 Excel基础－－工作表操作（3）移动和复制“编辑”菜单→“移动或复制工作表”命令→出现“移动或复制工作表”对话框，进行设置：最上一栏：选择目的位置在本工作簿或其它工作薄中间一栏：选择在工作簿内某张工作表的前后复选框（建立复本）：选择，执行复制操作；不选，执行移动操作鼠标移至工作表标签上→单击右键→在快捷菜单中选取“移动或复制工作表”命令→其余设置如上鼠标按住工作表标签直接拖动进行移动操作；若同时↓Ctrl键则进行复制操作 Excel基础－－批注（1）概念：对某一单元格进行注释、说明插入选中单元格→“插入”菜单→“批注”命令→出现编辑框，输入批注内容选中单元格→单击右键→“快捷”菜单→“插入批注”命令→出现编辑框，输入批注内容批注的显示方式“工具”菜单→“选项”命令→“视图”选项卡→“批注”一栏中可选择：无、只有标识符、批注和标识符 Excel基础－－批注（2）批注的修改、删除选中已插入批注的单元格→单击右键→快捷菜单中有：“编辑批注”命令“删除批注”命令“显示批注”命令或“隐藏批注”命令选中已插入批注的单元格→“编辑”菜单→“清除”命令→“批注”命令选中已插入批注的单元格→“插入”菜单→“编辑批注”命令 Excel基础－－条件格式（1）条件格式：对满足条件的数据使用指定的格式操作：选中单元格（或区域）→“格式”菜单→“条件格式”命→出现“条件格式”对话框 Excel基础－－条件格式（2）在条件1，输入条件，然后单击“格式”按钮，设置相应格式单击“添加”按钮，可增加条件2，以此类推（最多只能为3个条件）单击“删除”按钮，出现“删除条件格式”对话框，可以选择删除条件 Excel基础－－打印预览“打印预览”视图的进入“文件”菜单→“打印预览”命令“常用”工具栏→“打印预览”按钮“缩放”按钮：调整大小“打印预览”视图的操作“打印”按钮：送去打印“设置”按钮：进入“页面设置”对话框“页边距”按钮：显示页边距线，可直接调整边距“分页预览”按钮：切换到分页预览视图 Excel基础－－打印区域可只选定部分内容打印操作设置：选中要打印的区域→“文件”菜单→“打印区域”命令→“设置打印区域”命令→则将选中区域设置称为了打印区域取消：“文件”菜单→“打印区域”命令→“取消打印区域”命令其它：也可在“页面设置”对话框中设置 Excel基础－－分页符（1）分页符软分页符：由系统根据纸张大小自动分页，用户不可直接调整硬分页符：用户可自行插入、删除，和位置调整分页符的插入选中单元格→“插入”菜单→“分页符”命令→将会在当前单元格的上方插入一水平分页符；在左侧插入一垂直分页符显示：一条虚线 Excel基础－－分页符（2）分页符的删除选中行分页符下方的单元格，或列分页符右侧的单元格→“插入”菜单→“删除分页符”命令分页符的调整与分页预览视图分页预览视图“视图”菜单→“分页预览”命令→切换至分页预览视图内容：分页符为一蓝色的粗实线注意：页数的排法（先行后列、先列后行）操作：用鼠标单击并拖动分页符，可调整分页符位置 Excel基础－－页面设置（1）“文件”菜单→“页面设置”命令，出现“页面设置”对话框“视图”菜单→“页眉页脚”命令，出现“页面设置”对话框注意：只有安装了打印机，才有序进行页面设置“页面设置”对话框中4个选项卡页面、页边距、页眉页脚、工作表 Excel基础－－页面设置（2）“页面设置”对话框→“页面”选项卡纸张大小打印质量、起始页码缩放比例纵向、横向“页面设置”对话框→“页面”选项卡上、下、左、右边距水平居中垂直居中 Excel基础－－页面设置（3）“页面设置”对话框→“页眉页脚”选项卡页眉栏：使用下拉列表选择需要的页眉“自定义页眉”按钮：出现“页眉”对话框在左、中、右三个位置分别输入内容可使用按钮进行格式设置和插入页码、页数等域页脚栏：使用下拉列表选择需要的页眉“自定义页脚”按钮：出现“页脚”对话框在左、中、右三个位置分别输入内容可使用按钮进行格式设置和插入页码、页数等域 Excel基础－－页面设置（5）“页面设置”对话框→“工作表”选项卡“打印”栏网格线：给有数据内容的自动加上框线行号列表单色打印批注：可选择将批注内容打出打印顺序先行后列先列后行 Excel基础－－窗口的拆分“窗口”菜单→“拆分”命令“窗口”菜单→“冻结窗格”命令 Excel基础－－选择性粘贴选定单元格（区域）→使用“复制”命令→“编辑”菜单→“选择性粘贴”命令→出现“选择性粘贴”对话框粘贴全部、公式、数值、格式批注、有效性、边框出外、列宽运算加、减、乘、除其它：转置